Controle o tempo no plano, não em outro aplicativo
O Onplana registra as horas na tarefa a que pertencem, passa a semana por uma cadeia de aprovação que você define e a valoriza à tarifa de custo e à tarifa faturável, de modo que o que um mês valeu é um número que você lê, e não um que você reconstrói.
O que muda no fim do mês
Um controle de tempo ao lado do plano
- Exportar o CSV do mês passado da ferramenta de controle de tempo.
- Associar cada linha a um projeto à mão, porque as listas de projetos se desencontraram.
- Abrir outra planilha para descobrir de quem a tarifa mudou em abril.
- Digitar o total na fatura, e de novo na planilha de capacidade.
- Descobrir no terceiro mês que um cliente foi cobrado pela tarifa do ano passado.
Horas no próprio plano
- As horas ficam na tarefa, então depois não há nada para associar.
- A cadeia de aprovação são pessoas que você nomeou, não uma regra que alguém precisa lembrar.
- Custo e faturamento são tarifas separadas, resolvidas por pessoa, função e organização.
- O tempo aprovado chega como valor agregado diante do orçamento.
- As mesmas horas alimentam a visão de capacidade com que a próxima semana é planejada.
Como funciona
Passo 1
Registre as horas onde o trabalho já está
As horas vão para a tarefa, não para outra lista de projetos que se desencontra da primeira. Ninguém quer fazer isso numa sexta-feira, então Copiar semana passada traz a semana anterior e Preencher pelo plano prepara a semana a partir do plano, como rascunhos que você corrige, e não uma grade vazia que você preenche.
Passo 2
Aprove a semana, pelas pessoas que você nomeou
A cadeia de aprovação são os gerentes de projeto do projeto, ou uma lista de aprovadores que um proprietário ou administrador nomeia, não uma regra de caixa de entrada que alguém precisa lembrar. Uma semana enviada chega a eles, uma rejeição volta com o motivo de quem revisou, quando a pessoa dá um, e quem revisou fica registrado na entrada, então o histórico sobrevive à conversa.
Passo 3
Veja quanto o tempo valeu, não só quanto houve
As horas aprovadas são valorizadas à tarifa de custo e à tarifa faturável, guardadas separadamente, e chegam ao projeto como valor agregado ao lado do orçamento. As mesmas horas alimentam a visão de capacidade sobre a qual o plano é construído, então a próxima semana é planejada com o que aconteceu, e não com o que se supôs.
Confira as contas antes de pagar
A parte em que é fácil errar é o dinheiro, então a parte do dinheiro está no plano grátis. As tabelas de tarifa estão no plano Free: defina as suas tarifas de custo e as suas tarifas faturáveis, dê a uma pessoa uma tarifa própria ao lado da tarifa da função dela e veja o sistema escolher entre elas. Se as contas não baterem com o jeito como você cobra, você vai saber numa tarde, e não terá custado nada.
De propósito, não citamos nenhum número do setor sobre horas perdidas com folhas de horas. O único número que decide isso é a sua própria taxa de realização diante das suas próprias tabelas de tarifa, e esse você tem de graça. Quando estiver pronto para as horas em si, veja quanto custa o Professional.
O que custa, e o que não faz
As folhas de horas, a cadeia de aprovação, a capacidade e o valor agregado estão no plano Professional sem mínimo de licenças, e as tabelas de tarifa no plano Free. Ele substitui o controle de tempo à parte, cujo único trabalho real era alimentar uma planilha que alguém confere com o plano à mão.
Os limites, com honestidade
- Isto não é controle de ponto. Não há cronômetro rodando, nem marcação de ponto, nem escala de turnos, nem folha de pagamento. As horas são registradas no trabalho a que pertencem, por dia. Se você controla pessoal horista no local, e não o esforço diante de um plano, compre outra coisa.
