Controle el tiempo sobre el plan, no en otra aplicación
Onplana registra las horas sobre la tarea a la que pertenecen, pasa la semana por una cadena de aprobación que usted define y la valora a la tarifa de coste y a la tarifa facturable, de modo que lo que valió un mes es una cifra que usted lee y no una que reconstruye.
Lo que cambia a final de mes
Un registrador de tiempo al lado del plan
- Exportar el CSV del mes pasado desde la herramienta de tiempo.
- Asignar cada línea a un proyecto a mano, porque ambas listas de proyectos se desfasaron.
- Abrir otra hoja de cálculo para saber a quién le cambió la tarifa en abril.
- Escribir el total en la factura y luego otra vez en la hoja de capacidad.
- Descubrir en el tercer mes que a un cliente se le facturó con la tarifa del año pasado.
Horas en el propio plan
- Las horas están sobre la tarea, así que después no hay nada que cuadrar.
- La cadena de aprobación son personas que usted nombró, no una regla que alguien recuerda.
- Coste y facturación son tarifas separadas, resueltas por persona, rol y organización.
- El tiempo aprobado llega como valor ganado frente al presupuesto.
- Las mismas horas alimentan la vista de capacidad con la que se planifica la semana siguiente.
Cómo funciona
Paso 1
Registre las horas donde ya está el trabajo
Las horas van sobre la tarea, no sobre otra lista de proyectos que se desfasa de la primera. Nadie quiere hacer esto un viernes, así que Copiar la semana pasada trae la semana anterior y Rellenar desde el plan prepara la semana a partir del plan, como borradores que usted corrige y no una cuadrícula vacía que rellena.
Paso 2
Apruebe la semana, a través de las personas que nombró
La cadena de aprobación son los jefes de proyecto del proyecto, o una lista de aprobadores que nombra un propietario o un administrador, no una regla de bandeja de entrada que alguien tiene que recordar. Una semana enviada les llega a ellos, un rechazo vuelve con el motivo del revisor cuando lo da, y el revisor queda registrado en la entrada, así que el rastro sobrevive a la conversación.
Paso 3
Vea lo que valió el tiempo, no solo cuánto hubo
Las horas aprobadas se valoran a la tarifa de coste y a la tarifa facturable, que se guardan por separado, y llegan al proyecto como valor ganado junto al presupuesto. Las mismas horas alimentan la vista de capacidad sobre la que se construye el plan, así que la semana siguiente se planifica con lo que pasó y no con lo que se supuso.
Compruebe las cuentas antes de pagar por ello
La parte en la que es fácil equivocarse es el dinero, así que la parte del dinero está en el plan gratuito. Las tarifas están en el plan Free: defina sus tarifas de coste y sus tarifas facturables, dé a una persona una tarifa propia junto a la de su rol y vea cómo el sistema elige entre ellas. Si las cuentas no encajan con su forma de facturar, lo sabrá en una tarde y no le habrá costado nada.
A propósito no citamos ninguna cifra del sector sobre las horas que se pierden en las hojas de horas. La única cifra que decide esto es su propia tasa de realización frente a sus propias tarifas, y esa la tiene gratis. Cuando esté listo para las horas en sí, vea lo que cuesta Professional.
Lo que cuesta y lo que no hace
Las hojas de horas, la cadena de aprobación, la capacidad y el valor ganado están en el plan Professional sin mínimo de licencias, y las tarifas están en el plan Free. Sustituye al registrador de tiempo aparte cuyo único trabajo real era alimentar una hoja de cálculo que alguien cuadra a mano con el plan.
Los límites honestos
- Esto no es control de asistencia. No hay temporizador en marcha, ni fichaje, ni planificación de turnos, ni nóminas. Las horas se registran sobre el trabajo al que pertenecen, por día. Si controla personal por horas en el lugar de trabajo y no el esfuerzo frente a un plan, compre otra cosa.
