別のアプリではなく、計画の上で時間を管理
Onplana は時間をそれが属するタスクに記録し、あなたが決めた承認の流れに週を通し、原価単価と請求単価で金額にします。ひと月の価値は組み立て直す数字ではなく、読むだけの数字になります。
月末に変わること
計画の横にある時間記録ツール
- 時間管理ツールから先月の CSV を書き出す。
- プロジェクトの一覧がずれてしまったので、一行ずつ手でプロジェクトに対応付ける。
- 途中で誰の単価が変わったかを知るために、別のスプレッドシートを開く。
- 合計を請求書に書き、さらにキャパシティのシートにも書く。
- 数か月後に、ある顧客に昨年の単価で請求していたと気づく。
計画そのものの上の時間
- 時間はタスクの上にあるので、あとで突き合わせるものがありません。
- 承認の流れは、誰かが覚えているルールではなく、指名した人たちです。
- コストと顧客への請求は別々の単価で、個人、役割、組織の順に決まります。
- 承認された時間は、予算に対するアーンド バリューとして届きます。
- 同じ時間が、翌週の計画に使うキャパシティのビューにも入ります。
仕組み
手順 1
仕事がすでにある場所に時間を記録
時間はタスクに記録し、最初の一覧とずれていく別のプロジェクト一覧には記録しません。金曜日にそれをしたい人はいないので、「先週をコピー」は前の週を持ってきて、「計画から入力」は計画から週を用意します。埋めるべき空の表ではなく、直すための下書きです。
手順 2
指名した人を通して週を承認
承認の流れはプロジェクトのプロジェクト マネージャー、またはオーナーか管理者が指名した承認者の一覧で、誰かが覚えておくべき受信トレイのルールではありません。提出された週はその人たちに届き、差し戻しはレビュー担当者が理由を書けばその理由とともに戻ります。レビュー担当者は記録に残るので、会話が終わっても経緯は残ります。
手順 3
時間の量だけでなく、その価値を見る
承認された時間は原価単価と請求単価で金額になり、別々に保存され、予算の横に出来高（アーンド バリュー）としてプロジェクトに届きます。同じ時間が計画の土台となるキャパシティのビューにも入るので、翌週は想定ではなく実際に起きたことで計画できます。
払う前に計算を確かめる
間違えやすいのはお金の部分なので、お金の部分は無料プランにあります。単価表は Free プランにあります。原価単価と請求単価を決め、役割の単価の横に個人の単価を設定し、システムがどちらを選ぶかを見てください。計算が自社の請求のやり方と合わなければ、午後のうちにわかり、費用は何もかかりません。
タイムシートで失われる時間についての業界の数字は、あえて挙げていません。決め手になる数字は、自社の単価に対する実現率だけで、それは無料で手に入ります。実際の時間の記録を始める準備ができたら、 費用を見る：Professional。
費用と、しないこと
タイムシート、承認の流れ、キャパシティ、アーンド バリューは Professional プランにあり、最低ライセンス数はありません。単価表は Free プランにあります。計画と手で突き合わせるスプレッドシートに数字を入れることだけが本当の役目だった、別の時間記録ツールの代わりになります。
限界を、正直に
- これは勤怠管理システムではありません。 動き続けるタイマーも、打刻も、シフトの計画も、給与計算もありません。時間は、それが属する仕事に日ごとに記録します。計画に対する作業量ではなく、現場の時給の従業員を管理するなら、別のツールを買ってください。
- Onplana には会計との同期がありません。 承認された時間はここから会計に渡りません。顧客に請求する会社のための製品である Onplana Services は、それを QuickBooks Online や Xero に送ります。Onplana では、タイムシートはレポート ページから Excel か CSV に書き出すので、時間を取り出すのは自分で作るファイルです。
- 義務としての遵守は Enterprise の役目です。 リマインダー、コンプライアンスのビュー、危険なコストの数値は上のプランで使えます。先週を提出するまで新しい仕事への記録を止めること、エスカレーションの流れ、監査に使える証跡の書き出しは Enterprise のものです。厳格なコンプライアンスが購入の理由なら、このプランではなくそのプランで価格を見積もってください。
乗り換える前によく聞かれる質問
Harvest、Toggl、Clockify の代わりになりますか？
プロジェクトの計画に属する時間については、なります。違いは入力の仕方ではなく時間の行き先です。時間はタスクに届くので、誰かが手で突き合わせる月次の CSV として届く代わりに、キャパシティのビューとプロジェクトのアーンド バリューに入ります。勤怠管理の代わりにはなりません。次の答えでその理由を正直に説明します。
開始と停止のタイマーや打刻はありますか？
ありません。動き続けるタイマーも、打刻の端末も、シフトの計画も、給与計算もありません。これはプロジェクトの工数管理で、時間はそれが属する仕事に日ごとに記録します。時給の従業員のためのタイム レコーダーが必要なら、これは合わないツールで、その目的で買うべきではありません。
パートタイムの人は、フル ライセンスを払わずに時間を記録できますか？
はい。ゲストは自分が参加しているプロジェクトで時間を記録でき、Professional プランには無料のゲスト シートが 2 席含まれます。含まれる分を超えると、ゲストもほかの人と同じく一つのライセンスになるので、無制限ではなく実際の割り当てです。また、ゲストはあえてコンプライアンスの一覧から外しています。ゲストの週は記録したときにレビューされ、記録していない週について催促されることはありません。
一時間のコストと違う単価で請求できますか？
はい。それぞれ別々に保存される数値で、レポートのときに倍率を掛ける一つの単価ではありません。請求単価を直接決めるか、原価単価に対するパーセントのマークアップを決めるか、どちらも決めないかです。どちらも決めなければ請求単価は原価単価と同じで、利益はありません。単価は最も具体的なものから一般的なものへ決まります。個人、次にその人の役割、そして組織の既定値です。顧客ごと、プロジェクトごとの単価は Onplana Services にあります。
Xero や QuickBooks と同期しますか？
Onplana ではしません。顧客に請求する会社のための商取引の層を加えた Onplana である Onplana Services は、承認された時間と経費を、Xero には請求書の下書きとして、QuickBooks Online には請求書として送ります。Onplana では、タイムシートはレポート ページから Excel か CSV に書き出すので、時間は必要な場所に持っていくファイルとして出てきます。
どのプランで使えますか？
Professional で、最低ライセンス数はなく、タイムシート、承認の流れ、キャパシティ、アーンド バリューが含まれます。単価表は Free プランにあり、これは意図したものです。それを使う何かにお金を払う前に、原価単価と請求単価を決めて、どう決まるかを確かめられます。
問いが週の費用ではなく誰の手が空いているかなら、 すべての現場をまたいだ班のキャパシティ が計画の部分を扱います。 承認された時間が予算と利益にどう効くかは コストと予算に、 小規模なコンサルティング会社のための PSA は商談のパイプラインから請求書までの請求可能な仕事の流れ全体を扱います。 まだスプレッドシートで時間を記録していますか？まずは Excel と Google スプレッドシート用の無料の月次タイムシート テンプレート から始め、ファイルが増えてきたらチームを連れてきてください。