Suivez le temps sur le plan, pas dans une autre application
Onplana enregistre les heures sur la tâche à laquelle elles appartiennent, fait passer la semaine par un circuit d’approbation que vous définissez, et la valorise au taux de coût comme au taux facturable, si bien que ce qu’un mois a valu est un chiffre que vous lisez, pas un chiffre que vous reconstituez.
Ce qui change en fin de mois
Un outil de suivi à côté du plan
- Exporter le CSV du mois dernier depuis l’outil de suivi du temps.
- Rattacher chaque ligne à un projet à la main, parce que les listes de projets ont divergé.
- Ouvrir un autre tableur pour savoir quel taux a changé en avril.
- Saisir le total dans la facture, puis encore dans le tableau de capacité.
- Découvrir au troisième mois qu’un client a été facturé au taux de l’an dernier.
Les heures dans le plan lui-même
- Les heures sont sur la tâche, il n’y a donc rien à rapprocher ensuite.
- Le circuit d’approbation, ce sont des personnes que vous avez nommées, pas une règle dont quelqu’un se souvient.
- Coût et facturation sont des taux distincts, résolus par personne, rôle et organisation.
- Le temps approuvé arrive en valeur acquise face au budget.
- Les mêmes heures alimentent la vue de capacité sur laquelle la semaine suivante est planifiée.
Comment ça marche
Étape 1
Enregistrez les heures là où le travail se trouve déjà
Les heures vont sur la tâche, pas sur une autre liste de projets qui se décale de la première. Personne n’a envie de faire ça un vendredi, alors Copier la semaine dernière reprend la semaine précédente et Remplir depuis le plan prépare la semaine à partir du plan, sous forme de brouillons que vous corrigez plutôt qu’une grille vide que vous remplissez.
Étape 2
Approuvez la semaine, par les personnes que vous avez nommées
Le circuit d’approbation, ce sont les chefs de projet du projet, ou une liste d’approbateurs qu’un propriétaire ou un administrateur nomme, pas une règle de boîte de réception dont quelqu’un doit se souvenir. Une semaine soumise leur parvient, un refus revient avec le motif du réviseur quand il en donne un, et le réviseur est inscrit sur l’entrée, si bien que la trace survit à la conversation.
Étape 3
Voyez ce que le temps a valu, pas seulement combien il y en a eu
Les heures approuvées sont valorisées au taux de coût et au taux facturable, enregistrés séparément, et arrivent sur le projet en valeur acquise à côté du budget. Les mêmes heures alimentent la vue de capacité sur laquelle repose le plan, si bien que la semaine suivante se planifie sur ce qui s’est passé plutôt que sur ce qu’on avait supposé.
Vérifiez le calcul avant de payer
La partie où l’on se trompe facilement, c’est l’argent, alors la partie argent est sur le forfait gratuit. Les grilles tarifaires sont sur le forfait Free : définissez vos taux de coût et vos taux facturables, donnez à une personne un taux propre à côté de celui de son rôle, et regardez le système choisir entre eux. Si le calcul ne correspond pas à votre façon de facturer, vous le saurez en un après-midi, et cela ne vous aura rien coûté.
Nous ne citons volontairement aucun chiffre du secteur sur les heures perdues à remplir des feuilles de temps. Le seul chiffre qui décide, c’est votre propre taux de réalisation face à vos propres grilles tarifaires, et celui-là, vous l’avez gratuitement. Quand vous serez prêt pour les heures elles-mêmes, voyez ce que coûte Professional.
Ce que ça coûte, et ce que ça ne fait pas
Les feuilles de temps, le circuit d’approbation, la capacité et la valeur acquise sont sur le forfait Professional sans minimum de licences, et les grilles tarifaires sur le forfait Free. Il remplace l’outil de suivi à part dont le seul vrai travail était d’alimenter un tableur que quelqu’un rapproche du plan à la main.
Les limites, honnêtement
- Ce n’est pas un outil de gestion des temps de présence. Il n’y a pas de chronomètre en cours, pas de pointage, pas de planification des équipes de travail et pas de paie. Les heures sont enregistrées sur le travail auquel elles appartiennent, à la journée. Si vous suivez du personnel horaire sur site plutôt que l’effort face à un plan, achetez autre chose.
