المخاطر والمشكلات وطلبات التغيير
كسجلات منفصلة، لا كمهام.
ما قد يحدث، وما حدث بالفعل، وما تريد تغييره، يحصل كل منها على السجل الذي يحتاج إليه، مرتبطًا بالآخرين، فتبقى قائمة المهام قائمة عمل.
ما الذي تحصل عليه
سجلات منفصلة ومرتبطة
يمكن للخطر أن يصبح مشكلة، ويمكن للمشكلة أن تولّد طلب تغيير، ويحتفظ كل سجل بارتباطه بأصله.
سجل مخاطر في كل مشروع
دوّن ما قد يسوء، مع الخطورة، والفئة (الجدول الزمني أو الموارد أو الميزانية أو النطاق أو خارجي)، والمهام التي يمسّها، وما يحسن فعله. عدّله حين يتغير، وتجاهل ما لم يعد ذا صلة.
اكتشاف المخاطر بالذكاء الاصطناعي
شغّل تحليلًا فيقرأ الذكاء الاصطناعي الخطة بحثًا عن مخاطر في الجدول الزمني والميزانية والموارد والنطاق، ولكل منها تخفيف مقترح تحتفظ به أو تتجاهله.
سجل مشكلات لما حدث بالفعل
أنواع المشكلات (9)، ومستويات الخطورة (4)، ودورة حياة تمضي من مفتوحة إلى قيد الفحص إلى تمت المعالجة إلى مغلقة، لكل مشروع وعلى مستوى المؤسسة كلها.
حين يقع الخطر، رقِّه
رقِّ خطرًا فتُصاغ منه مشكلة على أحدهم قبولها. وتحتفظ المشكلة المقبولة بارتباطها بخطرها، ويُعلَّم الخطر كمعالَج. وحين تكون الاستجابة عملًا، حوّل الخطر إلى مهمة.
طلبات تغيير مع أثرها
اطلب تغيير النطاق أو الجدول الزمني أو الميزانية أو الموارد عبر سجل مخصّص، مع الأثر بالأيام والمال مكتوبًا قبل أن يعتمده أحد.
مجلس ضبط تغيير يقرر
يعتمد مديرو المشروع، أو أعضاء مجلس المؤسسة، أو المراجعون المعيّنون، أو يرفضون. ويُعلَّم التغيير المعتمد كمنفَّذ، وتبقى كل خطوة في سجله.
طلبات تغيير تذكر سببها
حين تعني معالجة مشكلة تغيير الخطة، أنشئ طلب التغيير من المشكلة، ويعرض كل طلب تغيير المشكلات التي نشأ عنها.
المخاطر في تاريخ النهاية
امنح الخطر احتمالًا وأثرًا بأيام العمل، فتأخذه محاكاة مونت كارلو في الحسبان حين تحسب احتمال الوفاء بتاريخ الخطة.
قد يحدث، حدث بالفعل، يطلب تغييرًا
كل سجل يجيب عن سؤال مختلف
يفصل دليل PMBOK بينها لسبب: يراجعها أشخاص مختلفون، في أيام مختلفة، ولقرارات مختلفة.
الخطر يسأل ماذا سنفعل إن وقع، فله خطورة وفئة وتوصية.
المشكلة تسأل من يعالجها ومتى، فلها نوع وخطورة ومسؤول وحالة تمضي من مفتوحة إلى مغلقة.
طلب التغيير يسأل هل نقبل تغيير الخطة، فله أثر بالأيام والمال وقرار مع سجله.
مجانًا، دون حساب
اكتشف الخطر في جدول زمني لديك بالفعل
ارفع ملف Microsoft Project أو Primavera واحصل على تواريخ النهاية التي ستبلغها على الأرجح، أو على المشكلات المخفية في منطقه.
أسئلة عن المخاطر والمشكلات وطلبات التغيير
ما الخطة التي أحتاج إليها؟
يعمل سجل المخاطر في جميع الخطط، مع الذكاء الاصطناعي أو دونه، وسجل المشكلات متاح في جميع الخطط، بما فيها الخطة المجانية. واكتشاف المخاطر بالذكاء الاصطناعي متاح بدءًا من خطة Professional، واحتساب المخاطر في تاريخ النهاية بمحاكاة مونت كارلو بدءًا من خطة Professional. وطلبات التغيير ومجلس ضبط التغيير متاحة بدءًا من خطة Enterprise.
ما الفرق بين الخطر والمشكلة وطلب التغيير؟
الخطر شيء قد يحدث، فتقرر ما ستفعله قبل أن يحدث. والمشكلة حدثت بالفعل وتحتاج إلى مسؤول وإلى حل. وطلب التغيير يطلب تغيير ما اتُّفق عليه، نطاقه أو تواريخه أو ميزانيته أو أشخاصه، ويحتاج إلى قرار. وإدارتها كسجلات منفصلة تمنح كلًّا منها الحقول ودورة الحياة التي يحتاج إليها.
لماذا لا تُدار كلها كمهام؟
المهمة عمل يجب إنجازه. وقد لا يتطلب الخطر أي عمل، والمشكلة تحتاج إلى خطورة وإلى حل، وطلب التغيير يحتاج إلى أثر وإلى اعتماد. وإن وضعتها كلها في قائمة المهام امتلأ الجدول الزمني بعناصر ليست عملًا، بينما لا يوجد السجل الذي يطلبه الراعي. في Onplana لا يصبح الخطر مهمة إلا حين تكون الاستجابة له عملًا.
ماذا يحدث حين يقع الخطر؟
رقِّه إلى مشكلة. يصوغ Onplana المشكلة من وصف الخطر وتوصيته، وما إن يقبلها أحدهم حتى تحتفظ المشكلة بارتباطها بالخطر ويُعلَّم الخطر كمعالَج، فيُظهر السجل أي المخاطر صارت مشكلات. وإن كانت معالجة المشكلة تعني تغيير الخطة، فأنشئ طلب تغيير من المشكلة.
هل يقرر الذكاء الاصطناعي أي المخاطر مهمة؟
لا. يقترح التحليل مخاطر مع تخفيف لكل منها، وتبقى في السجل ليحتفظ بها شخص أو يعدّلها أو يتجاهلها. ولا يصل شيء إلى الخطة حتى يتصرف أحد.
امنح الراعي سجلًا، لا قائمة مهام.
ابدأ مجانًا مع سجل المخاطر وسجل المشكلات، وأضف ضبط التغيير حين يحتاج البرنامج إلى مجلس.