تتبّع الوقت على الخطة، لا في تطبيق آخر
يسجّل Onplana الساعات على المهمة التي تنتمي إليها، ويمرّر الأسبوع عبر سلسلة اعتماد تحددها أنت، ويقيّمه بسعر التكلفة والسعر القابل للفوترة، فتكون قيمة الشهر رقمًا تقرؤه لا رقمًا تعيد بناءه.
ما يتغيّر في نهاية الشهر
أداة لتسجيل الوقت بجانب الخطة
- تصدير ملف CSV للشهر الماضي من أداة الوقت.
- ربط كل سطر بمشروع يدويًا، لأن قوائم المشاريع افترقت.
- فتح جدول بيانات آخر لمعرفة من تغيّر سعره في أبريل.
- كتابة المجموع في الفاتورة ثم مرة أخرى في جدول الطاقة الاستيعابية.
- اكتشاف في الشهر الثالث أن عميلًا حُسب عليه سعر العام الماضي.
ساعات على الخطة نفسها
- الساعات على المهمة، فلا شيء للمطابقة بعد ذلك.
- سلسلة الاعتماد أشخاص حددتهم، لا قاعدة يتذكرها أحد.
- التكلفة والتحصيل من العميل سعران منفصلان، يُحدَّدان لكل شخص ودور ومؤسسة.
- يصل الوقت المعتمد كقيمة مكتسبة مقابل الميزانية.
- والساعات نفسها تغذّي عرض الطاقة الاستيعابية الذي يُخطَّط به الأسبوع التالي.
كيف يعمل
الخطوة 1
سجّل الساعات حيث يوجد العمل أصلًا
تذهب الساعات إلى المهمة، لا إلى قائمة مشاريع أخرى تفترق عن الأولى. ولا أحد يريد فعل ذلك يوم الجمعة، لذا يعيد «نسخ الأسبوع الماضي» الأسبوع السابق وتُعدّ «التعبئة من الخطة» الأسبوع انطلاقًا من الخطة، كمسودات تصحّحها لا كشبكة فارغة تملؤها.
الخطوة 2
اعتمد الأسبوع، عبر الأشخاص الذين حددتهم
سلسلة الاعتماد هي مديرو المشروع، أو المعتمدون الذين يسمّيهم مالك أو مسؤول، لا قاعدة في صندوق البريد يجب أن يتذكرها أحد. يصل الأسبوع المرسل إليهم، ويعود الرفض مع سبب المراجع إن ذكره، ويبقى المراجع مسجلًا على الإدخال، فيصمد الأثر بعد المحادثة.
الخطوة 3
انظر كم كانت قيمة الوقت، لا كم كان مقداره فقط
تُقيَّم الساعات المعتمدة بسعر التكلفة والسعر القابل للفوترة، محفوظين منفصلين، وتصل إلى المشروع كقيمة مكتسبة بجانب الميزانية. والساعات نفسها تغذّي عرض الطاقة الاستيعابية الذي تُبنى عليه الخطة، فيُخطَّط الأسبوع التالي بما حدث لا بما افتُرض.
تحقّق من الحساب قبل أن تدفع
الجزء الذي يسهل فيه الخطأ هو المال، لذا جزء المال في الخطة المجانية. بطاقات الأجور في خطة Free: حدّد أسعار التكلفة والأسعار القابلة للفوترة لديك، وأعطِ شخصًا سعرًا خاصًا به بجانب سعر دوره، وانظر كيف يختار النظام بينهما. وإن لم يتطابق الحساب مع طريقة تحصيلك، فستعرف ذلك في بعد ظهر واحد ولن يكلّفك شيئًا.
لا نقتبس عمدًا أي رقم من القطاع عن الساعات التي تضيع في سجلات الوقت. الرقم الوحيد الذي يحسم المسألة هو نسبة التحقق لديك مقابل أسعارك، وتحصل عليه مجانًا. وحين تكون مستعدًا للساعات الفعلية، شاهد كم تكلّف Professional.
ما يكلّفه وما لا يفعله
سجلات الوقت، وسلسلة الاعتماد، والطاقة الاستيعابية، والقيمة المكتسبة في خطة Professional دون حد أدنى للتراخيص، وبطاقات الأجور في خطة Free. وهو يحل محل أداة تسجيل الوقت المنفصلة التي كانت مهمتها الحقيقية الوحيدة تغذية جدول بيانات يطابقه أحدهم يدويًا مع الخطة.
الحدود، بصراحة
- هذا ليس نظامًا لتسجيل الحضور. لا مؤقت يعمل، ولا بصمة دخول وخروج، ولا جدولة للورديات، ولا رواتب. تُسجَّل الساعات على العمل الذي تنتمي إليه، لكل يوم. وإن كنت تراقب موظفين بالساعة في موقع العمل لا الجهد مقابل خطة، فاشترِ أداة أخرى.
