Erfassen Sie Zeit am Plan, nicht in einer separaten App
Onplana erfasst Stunden an der Aufgabe, zu der sie gehören, schickt die Woche durch eine Genehmigungskette, die Sie bestimmen, und bewertet sie zum Kostensatz und zum Abrechnungssatz, sodass Sie den Wert eines Monats ablesen, statt ihn zu rekonstruieren.
Was sich am Monatsende ändert
Ein Tracker neben dem Plan
- Die CSV des letzten Monats aus dem Zeiterfassungstool exportieren.
- Jede Zeile von Hand einem Projekt zuordnen, weil die beiden Projektlisten auseinandergelaufen sind.
- Eine weitere Tabelle öffnen, um herauszufinden, wessen Satz sich im April geändert hat.
- Die Summe in die Rechnung tippen und dann noch einmal in die Kapazitätstabelle.
- Im dritten Monat entdecken, dass ein Kunde zum Satz des Vorjahres abgerechnet wurde.
Stunden direkt im Plan
- Die Stunden liegen an der Aufgabe, also gibt es danach nichts zuzuordnen.
- Die Genehmigungskette sind Personen, die Sie benannt haben, keine Regel, an die jemand denken muss.
- Kosten und Abrechnung sind getrennte Sätze, aufgelöst pro Person, Rolle und Organisation.
- Genehmigte Zeit landet als Fertigstellungswert neben dem Budget.
- Dieselben Stunden fließen in die Kapazitätsansicht, nach der die nächste Woche geplant wird.
So funktioniert es
Schritt 1
Erfassen Sie die Stunden dort, wo die Arbeit schon ist
Stunden gehen an die Aufgabe, nicht an eine weitere Projektliste, die mit der ersten auseinanderläuft. Niemand macht das gern am Freitag, deshalb übernimmt Letzte Woche kopieren die Vorwoche, und Aus dem Plan füllen belegt die Woche aus dem Plan vor, als Entwürfe, die Sie korrigieren, statt eines leeren Rasters, das Sie ausfüllen.
Schritt 2
Genehmigen Sie die Woche, durch Personen, die Sie benannt haben
Die Genehmigungskette sind die Projektmanager des Projekts oder eine Liste von Genehmigenden, die ein Eigentümer oder Admin benennt, keine Postfachregel, an die jemand denken muss. Eine eingereichte Woche geht an sie, eine Ablehnung kommt mit der Begründung zurück, sofern die prüfende Person eine angibt, und wer geprüft hat, steht am Eintrag, sodass die Spur das Gespräch überdauert.
Schritt 3
Sehen Sie, was die Zeit wert war, nicht nur, wie viel es war
Genehmigte Stunden werden zum Kostensatz und zum Abrechnungssatz bewertet, die getrennt gespeichert sind, und landen im Projekt als Fertigstellungswert neben dem Budget. Dieselben Stunden fließen in die Kapazitätsansicht, auf der der Plan aufbaut, sodass die nächste Woche nach dem geplant wird, was geschah, nicht nach dem, was angenommen wurde.
Prüfen Sie die Rechnung, bevor Sie dafür bezahlen
Der Teil, bei dem man sich leicht vertut, ist das Geld, deshalb ist der Geldteil im kostenlosen Tarif. Kostensätze gibt es im Tarif Free: Legen Sie Ihre Kostensätze und Abrechnungssätze an, geben Sie einer Person einen eigenen Satz neben dem ihrer Rolle und sehen Sie zu, wie die Auflösung zwischen ihnen wählt. Passt die Rechnung nicht zu Ihrer Abrechnung, wissen Sie das nach einem Nachmittag, und es hat Sie nichts gekostet.
Wir nennen bewusst keine Branchenzahl über Stunden, die an Stundenzettel verloren gehen. Die einzige Zahl, die das entscheidet, ist Ihre eigene Realisierungsquote gegen Ihre eigenen Kostensätze, und die bekommen Sie kostenlos. Wenn Sie für die Stunden selbst so weit sind, sehen Sie, was Professional kostet.
Was es kostet und was es nicht kann
Zeiterfassung, die Genehmigungskette, Kapazität und Fertigstellungswert gibt es im Tarif Professional ohne Mindestzahl an Plätzen, Kostensätze im Tarif Free. Es ersetzt den separaten Tracker, dessen einzige echte Aufgabe es war, eine Tabelle zu füttern, die jemand von Hand mit dem Plan abgleicht.
Die ehrlichen Grenzen
- Das ist keine Anwesenheitszeiterfassung. Es gibt keinen laufenden Timer, kein Einstempeln, keine Schichtplanung und keine Lohnabrechnung. Stunden werden an der Arbeit erfasst, zu der sie gehören, tageweise. Wenn Sie Stundenkräfte vor Ort erfassen statt Aufwand gegen einen Plan, kaufen Sie etwas anderes.
