خطّط تكليفاتك وأسندها وفوترها مرحلة بمرحلة
ينظم Onplana التكليف في مراحل RIBA من 0 إلى 7 أو في مراحل AIA من التصميم التخطيطي إلى إدارة التنفيذ، ويسعّر أتعاب كل مرحلة مقابل كل موافقة من العميل، ويحتسب تلك الأتعاب حين تصل الموافقة، ويسجل كل ساعة معتمدة في المرحلة التي أُنفقت فيها.
مكتوب للمكاتب التي تبيع عملها على مراحل
مكاتب العمارة التي تعمل بـ RIBA Plan of Work
تكليفات تُكتب مرحلة بمرحلة، وحصة من الأتعاب لكل مرحلة، وموافقة من العميل في نهاية كل من المراحل من 1 إلى 4، وهي اللحظة التي يعدّها الجميع نهاية تغيّر النطاق مجانًا.
مكاتب العمارة الأمريكية التي تعمل بمراحل AIA
من التصميم التخطيطي إلى إدارة التنفيذ، وموافقة من المالك عند إغلاق كل مرحلة تصميم، والتوزيع المعتاد للأتعاب الذي لا يقارنه أحد بالساعات حتى ينتهي العمل.
شركات الهندسة ذات التكليفات المرحلية
فرق الإنشاءات والأنظمة الكهروميكانيكية والأعمال المدنية التي تتبع مخرجاتها مراحل المعماري، بأتعابها المرحلية الخاصة وساعاتها التي عليها تبريرها.
مكاتب التصميم متعددة التخصصات
عدة تخصصات في التكليف نفسه، كل منها يسجل وقته في المراحل نفسها، فيكون لسؤال أي مرحلة تستهلك الأتعاب جواب واحد لا أجوبة متعددة.
قالبان، بأسماء المراحل التي يستخدمها تكليفك
كلاهما جاهز في نافذة المشروع الجديد، في جميع الخطط، بما فيها Free. لكل مهمة ساعات مقدّرة، لأن المرحلة تُقاس بالساعات.
RIBA Plan of Work (Architecture)
8 من المراحل، و22 من المهام بساعات، و6 من المعالم
المراحل: Stage 0 Strategic Definition, Stage 1 Preparation and Briefing, Stage 2 Concept Design, Stage 3 Spatial Coordination, Stage 4 Technical Design, Stage 5 Manufacturing and Construction, Stage 6 Handover, Stage 7 Use.
المعالم: Stage 1 sign-off, brief agreed; Stage 2 sign-off, concept approved; Stage 3 sign-off, planning submitted; Stage 4 sign-off, contract awarded; Practical completion; Handover complete.
كل مهام القالب (بالإنجليزية)AIA Design Phases (Architecture, US)
5 من المراحل، و17 من المهام بساعات، و6 من المعالم
المراحل: Schematic Design, Design Development, Construction Documents, Bidding and Negotiation, Construction Administration.
المعالم: Schematic design approved; Design development approved; Construction documents approved; Contract awarded; Substantial completion; Final completion.
كل مهام القالب (بالإنجليزية)ما الذي يتغير عند موافقة المرحلة التالية
أربعة سجلات لا تلتقي أبدًا
- خطة الأتعاب تعيش في خطاب التكليف وفي جدول بيانات بجانبه.
- الجدول الزمني يعيش في ملف على سطح المكتب لا يفتحه إلا شخص واحد.
- الساعات تعيش في أداة لسجلات الوقت لا تعرف إلى أي مرحلة تعود.
- تُفوتَر المرحلة حين يتذكر أحدهم أن العميل وافق عليها.
- التغيير بعد الموافقة ينزلق إلى المرحلة التالية ولا يسعّره أحد.
سجل واحد من عرض السعر حتى الموافقة
- المراحل والمهام والساعات تأتي من القالب.
- أتعاب كل مرحلة بند في عرض السعر مرتبط بموافقة تلك المرحلة.
- تُسجَّل الساعات داخل المرحلة وتُعتمد قبل أن تُحتسب.
- إكمال الموافقة يحتسب الأتعاب، بجانب تكلفة المشروع في تقرير الهامش.
- التغيير بعد الموافقة يصبح بندًا جديدًا في عرض السعر، لا ساعات غير مفوترة.
كيف يعمل
الخطوة 1
ابدأ المشروع بالمراحل التي تعمل بها
اختر قالب RIBA Plan of Work أو قالب مراحل التصميم في AIA حين تنشئ المشروع. تصل كل مرحلة مرحلةً في الخطة (ملحمة)، ولكل مهمة داخلها ساعات مقدّرة، وتظهر الموافقات في مخطط جانت معالمَ. القوالب، وتجميع قائمة المهام حسب المرحلة، وتصفية مخطط جانت بها متاحة في جميع الخطط، بما فيها Free؛ أما إضافة المراحل وإعادة تسميتها وترتيبها ونقل المهام بينها فمتاحة بدءًا من خطة Professional.
