Mantenha os documentos com o projeto, não em outra ferramenta

Sim, nos arquivos do Word, Excel e PowerPoint. A edição roda no navegador sobre o OnlyOffice Document Server, com coedição ao vivo, então quem está no mesmo .docx vê as alterações dos outros em vez de gerar cópias.

Sim. Um compartilhamento de documento é vinculado a destinatários nomeados, de 1 a 50, e cada um confirma o endereço com um código de uso único de 6 dígitos antes que qualquer coisa abra. Não existe um modo anônimo para encaminhar. Você pode definir uma expiração, revogar o compartilhamento ou congelá-lo em um instantâneo, para que as edições feitas depois continuem privadas. Se o cliente precisar trabalhar no projeto em vez de ler um arquivo, isso é uma vaga de convidado, e as vagas de convidado gratuitas começam nos planos pagos.

Tipada, não uma grade. Uma lista tem 13 tipos de coluna: Texto, Múltiplas linhas, Número, Moeda, Data, Lista suspensa, Seleção múltipla, Caixa de seleção, URL, E-mail, Telefone, Avaliação e Vínculo com outra lista, então uma linha pode apontar para outra em vez de repetir o texto dela. Você pode criar uma lista importando direto um arquivo CSV ou Excel, e a importação associa os seus cabeçalhos às colunas e deduz o tipo de cada coluna.

Não, e esse é o limite que vale conhecer antes de mover qualquer coisa. Nada do que você envia é indexado, então uma busca como "ache a especificação que menciona o muro de arrimo" percorre as páginas que você escreveu no Onplana, além de tarefas, projetos, problemas e comentários, e nunca os arquivos. Abrir um arquivo específico que você indica é outra coisa, mais estreita: um agente consegue ler um arquivo de texto, um .txt, .csv, .md ou .json, enquanto um .docx, .pdf ou .xlsx retorna um link de download.

Para o material que pertence a um projeto, em geral sim. Como gestão de documentos da empresa inteira, não, e preferimos dizer isso. Não há gestão de registros, nem rótulos de retenção, nem pesquisa de texto completo no conteúdo dos arquivos. Os fluxos de aprovação de documentos estão disponíveis a partir do plano Business: um documento ou uma versão nova fica bloqueada até que um aprovador designado decida, e o documento registra quem aprovou cada versão e quando. O que ele substitui é a pasta de arquivos do projeto guardada em outro lugar, e o link na descrição de uma tarefa que quebra quando alguém move o arquivo.

O plano Free tem 300 MB de armazenamento com até 500 documentos e 1.000 linhas de lista por projeto. Você recebe um convite para fazer upgrade em vez de perder o acesso, e os limites sobem bastante nos planos pagos. Nada do que já foi enviado é apagado ou escondido quando você passa de um limite.

Eles vão para a lixeira em vez de serem destruídos, e o arquivo em si é mantido no lugar em vez de ser apagado, então uma restauração traz de volta o documento com o conteúdo, e não uma linha vazia. Os arquivos só são removidos de verdade quando o item da lixeira é excluído definitivamente.