أبقِ المستندات مع المشروع، لا في أداة أخرى
يضع Onplana مجلدات المستندات، والقوائم بأعمدة ذات أنواع، وصفحات مكوّنات الويب داخل المشروع نفسه، وتُحرَّر ملفات Word وExcel في المتصفح، وجزء المستندات والقوائم في خطة Free.
أين تكون مواد المشروع عادةً
في نظام آخر
- الخطة في أداة والملفات في محرك أقراص مشترك.
- رابط ملصق في وصف مهمة ينكسر حين ينقل أحد الملف.
- القرارات في جدول بيانات لم يعد أحد يجده.
- عدة أشخاص يحررون عدة نسخ، والنسخة المعتمدة هي آخر ما أُرسل بالبريد الإلكتروني.
في المشروع
- المجلد علامة تبويب في المشروع، فلا يوجد رابط يمكن أن ينكسر.
- تُفتح ملفات Office في المتصفح ويحرر عدة أشخاص الملف نفسه.
- للقائمة أعمدة ذات أنواع، فيمكن الاستعلام عن سجل القرارات.
- يقرأ العميل ملفًا بعد أن يتحقق من عنوانه.
كيف يعمل
الخطوة 1
المجلد داخل المشروع
ارفع ملفات حتى 100 MB لكل منها إلى مجلد مستندات مرتبط بالمشروع أو مشترك في المؤسسة كلها. تُفتح ملفات Word وExcel وPowerPoint في المتصفح ويمكن لعدة أشخاص تحرير الملف نفسه في الوقت نفسه، فالنسخة المعتمدة هي نسخة المشروع لا النسخة الموجودة في بريد أحدهم.
الخطوة 2
يقرؤه العميل دون أن تشتري له ترخيصًا
يذهب المستند المشترك إلى مستلمين بأسمائهم، من 1 إلى 50 في كل مرة. ويثبت كل منهم عنوانه برمز لمرة واحدة من 6 من الأرقام، فلا يوجد رابط مجهول يمكن إعادة توجيهه. ويمكن للمشاركة أن تنتهي، وأن تُلغى، وأن تُجمَّد في لقطة، فتبقى التعديلات اللاحقة خاصة.
الدليل
للقائمة 13 من أنواع الأعمدة بدل خلايا بسيطة، منها الربط ليشير صف إلى صف آخر. ويعمل تحرير Office على OnlyOffice Document Server، ولهذا يتصرف التحرير المشترك كما في Word لا كما في مربع نص على الويب.
OnlyOffice ليس برنامجنا، فيمكنك التحقق مما يفعله دون أن تثق بنا: توثيق Document Server الخاص به (بالإنجليزية) يصف التحرير والتحرير المشترك، ونستخدم Community Edition منه دون تعديل بموجب ترخيص AGPL v3، مع شفرته المصدرية (بالإنجليزية) المنشورة علنًا. وللقوائم، أسرع تحقق هو ملف من ملفاتك: استيراد جدول بيانات إلى قائمة (بالإنجليزية) يشرح ما يحدث لعناوين أعمدتك وأنواعها.
ما الذي يكلفه وما الذي لا يفعله
مجلدات المستندات، والقوائم، وتحرير Office في المتصفح، والمشاركة في مساحة عمل المؤسسة كلها في خطة Free. وصفحات مكوّنات الويب، التي تجمع كتل المحتوى والعناصر الحية من المشروع في صفحة واحدة، في خطة Professional.
حدود خطة Free هي 300 MB من التخزين، وما يصل إلى 500 من المستندات و1,000 من صفوف القوائم لكل مشروع، و100 MB لكل ملف. وأرقام كل خطة في صفحة الأسعار.
الحد الصادق
لا يُفهرَس شيء مما ترفعه، فلا يستطيع المساعد البحث في محتوى الملفات. إنه يفهرس الصفحات المكتوبة في Onplana، إضافة إلى المهام والمشاريع والمشكلات والتعليقات. وتوجيه وكيل إلى ملف نصي محدد هو الاستثناء، وهو ضيق: ملف .txt أو .csv أو .md أو .json يستطيع قراءته، أما ملف .docx أو .pdf أو .xlsx فيعيد رابط تنزيل لا أكثر. وإن كنت تحتاج إلى البحث في محتوى الملفات، فهذا لا يفعله، ومن الأفضل أن تعرف ذلك قبل نقل أي شيء.