الخطوة 2
سعّر الأتعاب لكل مرحلة، مقابل الموافقات
في الصفقة، أضف بند معلم لحصة الأتعاب في كل مرحلة، كل منها مرتبط بمعلم من معالم القالب. يقبل العميل عرض السعر من رابط خاص، وحين تربح الصفقة تصبح البنود خطة معالم المشروع. ويمكن أن يكون العمل بالساعة والخدمات الإضافية في عرض السعر نفسه بنودًا بالوقت والمواد، بأسعارك ومع سعر للعميل أو للمشروع، أو نسبة زيادة، حين تكون قد اتفقت عليها.
الخطوة 3
سجّل الساعات واعتمدها داخل كل مرحلة
يُسجَّل الوقت على المهمة، والمهمة تنتمي إلى مرحلة، فكل ساعة تعرف في أي جزء من التكليف أُنفقت. وتمر الأسابيع بسلسلة اعتماد قبل أن تُحتسب (بدءًا من خطة Professional). وحين تكون بطاقات الاعتماد مفعّلة في مساحة عملك، يضع روبوت Onplana في Microsoft Teams الأسبوع المرسَل أمام من يعتمده بطاقةً، والقرار المتخذ هناك هو ما يسجله الويب.
الخطوة 4
احتسب أتعاب كل مرحلة عند موافقتها
حين يكتمل معلم الموافقة، تُحتسب حصة الأتعاب المرتبطة به إيرادًا لتلك الفترة، ويضعها تقرير الهامش بجانب تكلفة المشروع: ساعاتك المعتمدة، كل منها بسعر تكلفة صاحبها. ومبلغ الأتعاب غير المرتبط بمعلم لا يُحتسب أبدًا، ويشير إليه التقرير، فتظهر أتعاب المرحلة التي لا شيء يغلقها بدل أن تختفي.
الدليل
يضم قالب RIBA Plan of Work في Onplana 8 من مراحل RIBA Plan of Work 2020، المراحل من 0 إلى 7 كما ينشرها Royal Institute of British Architects، مع 22 من المهام المقدّرة و6 من المعالم، وهو قالب مدمج منذ سبتمبر 2026.
المراحل ليست من وضعنا: RIBA Plan of Work ينشره RIBA، ومراحل AIA تتبع الخدمات الأساسية في عقود AIA بين المالك والمعماري. ولا يلزمك أن تصدقنا في الباقي أيضًا: قالب RIBA (بالإنجليزية) وقالب AIA (بالإنجليزية) يسردان كل مهمة ومعلم ينشئانه، قبل أن تسجّل.
ما الذي يكلفه وما الذي لا يفعله
- قالبا RIBA وAIA: في جميع الخطط، بما فيها Free.
- بطاقات الأسعار مع سعر تكلفة وسعر قابل للفوترة على كل بند: في جميع الخطط، بما فيها Free.
- التجميع والتصفية حسب المرحلة: في جميع الخطط. إضافة المراحل وإعادة تسميتها وترتيبها: بدءًا من خطة Professional. سجلات الوقت مع سلسلة اعتماد: بدءًا من خطة Professional.
- تطبيق Microsoft Teams: في جميع الخطط، بما فيها Free. وبطاقات اعتماد أسبوع الساعات تأتي مع سجلات الوقت.
- العملاء، ومسار الصفقات، وعروض الأسعار المقبولة من رابط خاص، والأتعاب لكل مرحلة، وأسعار العميل والمشروع، وتقرير الهامش، والتصدير المحاسبي: Onplana Services.
أسعار المقاعد في صفحة الأسعار، ولـ Services في صفحة Services.
ما الذي لا يفعله Onplana
- لا يُصدر الفواتير ولا يقيّد في دفتر الأستاذ العام لديك. ترقيم الفواتير، والضرائب، والإشعارات الدائنة، والذمم المدينة، والمدفوعات تبقى في نظامك المحاسبي. يُعِدّ Onplana البنود: يرسل التصدير المحاسبي الوقت المعتمد والمصروفات والأتعاب المحتسبة إلى Xero مسودات فواتير أو إلى QuickBooks Online فواتير، أو إلى ملف CSV لأي نظام آخر.
- لا يفوتر جزءًا من مرحلة. تُحتسب أتعاب المرحلة كاملة عند موافقتها. والفوترة حسب التقدم داخل المرحلة، أي 60 بالمئة من التصميم التفصيلي لأنه بلغ 60 بالمئة، لم تُبنَ.
- لا يعرض الربح لكل مرحلة بعد. يجمّع تقرير الهامش حسب العميل والمشروع والشخص، ولا شيء يجمع بعدُ الساعات أو التكاليف أو التقدم حسب المرحلة. كل ساعة على مهمة داخل مرحلتها، فالمقارنة مع حصة أتعاب المرحلة هي، حاليًا، عملية جمع تجريها أنت على مهامك.
