Gardez les documents avec le projet, pas dans un autre outil

Oui, pour les fichiers Word, Excel et PowerPoint. L’édition se fait dans le navigateur sur OnlyOffice Document Server, avec coédition en direct, si bien que les personnes dans le même .docx voient les modifications des autres au lieu de produire des copies.

Oui. Un partage de document est lié à des destinataires nommés, de 1 à 50, et chacun confirme son adresse avec un code à usage unique de 6 chiffres avant que quoi que ce soit ne s’ouvre. Il n’y a pas de mode anonyme à transférer. Vous pouvez fixer une expiration, révoquer le partage ou le figer en instantané pour que les modifications faites après le partage restent privées. Si le client doit travailler dans le projet plutôt que lire un fichier, c’est une place d’invité, et les places d’invité gratuites commencent avec les forfaits payants.

Typée, pas une grille. Une liste a 13 types de colonnes : Texte, Multi-ligne, Nombre, Devise, Date, Liste déroulante, Sélection multiple, Case à cocher, URL, E-mail, Téléphone, Évaluation et Lien vers une autre liste, si bien qu’une ligne peut pointer vers une autre au lieu de répéter son texte. Vous pouvez créer une liste en important directement un fichier CSV ou Excel, et l’import associe vos en-têtes à des colonnes et déduit le type de chacune.

Non, et c’est la limite à connaître avant de déplacer quoi que ce soit. Rien de ce que vous importez n’est indexé, si bien qu’une recherche comme « trouve la spécification qui mentionne le mur de soutènement » parcourt les pages que vous avez rédigées dans Onplana, ainsi que les tâches, les projets, les problèmes et les commentaires, et jamais les fichiers. Ouvrir un fichier précis que vous nommez est autre chose, de plus étroit : un agent peut lire un fichier texte, un .txt, .csv, .md ou .json, alors qu’un .docx, .pdf ou .xlsx renvoie à la place un lien de téléchargement.

Pour le matériel qui appartient à un projet, en général oui. Comme système de gestion documentaire pour toute l’entreprise, non, et nous préférons le dire. Il n’y a pas de gestion des archives, pas d’étiquettes de rétention et pas de recherche plein texte dans le contenu des fichiers. Les circuits d’approbation de documents sont disponibles à partir du forfait Business : un nouveau document ou une nouvelle version reste verrouillé jusqu’à la décision d’un approbateur désigné, et le document garde la trace de qui a approuvé quelle version et quand. Ce que cela remplace, c’est le dossier de fichiers du projet rangé ailleurs, et le lien dans la description d’une tâche qui casse dès que quelqu’un déplace le fichier.

Le forfait Free offre 300 Mo de stockage avec jusqu’à 500 documents et 1 000 lignes de liste par projet. On vous propose de passer à un forfait supérieur au lieu de vous couper l’accès, et les limites augmentent nettement dans les forfaits payants. Rien de ce qui est déjà importé n’est supprimé ni masqué quand vous franchissez une limite.

Ils vont dans la corbeille au lieu d’être détruits, et le fichier lui-même est conservé au lieu d’être effacé, si bien qu’une restauration ramène le document et son contenu et non une ligne vide. Les fichiers ne sont supprimés pour de bon que lorsque l’entrée de la corbeille est purgée définitivement.