- Não há sincronização contábil no Onplana. O tempo aprovado não vai daqui para a sua contabilidade. O Onplana Services, o produto para empresas que cobram clientes, envia esse tempo ao Xero, e o QuickBooks vem em seguida. No Onplana, a folha de horas é exportada para Excel ou CSV na página Relatórios, então tirar as horas é um arquivo que você gera.
- Controle rígido é coisa do Enterprise. Lembretes, a visão de conformidade e o número do custo em risco vêm com o plano acima. Bloquear alguém para trabalho novo até que a semana passada seja enviada, as cadeias de escalonamento e a exportação de evidências pronta para auditoria são do Enterprise, então, se o controle rígido é o motivo da compra, calcule o preço desse plano, e não deste.
Perguntas que as pessoas fazem antes de mudar
Isto substitui o Harvest, o Toggl ou o Clockify?
Para o tempo que pertence a um plano de projeto, sim, e a diferença está em para onde vão as horas, e não em como são digitadas: elas chegam à tarefa, então alimentam a visão de capacidade e o valor agregado do projeto, em vez de chegarem num CSV mensal que alguém confere à mão. Para controle de ponto, não é um substituto, e a próxima resposta explica com honestidade por quê.
Há um cronômetro de iniciar e parar, ou marcação de ponto?
Não. Não há cronômetro rodando, nem terminal de ponto, nem escala de turnos, nem folha de pagamento. Isto é controle de horas em projetos: você registra horas no trabalho a que pertencem, por dia. Se você precisa de um relógio de ponto para pessoal horista, esta é a ferramenta errada, e você não deveria comprá-la para isso.
Alguém de meio período pode registrar horas sem pagar uma licença completa?
Sim. Um convidado pode registrar tempo nos projetos de que participa, e o plano Professional inclui 2 licenças de convidado grátis. Além do que está incluído, um convidado custa uma licença como qualquer outra pessoa, então é uma cota real, e não ilimitada. Os convidados também ficam fora da lista de conformidade de propósito: a semana deles é revisada quando a registram, e eles nunca são cobrados por uma semana que não registraram.
Posso cobrar uma tarifa diferente do que a hora me custa?
Sim, e são números guardados separadamente, não uma tarifa com um multiplicador aplicado na hora do relatório. Defina uma tarifa faturável diretamente, ou um markup em porcentagem sobre a tarifa de custo, ou nada disso, e então a tarifa faturável é igual à de custo, sem margem. As tarifas são resolvidas da mais específica para a mais geral: a pessoa, depois a função dela, depois o padrão da organização. Tarifas por cliente e por projeto vêm com o Onplana Services.
Sincroniza com o Xero ou o QuickBooks?
Não no próprio Onplana. O Onplana Services, que é o Onplana com uma camada comercial para empresas que cobram clientes, envia o tempo e as despesas aprovados ao Xero como rascunhos de fatura, e o QuickBooks vem em seguida. No Onplana, a folha de horas é exportada para Excel ou CSV na página Relatórios, então as horas saem como um arquivo que você leva para onde precisar.
Em que plano isto está?
Professional, sem mínimo de licenças, e isso cobre as folhas de horas, a cadeia de aprovação, a capacidade e o valor agregado. As tabelas de tarifa estão no plano Free, e é de propósito: você pode definir as suas tarifas de custo e faturáveis e ver como se resolvem antes de nos pagar por qualquer coisa que as use.
Se a pergunta é quem está livre, e não quanto a semana custou, a capacidade das equipes em todas as obras cobre o lado do planejamento. O que as horas aprovadas fazem com o orçamento e a margem está em custo e orçamento, e PSA para pequenas consultorias (em inglês) cobre todo o ciclo faturável, do funil à fatura.
Coloque as suas tarifas e veja as contas
As tabelas de tarifa são grátis, então você pode conferir como as suas horas seriam valorizadas antes de pagar por uma única folha de horas. Nada para instalar, e o que você usa hoje para controlar o tempo continua funcionando.
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