- In Onplana gibt es keine Synchronisierung mit der Buchhaltung. Genehmigte Zeit fließt von hier nicht in Ihre Buchhaltung. Onplana Services, das Produkt für Firmen, die Kunden abrechnen, schickt sie an Xero, QuickBooks folgt als Nächstes. In Onplana exportieren Sie die Zeiterfassung auf der Seite Berichte nach Excel oder CSV, die Stunden herauszubekommen ist also eine Datei, die Sie erzeugen.
- Durchsetzung ist Sache von Enterprise. Erinnerungen, die Compliance-Ansicht und die Zahl der gefährdeten Kosten gehören zum oben genannten Tarif. Jemanden für neue Arbeit zu sperren, bis die letzte Woche eingereicht ist, Eskalationsketten und der prüfungsfeste Nachweisexport gibt es ab Enterprise. Ist harte Durchsetzung der Grund für den Kauf, kalkulieren Sie also mit jenem Tarif statt mit diesem.
Fragen, die man vor dem Wechsel stellt
Ersetzt das Harvest, Toggl oder Clockify?
Für Zeit, die zu einem Projektplan gehört, ja, und der Unterschied liegt darin, wohin die Stunden gehen, nicht, wie sie eingegeben werden: Sie landen an der Aufgabe, fließen also in die Kapazitätsansicht und den Fertigstellungswert des Projekts, statt als monatliche CSV anzukommen, die jemand von Hand abgleicht. Für Anwesenheitszeiterfassung ist es kein Ersatz, und die nächste Antwort sagt ehrlich, warum.
Gibt es einen Start-Stopp-Timer oder ein Einstempeln?
Nein. Es gibt keinen laufenden Timer, kein Stempelterminal, keine Schichtplanung und keine Lohnabrechnung. Das ist Projektzeiterfassung: Sie erfassen Stunden an der Arbeit, zu der sie gehören, tageweise. Wenn Sie eine Stempeluhr für Stundenkräfte brauchen, ist das das falsche Werkzeug, und Sie sollten es dafür nicht kaufen.
Kann eine Teilzeitkraft Stunden erfassen, ohne einen vollen Platz zu bezahlen?
Ja. Ein Gast kann Zeit auf den Projekten erfassen, in denen er ist, und der Tarif Professional enthält 2 kostenlose Gastplätze. Über das enthaltene Kontingent hinaus kostet ein Gast einen Platz wie jeder andere, es ist also ein echtes Kontingent und kein unbegrenztes. Gäste stehen außerdem bewusst nicht in der Compliance-Liste: Ihre Woche wird geprüft, wenn sie sie erfassen, und sie werden nie für eine Woche gemahnt, in der sie nichts erfasst haben.
Kann ich zu einem anderen Satz abrechnen, als mich die Stunde kostet?
Ja, und es sind getrennt gespeicherte Zahlen, nicht ein Satz mit einem Multiplikator, der erst im Bericht angewendet wird. Legen Sie einen Abrechnungssatz direkt fest, oder einen Aufschlag in Prozent auf den Kostensatz, oder keins von beiden, dann entspricht der Abrechnungssatz dem Kostensatz ohne Marge. Sätze werden vom Spezifischsten her aufgelöst: die Person, dann ihre Rolle, dann der Standard der Organisation. Sätze pro Kunde und pro Projekt kommen mit Onplana Services.
Wird mit Xero oder QuickBooks synchronisiert?
Nicht in Onplana selbst. Onplana Services, also Onplana plus eine kaufmännische Ebene für Firmen, die Kunden abrechnen, schickt genehmigte Zeit und Ausgaben als Rechnungsentwürfe an Xero, QuickBooks folgt als Nächstes. In Onplana exportieren Sie die Zeiterfassung auf der Seite Berichte nach Excel oder CSV, sodass die Stunden als Datei herauskommen, die Sie dorthin bringen, wo sie gebraucht werden.
In welchem Tarif ist das?
Professional, ohne Mindestzahl an Plätzen, und das umfasst Zeiterfassung, die Genehmigungskette, Kapazität und Fertigstellungswert. Kostensätze gibt es im Tarif Free, und das ist Absicht: Sie können Ihre Kosten- und Abrechnungssätze anlegen und ihre Auflösung sehen, bevor Sie für irgendetwas bezahlen, das sie nutzt.
Wenn die Frage ist, wer frei ist, statt was die Woche gekostet hat, deckt die Kapazität der Teams über alle Baustellen die Planungsseite ab. Was die genehmigten Stunden mit Budget und Marge machen, steht unter Kosten und Budget, und PSA für kleine Beratungen (auf Englisch) deckt den ganzen Abrechnungszyklus von der Pipeline bis zur Rechnung ab.
Tragen Sie Ihre Sätze ein und sehen Sie die Rechnung
Kostensätze sind kostenlos, Sie können also prüfen, wie Ihre Stunden bewertet würden, bevor Sie für einen einzigen Stundenzettel bezahlen. Nichts zu installieren, und womit Sie heute Zeit erfassen, funktioniert weiter.
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