Die Dokumente gehören zum Projekt, nicht in ein anderes Werkzeug
Onplana führt Dokumentordner, typisierte Listen und Webpart-Seiten im Projekt selbst, Word- und Excel-Dateien werden im Browser bearbeitet, und die Hälfte mit Dokumenten und Listen ist im Tarif Free enthalten.
Wo das Projektmaterial meistens liegt
In einem zweiten System
- Der Plan liegt in einem Werkzeug, die Dateien auf einem gemeinsamen Laufwerk.
- Ein Link in der Aufgabenbeschreibung bricht, sobald jemand die Datei verschiebt.
- Entscheidungen stehen in einer Tabelle, die niemand wiederfindet.
- Mehrere Leute bearbeiten mehrere Kopien, und aktuell ist die, die zuletzt verschickt wurde.
Im Projekt
- Der Ordner ist ein Reiter im Projekt, es gibt also keinen Link, der veraltet.
- Office-Dateien öffnen sich im Browser, und mehrere Personen bearbeiten dieselbe.
- Eine Liste hat typisierte Spalten, ein Entscheidungsprotokoll bleibt also abfragbar.
- Ein Kunde liest eine Datei, nachdem er seine eigene Adresse bestätigt hat.
So funktioniert es
Schritt 1
Der Ordner liegt im Projekt
Laden Sie Dateien bis 100 MB pro Datei in einen Dokumentordner, der zum Projekt gehört oder in der ganzen Organisation geteilt wird. Word, Excel und PowerPoint öffnen sich im Browser, und mehrere Personen können dieselbe Datei gleichzeitig bearbeiten, sodass die aktuelle Fassung die im Projekt ist und nicht die in irgendeinem Posteingang.
Schritt 2
Ein Kunde liest es, ohne dass Sie ihm eine Lizenz kaufen
Eine Dokumentfreigabe geht an benannte Empfänger, 1 bis 50 pro Freigabe. Jeder bestätigt seine Adresse mit einem einmaligen 6-stelligen Code, es gibt also keinen anonymen Link zum Weiterleiten. Freigaben können ablaufen, widerrufen werden und als Momentaufnahme eingefroren werden, sodass spätere Änderungen privat bleiben.
Der Beweis
Eine Liste hat 13 typisierte Spaltentypen statt einfacher Zellen, darunter eine Verknüpfung, damit eine Zeile auf eine andere zeigen kann. Die Office-Bearbeitung läuft auf OnlyOffice Document Server, deshalb verhält sich die gemeinsame Bearbeitung wie in Word und nicht wie in einem Textfeld im Web.
OnlyOffice ist nicht unsere Software, Sie können also prüfen, was es tut, ohne uns zu glauben: die Dokumentation zum Document Server (auf Englisch) beschreibt das Bearbeiten und das gemeinsame Arbeiten, und wir betreiben die Community Edition unverändert unter der AGPL v3, mit ihrem Quellcode (auf Englisch) öffentlich. Für die Listen ist der schnellste Test Ihre eigene Datei: eine Tabelle in eine Liste importieren (auf Englisch) zeigt, was mit Ihren Spaltenüberschriften und Spaltentypen passiert.
Was es kostet und was es nicht kann
Dokumentordner, Listen, Office-Bearbeitung im Browser und die Freigabe im Arbeitsbereich der ganzen Organisation sind alle im Tarif Free enthalten. Webpart-Seiten, die Inhaltsblöcke und Live-Projekt-Widgets zu einer Seite zusammensetzen, gibt es im Tarif Professional.
Die Grenzen im Tarif Free sind 300 MB Speicher, bis zu 500 Dokumente und 1.000 Listenzeilen pro Projekt sowie 100 MB für eine einzelne Datei. Die Werte aller Tarife stehen auf der Preisseite.
Die ehrliche Grenze
Nichts, was Sie hochladen, wird indexiert, der Assistent kann also nicht in Dateiinhalten suchen. Indexiert werden die in Onplana geschriebenen Seiten, dazu Aufgaben, Projekte, Probleme und Kommentare. Einen Agenten auf eine bestimmte Textdatei anzusetzen ist die Ausnahme, und sie ist eng: eine .txt, .csv, .md oder .json kann er lesen, eine .docx, .pdf oder .xlsx liefert einen Download-Link und nichts weiter. Wenn Sie genau die Suche in Dateiinhalten brauchen, ist das hier nicht das Richtige, und das sollten Sie wissen, bevor Sie etwas umziehen.