- En Onplana no hay sincronización contable. El tiempo aprobado no pasa de aquí a su contabilidad. Onplana Services, el producto para empresas que facturan a clientes, lo envía a Xero, y QuickBooks viene después. En Onplana, la hoja de horas se exporta a Excel o CSV desde la página Informes, así que sacar las horas es un archivo que usted genera.
- El cumplimiento obligatorio es cosa de Enterprise. Los recordatorios, la vista de cumplimiento y la cifra del coste en riesgo vienen con el plan de arriba. Bloquear a alguien para trabajo nuevo hasta que envíe la semana pasada, las cadenas de escalado y la exportación de evidencias lista para auditoría son de Enterprise, así que si el cumplimiento estricto es el motivo de la compra, calcule el precio de ese plan y no de este.
Preguntas que se hacen antes de cambiar
¿Sustituye a Harvest, Toggl o Clockify?
Para el tiempo que pertenece a un plan de proyecto, sí, y la diferencia está en adónde van las horas y no en cómo se introducen: llegan a la tarea, así que alimentan la vista de capacidad y el valor ganado del proyecto en lugar de llegar como un CSV mensual que alguien cuadra a mano. Para el control de asistencia no es un sustituto, y la siguiente respuesta explica con honestidad por qué.
¿Hay un temporizador de inicio y parada, o un fichaje?
No. No hay temporizador en marcha, ni terminal de fichaje, ni planificación de turnos, ni nóminas. Esto es control de horas por proyecto: usted registra horas sobre el trabajo al que pertenecen, por día. Si lo que necesita es un reloj de fichar para personal por horas, esta es la herramienta equivocada y no debería comprarla para eso.
¿Puede alguien a tiempo parcial registrar horas sin pagar una licencia completa?
Sí. Un invitado puede registrar tiempo en los proyectos en los que está, y el plan Professional incluye 2 licencias de invitado gratis. Más allá de lo incluido, un invitado cuesta una licencia como cualquier otra persona, así que es una asignación real y no ilimitada. Además, los invitados quedan fuera de la lista de cumplimiento a propósito: su semana se revisa cuando la registran, y nunca se les reclama una semana que no registraron.
¿Puedo facturar a una tarifa distinta de lo que me cuesta la hora?
Sí, y son cifras guardadas por separado, no una tarifa con un multiplicador aplicado al hacer el informe. Defina una tarifa facturable directamente, o un margen en porcentaje sobre la tarifa de coste, o nada de eso, y entonces la tarifa facturable es igual a la de coste, sin margen. Las tarifas se resuelven de lo más específico a lo general: la persona, luego su rol, luego el valor por defecto de la organización. Las tarifas por cliente y por proyecto vienen con Onplana Services.
¿Se sincroniza con Xero o QuickBooks?
No en Onplana. Onplana Services, que es Onplana con una capa comercial para empresas que facturan a clientes, envía el tiempo y los gastos aprobados a Xero como borradores de factura, y QuickBooks viene después. En Onplana, la hoja de horas se exporta a Excel o CSV desde la página Informes, así que las horas salen como un archivo que usted lleva adonde haga falta.
¿En qué plan está esto?
Professional, sin mínimo de licencias, y eso cubre las hojas de horas, la cadena de aprobación, la capacidad y el valor ganado. Las tarifas están en el plan Free, y es a propósito: puede definir sus tarifas de coste y facturables y ver cómo se resuelven antes de pagarnos por algo que las use.
Si la pregunta es quién está libre y no lo que costó la semana, la capacidad de las cuadrillas en todas las obras cubre la parte de la planificación. Lo que las horas aprobadas hacen con el presupuesto y el margen está en coste y presupuesto, y PSA para pequeñas consultoras (en inglés) cubre todo el ciclo facturable, de la cartera de oportunidades a la factura.
Introduzca sus tarifas y vea las cuentas
Las tarifas son gratis, así que puede comprobar cómo se valorarían sus horas antes de pagar por una sola hoja de horas. Nada que instalar, y lo que use hoy para controlar el tiempo sigue funcionando.
Empiece gratis