Repérez le conducteur d’engin réservé en double avant lundi, pas sur le chantier
Onplana montre les heures hebdomadaires de chaque personne face à tout ce sur quoi elle est déjà engagée, sur tous les chantiers et non sur un seul, si bien qu’une surcharge apparaît avant que la semaine ne commence et non quand plusieurs conducteurs de travaux arrivent en comptant sur la même équipe.
Ce qui change le lundi matin
Le tableur à côté du planning
- Rapprocher à la main, chaque semaine, la feuille de disponibilité des équipes et le planning.
- Appeler les chefs d’équipe un par un pour savoir qui est vraiment libre.
- Ressaisir le planning des congés dans la feuille de disponibilité.
- Découvrir la double réservation quand les chantiers comptent sur le même conducteur d’engin.
- Ressaisir les heures de la semaine dernière pour savoir ce que la semaine a vraiment coûté.
Une seule vue à la place
- Les heures hebdomadaires sont à côté de l’affectation engagée, sur tous les chantiers.
- Les absences posées sont retirées d’elles-mêmes des heures disponibles.
- Le conflit apparaît avant la semaine, avec la personne et la semaine nommées.
- La prévision lit les semaines à venir, pas seulement celle que vous avez devant vous.
- Les heures saisies alimentent la même vue, si bien que la semaine suivante se planifie sur ce qui s’est passé.
Comment ça marche
Étape 1
Fixez ce que chaque personne peut vraiment donner
Les heures hebdomadaires par personne, à côté de tout ce sur quoi elle est déjà engagée sur tous les chantiers et pas seulement sur celui-ci. Les absences posées sont retirées des heures disponibles, si bien qu’une semaine où quelqu’un est absent compte pour zéro et non pour une semaine pleine.
Étape 2
Lissez le conflit à l’intérieur du chantier
Niveler les ressources, dans le diagramme de Gantt, lit les heures du planning que vous avez déjà et propose des débuts plus tardifs pour le travail de priorité moyenne et basse. Le travail critique et de priorité haute reste en place au lieu d’être déplacé. Il raisonne en heures, pas en liens : un déplacement appliqué garde son nouveau début et les tâches qui suivent s’alignent dessus.
Étape 3
Confrontez le plan aux heures réellement travaillées
Les heures saisies alimentent la même vue d’utilisation que celle sur laquelle le plan est construit, à travers un circuit d’approbation que vous configurez. La semaine suivante se planifie sur ce qui s’est passé sur le chantier, et non sur ce que la semaine dernière supposait.
La preuve, sur votre planning
Nous préférons que vous ne nous croyiez pas sur parole pour le chiffre de surcharge. Les outils gratuits ci-dessous travaillent sur le fichier que vous avez déjà et indiquent ce qu’ils trouvent, avant que vous ne créiez un compte ou ne changiez quoi que ce soit.
La carte de chaleur des ressources lit votre .mpp ou votre XML et calcule l’utilisation hebdomadaire de chaque personne, avec les 10 pires surcharges et les tâches en cause. Le nivellement des ressources va plus loin : il signale chaque semaine où quelqu’un est surchargé, propose un planning réordonné qui lisse les conflits en laissant en place les tâches critiques et de priorité haute, et exporte le résultat en XML Microsoft Project pour que vous le rapportiez dans l’outil que vous utilisez aujourd’hui. Aucun des outils ne demande de compte, et aucun ne modifie votre fichier.
Ce que ça coûte, et ce que ça ne fait pas
La capacité par personne, la prévision des semaines à venir, l’affectation par projet et la feuille de temps avec circuit d’approbation sont dans le forfait Professional, sans minimum de licences. Cela remplace la feuille de disponibilité des équipes qui vit à côté du planning et ne lui correspond jamais tout à fait. L’import du planning lui-même est dans le forfait Free, vous pouvez donc apporter le fichier et regarder avant de décider quoi que ce soit.
La limite honnête
La capacité couvre toute l’organisation, vous verrez donc qu’un conducteur d’engin est engagé sur plusieurs chantiers à la fois. Le nivellement non. C’est l’analyse d’un seul planning : il propose des déplacements à l’intérieur d’un chantier et ne décide pas à votre place lequel de plusieurs chantiers cède. Sur un ensemble de chantiers séparés, cela compte : la vue vous dit quelle semaine casse et qui est au milieu, puis une personne décide quel chantier cède. Si vous attendiez du logiciel qu’il arbitre entre conducteurs de travaux, il ne le fait pas, et mieux vaut le savoir avant de changer qu’après.
Les questions que les planificateurs posent d’abord
Est-ce que ça planifie des équipes, ou seulement des personnes nommées ?
La capacité est tenue par personne, une équipe, ce sont donc les gens qui la composent. C’est voulu et non un manque : une équipe à laquelle il manque un conducteur d’engin n’est pas à court des mêmes heures dans tous les sens, et un seul chiffre pour toute l’équipe cache quel corps de métier est la contrainte. Si vous planifiez par équipe aujourd’hui, modélisez l’équipe par ses membres et les totaux tombent toujours juste.
Les absences posées sont-elles retirées automatiquement des heures disponibles ?
Oui, et une chose mérite d’être sue. Les absences posées sont retirées des heures disponibles par défaut. Si vous fixez une capacité explicite pour cette personne et cette semaine, votre chiffre l’emporte et la déduction ne s’applique pas en plus. C’est pour qu’un planificateur puisse dire « il est à mi-temps cette semaine » sans que le système le contredise, mais un chiffre explicite est exactement cela, un chiffre qui l’emporte.
Peut-il trancher pour moi un conflit qui touche plusieurs chantiers séparés ?
Non, et c’est la limite honnête. La vue de capacité couvre toute l’organisation, vous voyez donc qu’un conducteur d’engin est engagé sur plusieurs chantiers à la fois. Le nivellement travaille sur un planning à la fois : il propose des déplacements à l’intérieur d’un chantier, mais ne décide pas lequel de vos chantiers cède. Il vous montre le conflit ; la décision vous revient.
Dois-je reconstruire le planning pour essayer ?
Non. Importez le fichier que vous avez déjà. Le .mpp de Microsoft Project, le XML MSPDI, le .mpx et le .xer de Primavera P6 arrivent tous, avec les tâches, les liens, les ressources et les coûts, et l’import est dans le forfait Free, pas derrière une montée en gamme.
Dans quel forfait est la planification de la capacité ?
Professional. La capacité par personne, la prévision, l’affectation par projet et la feuille de temps avec circuit d’approbation y sont toutes, sans minimum de licences.
Puis-je voir la surcharge dans mon propre planning avant de m’inscrire ?
Oui. Importez votre .mpp dans la carte de chaleur des ressources gratuite et elle indique l’utilisation hebdomadaire de chaque personne et les pires surcharges. Le nivellement des ressources gratuit va plus loin et propose le planning réordonné, que vous pouvez exporter en XML Microsoft Project. Aucun des outils ne demande de compte.
Si la question porte sur le planning plutôt que sur les personnes, la planification de chantier (en anglais) explique comment apporter un planning P6 ou Microsoft Project et garder la référence. L’étape 3 ci-dessus est l’autre moitié de cette page, et le suivi du temps sur les projets explique ce que valent les heures saisies une fois arrivées. Hors du BTP, la même vue de capacité est le logiciel de planification de la capacité des ressources d’Onplana.
Voyez la semaine prochaine avant qu’elle n’arrive
Apportez le planning que vous avez déjà et placez vos équipes en face, dans le forfait Professional. Le fichier que vous avez reste exactement tel qu’il est.
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