Was Teams fragen, bevor sie ihre Dateien umziehen
Können mehrere Personen dasselbe Dokument gleichzeitig bearbeiten?
Ja, bei Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien. Die Bearbeitung läuft im Browser auf OnlyOffice Document Server, mit gemeinsamer Bearbeitung in Echtzeit, sodass alle in derselben .docx die Änderungen der anderen sehen, statt dass Kopien entstehen.
Kann ich einem Kunden ein Dokument geben, ohne eine Lizenz zu bezahlen?
Ja. Eine Dokumentfreigabe gilt für benannte Empfänger, 1 bis 50, und jeder bestätigt seine Adresse mit einem einmaligen 6-stelligen Code, bevor sich etwas öffnet. Einen anonymen Modus zum Weiterleiten gibt es nicht. Sie können ein Ablaufdatum setzen, die Freigabe widerrufen oder sie als Momentaufnahme einfrieren, sodass Änderungen nach der Freigabe privat bleiben. Soll der Kunde im Projekt mitarbeiten, statt eine Datei zu lesen, ist das ein Platz als Gast, und kostenlose Gastplätze gibt es erst in den bezahlten Tarifen.
Ist eine Liste eine echte Datenbank oder nur ein Raster?
Typisiert, kein Raster. Eine Liste hat 13 Spaltentypen: Text, Mehrzeiliger Text, Zahl, Währung, Datum, Auswahlliste, Mehrfachauswahl, Kontrollkästchen, URL, E-Mail-Adresse, Telefon, Bewertung und Verknüpfung mit einer anderen Liste, sodass eine Zeile auf eine andere zeigen kann, statt deren Text zu wiederholen. Sie können eine Liste direkt aus einer CSV- oder Excel-Datei anlegen, und der Import ordnet Ihre Spaltenüberschriften den Spalten zu und erkennt den Typ jeder Spalte.
Kann die KI in den Dokumenten suchen, die ich hochlade?
Nein, und das ist die Grenze, die Sie kennen sollten, bevor Sie etwas umziehen. Nichts, was Sie hochladen, wird indexiert, eine Suche wie „finde die Spezifikation, die die Stützmauer erwähnt“ durchsucht also die Seiten, die Sie in Onplana geschrieben haben, dazu Aufgaben, Projekte, Probleme und Kommentare, aber nie die Dateien. Eine bestimmte Datei zu öffnen, die Sie nennen, ist etwas anderes und Engeres: Ein Agent kann eine Textdatei lesen, eine .txt, .csv, .md oder .json, während eine .docx, .pdf oder .xlsx stattdessen einen Download-Link liefert.
Ersetzt das SharePoint oder Confluence?
Für das Material, das zu einem Projekt gehört, meistens. Als Dokumentenmanagement für das ganze Unternehmen nicht, und das sagen wir lieber gleich. Es gibt keine Schriftgutverwaltung, keine Aufbewahrungsbezeichnungen und keine Volltextsuche in Dateiinhalten. Genehmigungsworkflows für Dokumente gibt es ab dem Tarif Business: Ein neues Dokument oder eine neue Version bleibt gesperrt, bis eine benannte genehmigende Person entscheidet, und das Dokument hält fest, wer welche Version wann genehmigt hat. Ersetzt wird der Ordner mit Projektdateien, der woanders liegt, und der Link in einer Aufgabenbeschreibung, der veraltet, sobald jemand die Datei verschiebt.
Was passiert, wenn ich die Speichergrenze erreiche?
Der Tarif Free umfasst 300 MB Speicher mit bis zu 500 Dokumenten und 1.000 Listenzeilen pro Projekt. Sie werden zum Upgrade aufgefordert, statt abgeschnitten zu werden, und die Grenzen steigen in den bezahlten Tarifen deutlich. Nichts, was schon hochgeladen ist, wird gelöscht oder ausgeblendet, wenn Sie eine Grenze überschreiten.
Wenn ich ein Projekt lösche, gehen die Dokumente mit?
Sie landen im Papierkorb, statt vernichtet zu werden, und die zugrunde liegende Datei bleibt erhalten, sodass eine Wiederherstellung das Dokument mit seinem Inhalt zurückbringt und keine leere Zeile. Endgültig entfernt werden Dateien erst, wenn der Eintrag im Papierkorb dauerhaft gelöscht wird.
Legen Sie die Dateien eines Projekts dorthin, wo der Plan ist
Ordner, Listen und Office-Bearbeitung sind im Tarif Free enthalten, Sie können also ein einzelnes Projekt umziehen und sehen, ob der Rest folgen soll.
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