ما تسألنا عنه المكاتب
هل يصدر Onplana الفواتير لعملائنا أو يحل محل نظامنا المحاسبي؟
لا. لا يصدر Onplana الفواتير، ولا يرقّمها، ولا يحسب الضرائب، ولا يلاحق المدفوعات، ولا يقيّد في دفتر الأستاذ العام لديك. كل هذا يبقى في نظامك المحاسبي. ما يفعله Onplana هو إعداد البنود: يرسل التصدير المحاسبي الوقت المعتمد والمصروفات والأتعاب المحتسبة للفترة إلى Xero مسودات فواتير أو إلى QuickBooks Online فواتير، واحدة لكل عميل، أو إلى ملف CSV لأي نظام آخر، ويعلّم ما أرسله حتى لا يُفوتَر الشهر نفسه مرتين.
هل نستطيع فوترة 60 بالمئة من مرحلة لأنها بلغت 60 بالمئة؟
ليس اليوم. أتعاب المرحلة مبلغ معلم، ومبلغ المعلم يُحتسب كاملًا حين يكتمل معلمه، فالمرحلة تُفوتَر عند موافقتها لا على أقساط. وكثير من المكاتب الصغيرة تفوتر هكذا بالضبط. والفوترة حسب التقدم داخل المرحلة مخطط لها حين تكتمل الروابط المحاسبية، ونفضّل أن نقول ذلك الآن على أن تكتشفه في الأسبوع الثالث.
هل سيخبرنا أي مرحلة حققت ربحًا؟
ليس بعد كسطر في تقرير. يجمّع تقرير الهامش الإيرادات والتكاليف حسب العميل والمشروع والشخص. كل ساعة على مهمة داخل مرحلة، ولكل مهمة تقديرها وتقدمها، لكن Onplana لا يجمع بعدُ الساعات أو التكاليف أو التقدم حسب المرحلة، فمقارنة مرحلة بحصة أتعابها عملية جمع تجريها أنت على مهامك، لا عمود يعطيك إياه التقرير. وعرض لكل مرحلة مخطط له حين يدير مكتب تكليفات حقيقية بهذه القوالب.
تكليفنا يستخدم أسماء مراحل أخرى أو توزيعًا آخر للأتعاب. هل يهم ذلك؟
لا. القوالب نقطة بداية. بدءًا من خطة Professional، أعد تسمية مرحلة، أو أضف واحدة (مرحلة جدوى مثلًا، أو مرحلة صفرية تُسعَّر منفصلة) أو احذفها؛ وفي أي خطة، تتبع بنود الأتعاب في عرض السعر التوزيع الذي حدده تكليفك. ويذكر قالب AIA في ملاحظات مهامه الحصص المعتادة 15 و20 و40 و5 و20 بالمئة لأن المالكين يعرفونها، لا لأن Onplana يفرضها. وهناك شيء واحد لا يتغير اسمه: تسميات المنتج حول المرحلة تظل تقول Epic.
نخطط اليوم في Microsoft Project. هل تُستورد مراحلنا؟
جدولك الزمني نعم، بالمهام والتبعيات والموارد والتكاليف، وملف .mpp أو Project XML المستورد في مشروع جديد يجلب معه خط أساسه أيضًا. وتصل المراحل مهامًا تلخيصية لا مراحل في الخطة، لأن هكذا يحفظها Microsoft Project. استخدم القوالب للتكليفات الجديدة؛ والخطة المستوردة تحتفظ ببنيتها.
أي خطة نحتاج؟
القالبان، والتجميع والتصفية حسب المرحلة، في جميع الخطط، بما فيها Free. وتعديل المراحل نفسها متاح بدءًا من خطة Professional، وسجلات الوقت مع الاعتمادات بدءًا من خطة Professional، وبطاقات الأسعار في جميع الخطط، بما فيها Free. أما العملاء، ومسار الصفقات، وعروض الأسعار، والأتعاب لكل مرحلة، وتقرير الهامش فهي Onplana Services. Onplana Services هو Onplana مع الطبقة التجارية مضافة، من العملاء والصفقات والهامش والمصروفات، وهو متاح بالفعل، فالمكتب الذي يريد المسار والتكليف في مكان واحد يمكنه البدء من هناك.
النسخة خطوة بخطوة في التوثيق: إدارة مكتب عمارة أو هندسة في Onplana. وللشركات التي يُفوتَر عملها بالساعة لا بالمراحل، راجع Onplana للخدمات المهنية.
العملاء ومسار الصفقات والهامش موجودة في Onplana Services, وهو Onplana مع الطبقة التجارية، ويمكنك البدء اليوم، مجانًا ودون بطاقة.
أدخل تكليفًا جاريًا وشاهد كيف تُغلق مرحلة
ابدأ من القالب الذي يتبع تكليفك، وسعّر أتعاب المراحل مقابل موافقاتها، وشاهد أول أتعاب محتسبة في تقرير الهامش بجانب ساعات المشروع المعتمدة.
ابدأ مجانًا