- Il n’y a pas de synchronisation comptable dans Onplana. Le temps approuvé ne passe pas d’ici à votre comptabilité. Onplana Services, le produit pour les entreprises qui facturent des clients, l’envoie à Xero, et QuickBooks suit. Dans Onplana, la feuille de temps s’exporte en Excel ou en CSV depuis la page Rapports, sortir les heures est donc un fichier que vous générez.
- Le contrôle strict, c’est Enterprise. Les rappels, la vue de conformité et le chiffre du coût à risque viennent avec le forfait ci-dessus. Bloquer quelqu’un pour tout nouveau travail tant que la semaine dernière n’est pas soumise, les chaînes d’escalade et l’export de preuves prêt pour l’audit sont Enterprise : si le contrôle strict est la raison de votre achat, chiffrez ce forfait-là plutôt que celui-ci.
Les questions posées avant de changer
Est-ce que cela remplace Harvest, Toggl ou Clockify ?
Pour le temps qui appartient à un plan de projet, oui, et la différence tient à l’endroit où vont les heures plutôt qu’à la façon de les saisir : elles arrivent sur la tâche, elles alimentent donc la vue de capacité et la valeur acquise du projet au lieu d’arriver dans un CSV mensuel que quelqu’un rapproche à la main. Pour la gestion des temps de présence, ce n’est pas un remplacement, et la réponse suivante dit honnêtement pourquoi.
Y a-t-il un chronomètre démarrer et arrêter, ou un pointage ?
Non. Il n’y a pas de chronomètre en cours, pas de terminal de pointage, pas de planification des équipes de travail et pas de paie. C’est du suivi du temps par projet : vous enregistrez des heures sur le travail auquel elles appartiennent, à la journée. Si vous avez besoin d’une pointeuse pour du personnel horaire, ce n’est pas le bon outil, et vous ne devriez pas l’acheter pour cela.
Une personne à temps partiel peut-elle saisir des heures sans payer une licence complète ?
Oui. Un invité peut saisir du temps sur les projets dont il fait partie, et le forfait Professional comprend 2 licences invité gratuites. Au-delà de ce qui est inclus, un invité coûte une licence comme n’importe qui, c’est donc une vraie allocation et pas une allocation illimitée. Les invités sont aussi volontairement hors de la liste de conformité : leur semaine est révisée quand ils la saisissent, et on ne les relance jamais pour une semaine qu’ils n’ont pas saisie.
Puis-je facturer à un autre taux que ce que me coûte l’heure ?
Oui, et ce sont des chiffres enregistrés séparément, pas un taux auquel on applique un multiplicateur au moment du rapport. Définissez un taux facturable directement, ou une majoration en pourcentage sur le taux de coût, ou rien de cela, et le taux facturable est alors égal au taux de coût, sans marge. Les taux se résolvent du plus précis au plus général : la personne, puis son rôle, puis la valeur par défaut de l’organisation. Les taux par client et par projet viennent avec Onplana Services.
Est-ce synchronisé avec Xero ou QuickBooks ?
Pas dans Onplana lui-même. Onplana Services, c’est-à-dire Onplana avec une couche commerciale pour les entreprises qui facturent des clients, envoie le temps et les dépenses approuvés à Xero sous forme de brouillons de facture, et QuickBooks suit. Dans Onplana, la feuille de temps s’exporte en Excel ou en CSV depuis la page Rapports, les heures sortent donc sous forme de fichier que vous emmenez là où il le faut.
Sur quel forfait est-ce disponible ?
Professional, sans minimum de licences, et cela couvre les feuilles de temps, le circuit d’approbation, la capacité et la valeur acquise. Les grilles tarifaires sont sur le forfait Free, et c’est voulu : vous pouvez définir vos taux de coût et facturables et les voir se résoudre avant de nous payer quoi que ce soit qui les utilise.
Si la question est de savoir qui est disponible plutôt que ce que la semaine a coûté, la capacité des équipes sur tous les chantiers couvre le côté planification. Ce que les heures approuvées font au budget et à la marge se trouve dans coûts et budget, et le PSA pour les petits cabinets de conseil (en anglais) couvre tout le cycle facturable, du pipeline à la facture.
Saisissez vos taux et voyez le calcul
Les grilles tarifaires sont gratuites, vous pouvez donc vérifier comment vos heures seraient valorisées avant de payer pour une seule feuille de temps. Rien à installer, et l’outil que vous utilisez aujourd’hui pour suivre le temps continue de fonctionner.
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