- لا مزامنة محاسبية في Onplana. لا ينتقل الوقت المعتمد من هنا إلى محاسبتك. أما Onplana Services، المنتج للشركات التي تحصّل أتعابها من العملاء، فيرسله إلى QuickBooks Online أو Xero. وفي Onplana، يُصدَّر سجل الوقت بصيغة Excel أو CSV من صفحة التقارير، فإخراج الساعات ملف تولّده أنت.
- الإلزام بالامتثال شأن Enterprise. التذكيرات، وعرض الامتثال، ورقم التكلفة المعرّضة للخطر تأتي مع الخطة الأعلى. أما منع شخص من عمل جديد حتى يرسل الأسبوع الماضي، وسلاسل التصعيد، وتصدير الأدلة الجاهز للتدقيق فمن Enterprise، فإن كان الامتثال الصارم سبب الشراء، فاحسب سعر تلك الخطة لا هذه.
أسئلة تُطرح قبل التغيير
هل يحل محل Harvest أو Toggl أو Clockify؟
للوقت الذي ينتمي إلى خطة مشروع، نعم، والفرق في أين تذهب الساعات لا في كيف تُدخل: تصل إلى المهمة، فتغذّي عرض الطاقة الاستيعابية والقيمة المكتسبة للمشروع بدل أن تصل كملف CSV شهري يطابقه أحدهم يدويًا. ولتسجيل الحضور ليس بديلًا، والإجابة التالية تشرح السبب بصراحة.
هل يوجد مؤقت للبدء والإيقاف، أو بصمة دخول وخروج؟
لا. لا مؤقت يعمل، ولا جهاز بصمة، ولا جدولة للورديات، ولا رواتب. هذا تتبّع لساعات المشاريع: تسجّل الساعات على العمل الذي تنتمي إليه، لكل يوم. وإن كنت تحتاج إلى ساعة حضور لموظفين بالساعة، فهذه الأداة الخطأ ولا ينبغي أن تشتريها لذلك.
هل يستطيع شخص بدوام جزئي تسجيل الساعات دون دفع ترخيص كامل؟
نعم. يستطيع الضيف تسجيل الوقت في المشاريع التي هو جزء منها، وتشمل خطة Professional 2 من مقاعد الضيوف المجانية. وبعد المشمولة، يكلّف الضيف مقعدًا كأي شخص آخر، فهو مخصص حقيقي لا دون حدود. ويبقى الضيوف أيضًا خارج قائمة الامتثال عمدًا: يُراجع أسبوعهم حين يسجّلونه، ولا يلاحقهم أحد لأسبوع لم يسجّلوه.
هل يمكنني التحصيل بسعر يختلف عن تكلفة الساعة عليّ؟
نعم، وهما رقمان محفوظان منفصلين، لا سعر يُطبَّق عليه مضاعف وقت التقرير. حدّد سعرًا قابلًا للفوترة مباشرة، أو نسبة إضافة على سعر التكلفة، أو لا هذا ولا ذاك، فيساوي السعر القابل للفوترة سعر التكلفة، دون هامش. وتُحدَّد الأسعار من الأخص إلى الأعم: الشخص، ثم دوره، ثم القيمة الافتراضية للمؤسسة. وتأتي الأسعار لكل عميل ولكل مشروع مع Onplana Services.
هل يتزامن مع Xero أو QuickBooks؟
ليس في Onplana. يرسل Onplana Services، وهو Onplana مع طبقة تجارية للشركات التي تحصّل أتعابها من العملاء، الوقت والمصروفات المعتمدة إلى Xero كمسودات فواتير أو إلى QuickBooks Online كفواتير. وفي Onplana، يُصدَّر سجل الوقت بصيغة Excel أو CSV من صفحة التقارير، فتخرج الساعات كملف تأخذه حيث تحتاج.
في أي خطة يتوفر؟
Professional، دون حد أدنى للتراخيص، ويغطي سجلات الوقت، وسلسلة الاعتماد، والطاقة الاستيعابية، والقيمة المكتسبة. وبطاقات الأجور في خطة Free، وهذا مقصود: يمكنك تحديد أسعار التكلفة والأسعار القابلة للفوترة لديك ورؤية كيف تُحدَّد قبل أن تدفع لنا مقابل شيء يستخدمها.
إن كان السؤال عمن هو متفرغ لا عن كم كلّف الأسبوع، الطاقة الاستيعابية للطواقم عبر كل المواقع يغطي جزء التخطيط. ما تفعله الساعات المعتمدة بالميزانية والهامش موجود في التكاليف والميزانية، و PSA لشركات الاستشارات الصغيرة يغطي دورة التحصيل كلها، من مسار الفرص حتى الفاتورة. ما زلت تسجّل الساعات في جدول بيانات؟ ابدأ بـ قالب سجل وقت شهري مجاني لـ Excel وGoogle Sheets وأحضر الفريق حين تتراكم الملفات.
أدخل أسعارك وانظر إلى الحساب
بطاقات الأجور مجانية، فيمكنك التحقق من كيفية تقييم ساعاتك قبل أن تدفع مقابل سجل وقت واحد. لا شيء للتثبيت، وما تستخدمه اليوم للوقت يواصل العمل.
ابدأ مجانًا