ما يسأله الناس قبل نقل ملفاتهم
هل يستطيع عدة أشخاص تحرير المستند نفسه في الوقت نفسه؟
نعم، في ملفات Word وExcel وPowerPoint. يجري التحرير في المتصفح على OnlyOffice Document Server، مع تحرير مشترك لحظي، فمن يعمل على ملف .docx نفسه يرى تعديلات الآخرين بدل أن يصنع نسخًا.
هل أستطيع إعطاء عميل مستندًا دون دفع ثمن ترخيص؟
نعم. يذهب المستند المشترك إلى مستلمين بأسمائهم، من 1 إلى 50، ويتحقق كل منهم من عنوانه برمز لمرة واحدة من 6 من الأرقام قبل أن يُفتح أي شيء. لا يوجد وضع مجهول يمكن إعادة توجيهه. ويمكنك ضبط تاريخ انتهاء، أو إلغاؤه، أو تجميده في لقطة فتبقى التعديلات اللاحقة خاصة. وإن كان العميل يحتاج إلى العمل داخل المشروع بدل قراءة ملف، فذلك مقعد ضيف، ومقاعد الضيوف المجانية تبدأ من الخطط المدفوعة.
هل القائمة قاعدة بيانات حقيقية أم مجرد شبكة؟
لها أنواع، وليست شبكة. للقائمة 13 من أنواع الأعمدة: نص ونص متعدد الأسطر ورقم وعملة وتاريخ وقائمة منسدلة واختيار متعدد ومربع اختيار ورابط وبريد إلكتروني وهاتف وتقييم وربط بقائمة أخرى، فيمكن لصف أن يشير إلى صف آخر بدل تكرار نصه. ويمكنك إنشاء قائمة باستيراد ملف CSV أو Excel مباشرة، ويطابق الاستيراد عناوينك مع الأعمدة ويستنتج نوع كل عمود.
هل يستطيع الذكاء الاصطناعي البحث داخل المستندات التي أرفعها؟
لا، وهذا هو الحد الذي يجب معرفته قبل نقل أي شيء. لا يُفهرَس شيء مما ترفعه، فبحث مثل «اعثر على المواصفة التي تذكر الجدار الاستنادي» يمر على الصفحات التي كتبتها في Onplana، إضافة إلى المهام والمشاريع والمشكلات والتعليقات، ولا يمر على الملفات أبدًا. وفتح ملف محدد تسمّيه أنت أمر آخر أضيق: يستطيع الوكيل قراءة ملف نصي، .txt أو .csv أو .md أو .json، بينما يعيد ملف .docx أو .pdf أو .xlsx رابط تنزيل بدلًا من ذلك.
هل يحل محل SharePoint أو Confluence؟
للمواد التي تخص مشروعًا، نعم عادةً. أما كنظام لإدارة المستندات على مستوى الشركة كلها، فلا، ونفضّل أن نقول ذلك. لا توجد إدارة سجلات، ولا تسميات احتفاظ، ولا بحث في النص الكامل لمحتوى الملفات. وسير عمل اعتماد المستندات متاح بدءًا من خطة Business: يبقى المستند أو الإصدار الجديد معلّقًا حتى يقرر معتمِد معيَّن، ويسجل المستند من اعتمد كل إصدار ومتى. وما يحل محله هو مجلد ملفات المشروع الموجود في مكان آخر، والرابط في وصف المهمة الذي ينكسر حين ينقل أحد الملف.
ماذا يحدث حين أبلغ حد التخزين؟
لخطة Free 300 MB من التخزين مع ما يصل إلى 500 من المستندات و1,000 من صفوف القوائم لكل مشروع. يُعرض عليك الانتقال إلى خطة أعلى بدل أن يُمنع وصولك، وترتفع الحدود كثيرًا في الخطط المدفوعة. ولا يُحذف شيء مما رفعته بالفعل ولا يُخفى حين تتجاوز حدًا.
إن حذفت مشروعًا، هل تذهب المستندات معه؟
تذهب إلى سلة المحذوفات بدل أن تُتلف، ويبقى الملف في مكانه بدل أن يُمحى، فتعيد الاستعادة المستند بمحتواه لا صفًا فارغًا. ولا تُحذف الملفات فعلًا إلا حين يُحذف عنصر سلة المحذوفات نهائيًا.
ضع ملفات المشروع حيث توجد الخطة
المجلدات والقوائم وتحرير Office في خطة Free، فيمكنك نقل مشروع واحد ورؤية ما إذا كان الباقي يجب أن يتبعه.
ابدأ مجانًا