独自のフィールド、独自の承認を、
開発者なしで。
Onplana なら、作業を率いる人が、報告に使うフィールドを追加し、今は手作業でしている催促を自動化し、依頼をフォームで受け付けられます。人が判断すべきところには承認ステップを置けます。
プロセスが抜け落ちるところ
並行する表計算とリマインダーから、プロジェクトの中のルールへ
これまで
依頼はメールやメッセージで届き、誰かがそれを一件ずつ計画に打ち直している。
組織が報告に使うフィールドは、プロジェクトの隣の表計算の中にある。
期限切れのタスクを誰かが催促するかどうかは、その人が覚えているかどうか次第。
承認はスレッドの中の返信で、監査の日には誰も見つけられない。
Onplana なら
専用リンクの受付フォームが、送信をそれぞれ正しいプロジェクトのタスクに変えます。
独自のフィールドはプロジェクト、タスク、提案の中に、絞り込める列としてあります。
ワークフローが期限切れのタスクを見つけ、翌日まで待って、担当者にメールを送ります。
承認ステップは指定した人が判断するまで実行を止め、誰が判断したかを記録します。
手に入るもの
同じプロジェクトに、フィールド、ルール、フォームを
フィールドは作業を説明し、ワークフローは作業に働きかけ、フォームは新しい作業を運び込みます。すべて、ガントチャートやボードがすでに表示しているタスクの上で。
自分たちの言葉でフィールドを
組織が追っているフィールドを、プロジェクト、タスク、提案に追加します。テキスト、数値、通貨、日付、ドロップダウン、チェックボックス、評価など、それぞれに独自の選択肢を定義できます。
ひとつのプロジェクトだけのフィールド
プロジェクトの担当者は、自分たちの作業にだけ必要なフィールドを管理者なしで追加でき、役に立つと証明されたフィールドは値を保ったまま組織全体に昇格されます。
絞り込みとエクスポートができる列
タスクのフィールドはグリッド ビューの列になり、組織のフィールドとプロジェクトのフィールドに分けて表示されます。それで絞り込めて、Excel へのエクスポートでは数値は数値、日付は日付と、それぞれの型が保たれます。
文章のように読めるワークフロー
タスク、プロジェクト、タイムシート、提案に何かが起きたとき：条件を確認し、待ち、作業を更新し、コメントを投稿し、メールを送ります。プロジェクトごとにも組織全体にも設定できます。
受信箱付きの承認ステップ
指定した人が承認するまでワークフローを止めます。最初の判断でも全員でも選べ、依頼の隣に実行履歴がある承認の受信箱から判断できます。
説明してから、見直す
どうしたいかを一文で書くと、AI がエディターを埋めます。ステップを読んで保存するまで、何も保存も有効化もされません。
サインイン不要の受付フォーム
必要ならパスワード付きで、フォームを専用のリンクで公開します。送信はそれぞれ選んだプロジェクトのタスクになり、ワークフローを開始することもできます。
自社システムへの署名付き Webhook
タスクとプロジェクトのイベントを自社のエンドポイントに送ります。呼び出しが Onplana からのものだとわかるよう HMAC-SHA256 で署名され、配信はすべて確認できるよう記録されます。
後付けではなく、組み込み
Onplana には、プロジェクト、タスク、提案に使える 12 種類のカスタム フィールドがあり、ワークフローはタスク、プロジェクト、リスト、タイムシート、提案、新しいメンバーから開始でき、Professional プラン以上で使えます。ワークフローがタスクに加えた変更は、タスクの履歴にワークフローの名前付きで記録されます。
依頼からプロジェクトへ
新しい作業のための入り口
受付フォームは、Onplana のアカウントを持たない人からの依頼を集めます。Professional プラン以上で使えます。依頼がプロジェクトになる前に判断が必要なら、そこから先はガバナンスのプロセスが引き受けます。
フォームには専用のリンクがあり、任意でアクセス用のパスワードで保護でき、組織の名前が表示されるので訪問者には誰のフォームかがわかります。
送信は回答とともに保存され、選んだプロジェクトのタスクになり、回答は説明欄に入ります。
指定した人やチームに通知が届き、送信をきっかけにタグ付け、割り当て、承認の依頼を行うワークフローを開始できます。
送信はクリック一回でガバナンスの提案になり（Enterprise プラン以上）、そのレビューを通ります。
費用と、できないこと
カスタム フィールド、ワークフロー、承認の受信箱、受付フォームはProfessional プラン以上で使えます。署名付き Webhook はBusiness プラン以上で使えます。
フィールドは値を保存するもので、計算はしません。複数のフィールドにまたがる合計やスコアはフィールドではなくレポートです。フォームは開いた人全員に同じ質問をします。また、カスタム フィールドは保存したプロジェクト テンプレートには含まれず、テンプレートが保つのはタスクの構造とその期限です。
無料、アカウント不要
まだプロセスを変える時期ではありませんか？
今の PMO の働き方を評価するか、プロジェクト計画のテンプレートから始めてください。
フィールド、ワークフロー、フォームについての質問
どのプランが必要ですか？
カスタム フィールド、承認ステップ付きのワークフロー、公開受付フォームはProfessional プラン以上で使えます。署名付き Webhook はBusiness プラン以上で、送信をガバナンスの提案に変えるのはEnterprise プラン以上で使えます。
これを設定するのに開発者は必要ですか？
いいえ。フィールドは設定から追加し、ワークフローは文章のように読めるエディターで作り、フォームはフィールドをひとつずつ組み立てます。既定では組織の所有者、管理者、ポートフォリオ マネージャーが管理し、プロジェクトの担当者は自分のプロジェクトにフィールドを追加できます。開発者が必要なのは Webhook だけです。受け取る仕組みが必要だからです。
どんな種類のフィールドを追加できますか？
12 種類です：テキスト、複数行テキスト、数値、日付、ドロップダウン、複数選択、チェックボックス、URL、メール、電話、通貨、評価。フィールドはプロジェクト、タスク、提案のいずれかに属し、ドロップダウンと複数選択のフィールドは定義した選択肢の一覧を使うので、値が絞り込みや報告に使えるほどきれいに保たれます。
計画はカスタム列付きで Microsoft Project から来ます。その列はどうなりますか？
組織のすべてのプロジェクトではなく、インポートしたプロジェクトのフィールドとして届くので、インポートで全員のグリッドが列だらけになることはありません。残す価値のあるものは後から組織全体に昇格でき、入力済みの値はそのまま結びついています。
AI にワークフローを作ってもらえますか？
下書きなら作れます。どうしたいかを一文で説明すると、トリガー、名前、ステップでエディターを埋めます。ワークフローを保存したり有効にしたりはしません。ステップを読み、指摘された点を直して保存するのはあなたで、新しいワークフローは一時停止の状態で始まります。
ワークフローによる変更と人による変更をどう見分けますか？
タスクの［履歴］タブで、その変更を開始した操作をした人の下に、ワークフローの名前付きで表示されます。タスクを開ける人なら誰でも見られ、タスクの履歴を読むエージェントにも見えます。