Guarde los documentos con el proyecto, no en otra herramienta

Sí, en archivos de Word, Excel y PowerPoint. La edición se hace en el navegador sobre OnlyOffice Document Server, con coedición en tiempo real, así que quienes están en el mismo .docx ven los cambios de los demás en lugar de producir copias.

Sí. Un documento compartido va a destinatarios nombrados, de 1 a 50, y cada uno verifica su dirección con un código de un solo uso de 6 dígitos antes de que se abra nada. No hay un modo anónimo que reenviar. Puede fijar una caducidad, revocarlo o congelarlo en una instantánea para que los cambios posteriores sigan siendo privados. Si el cliente tiene que trabajar en el proyecto en lugar de leer un archivo, eso es una plaza de invitado, y las plazas de invitado sin coste empiezan en los planes de pago.

Tiene tipos, no es una cuadrícula. Una lista tiene 13 tipos de columna: Texto, Multilínea, Número, Moneda, Fecha, Lista desplegable, Selección múltiple, Casilla, URL, Correo, Teléfono, Valoración y Enlace a otra lista, así que una fila puede apuntar a otra en lugar de repetir su texto. Puede crear una lista importando directamente un archivo CSV o Excel, y la importación asigna sus encabezados a columnas y deduce el tipo de cada columna.

No, y este es el límite que conviene conocer antes de mover nada. Nada de lo que sube se indexa, así que una búsqueda como «encuentra la especificación que menciona el muro de contención» recorre las páginas que escribió en Onplana, además de tareas, proyectos, incidencias y comentarios, y nunca los archivos. Abrir un archivo concreto que usted nombra es otra cosa, más estrecha: un agente puede leer un archivo de texto, un .txt, .csv, .md o .json, mientras que un .docx, .pdf o .xlsx devuelve en su lugar un enlace de descarga.

Para el material que pertenece a un proyecto, normalmente sí. Como sistema de gestión documental para toda la empresa, no, y preferimos decirlo. No hay gestión de registros, ni etiquetas de retención, ni búsqueda de texto completo en el contenido de los archivos. Los flujos de aprobación de documentos están disponibles desde el plan Business: un documento o una versión nueva queda bloqueada hasta que decide un aprobador designado, y el documento registra quién aprobó cada versión y cuándo. Lo que sustituye es la carpeta de archivos del proyecto que está en otro sitio, y el enlace en la descripción de una tarea que se rompe cuando alguien mueve el archivo.

El plan Free tiene 300 MB de almacenamiento con hasta 500 documentos y 1000 filas de lista por proyecto. Se le invita a mejorar de plan en lugar de cortarle el acceso, y los límites suben mucho en los planes de pago. Nada de lo que ya subió se borra ni se oculta cuando cruza un límite.

Van a la papelera de reciclaje en lugar de destruirse, y el archivo se conserva en su sitio en lugar de borrarse, así que una restauración devuelve el documento con su contenido y no una fila vacía. Los archivos solo se eliminan de verdad cuando la entrada de la papelera se purga para siempre.