ドキュメントは別のツールではなく、プロジェクトと一緒に
Onplana は、ドキュメントフォルダー、型のあるリスト、Web パーツ ページをプロジェクトの中に持ち込み、Word と Excel のファイルはブラウザーで編集できます。ドキュメントとリストの部分は Free プランに含まれます。
プロジェクトの資料がふだんある場所
別のシステムに
- 計画はあるツールに、ファイルは共有ドライブに。
- タスクの説明に貼ったリンクは、誰かがファイルを動かすと切れる。
- 決定事項は、もう誰も見つけられない表計算の中。
- 何人もが何部ものコピーを編集し、正しいのは最後にメールで送られたもの。
プロジェクトの中に
- フォルダーはプロジェクトのタブなので、切れるリンクがありません。
- Office ファイルはブラウザーで開き、何人もが同じファイルを編集します。
- リストには型のある列があるので、決定の記録を検索できます。
- 顧客は自分のアドレスを確認してからファイルを読みます。
仕組み
ステップ 1
フォルダーはプロジェクトの中に
プロジェクトにリンクした、または組織全体で共有するドキュメントフォルダーに、ファイルごとに最大 100 MB までアップロードできます。Word、Excel、PowerPoint はブラウザーで開き、何人もが同じファイルを同時に編集できるので、正しい版は誰かの受信箱ではなくプロジェクトにあります。
ステップ 2
顧客は、ライセンスを買わなくても読める
共有ドキュメントは、名前を指定した受信者に一度に 1～50 人まで送られます。それぞれが 6 桁の使い捨てのコードで自分のアドレスを証明するので、転送できる匿名のリンクはありません。共有には期限を付けられ、取り消せ、スナップショットに固定できるので、その後の変更は非公開のままです。
根拠
リストには、ただのセルではなく 13 種類の列があり、行が別の行を指すためのリンクもあります。Office の編集は OnlyOffice Document Server で動いており、そのため共同編集は Web のテキスト ボックスではなく Word のように振る舞います。
OnlyOffice は当社のソフトウェアではないので、当社を信じなくても何をするかを確かめられます。 Document Server のドキュメント （英語） に編集と共同編集の説明があり、当社はその Community Edition を変更せずに AGPL v3 ライセンスのもとで使っています。 ソース コード （英語） も公開されています。リストについて一番早い確認方法は、ご自身のファイルです。 表計算をリストにインポートする （英語） で、見出しと列の型がどうなるかを説明しています。
費用と、できないこと
ドキュメントフォルダー、リスト、ブラウザーでの Office の編集、組織全体のワークスペースでの共有は Free プランに含まれます。コンテンツ ブロックとプロジェクトのライブ ウィジェットを同じページにまとめる Web パーツ ページは Professional プランに含まれます。
Free プランの上限は、ストレージ 300 MB、プロジェクトあたり最大 500 件のドキュメントと 1,000 行のリスト、ファイルごとに 100 MB です。各プランの数字は 料金ページにあります。
正直に言う制限
アップロードしたものはインデックスされないため、アシスタントはファイルの中身を検索できません。インデックスされるのは Onplana で書いたページと、タスク、プロジェクト、課題、コメントです。エージェントに特定のテキスト ファイルを指し示すのは例外で、範囲は限られます。.txt、.csv、.md、.json なら読めますが、.docx、.pdf、.xlsx ではダウンロード リンクが返るだけです。ファイルの中身の検索が必要なら、これはできません。何かを移す前に知っておいてください。
ファイルを移す前によく聞かれること
何人もが同じドキュメントを同時に編集できますか？
はい、Word、Excel、PowerPoint のファイルならできます。編集はブラウザーの OnlyOffice Document Server で行われ、リアルタイムの共同編集なので、同じ .docx で作業する人はコピーを作るのではなく互いの変更を見られます。
ライセンス料を払わずに顧客にドキュメントを渡せますか？
はい。共有ドキュメントは名前を指定した受信者に 1～50 人まで送られ、それぞれが何かを開く前に 6 桁の使い捨てのコードで自分のアドレスを確認します。転送できる匿名のモードはありません。期限を設定したり、取り消したり、スナップショットに固定してその後の変更を非公開に保ったりできます。顧客がファイルを読むのではなくプロジェクトで作業する必要があるなら、それはゲスト席で、無料のゲスト席は有料プランからです。
リストは本当のデータベースですか？ ただのグリッドですか？
グリッドではなく、型があります。リストには 13 種類の列があります：テキスト、複数行テキスト、数値、通貨、日付、ドロップダウン、複数選択、チェックボックス、URL、メールアドレス、電話番号、評価、別のリストへのリンク。そのため行は別の行のテキストを繰り返すのではなく、その行を指せます。CSV や Excel ファイルを直接インポートしてリストを作ることもでき、インポートは見出しを列に対応付け、各列の型を推測します。
AI はアップロードしたドキュメントの中を検索できますか？
いいえ。これが何かを移す前に知っておくべき制限です。アップロードしたものはインデックスされないため、「擁壁に触れている仕様書を探して」のような検索は、Onplana で書いたページとタスク、プロジェクト、課題、コメントを調べ、ファイルは決して調べません。名前を指定した特定のファイルを開くのは別の、より限られた話です。エージェントはテキスト ファイル（.txt、.csv、.md、.json）を読めますが、.docx、.pdf、.xlsx では代わりにダウンロード リンクが返ります。
SharePoint や Confluence の代わりになりますか？
プロジェクトに属する資料なら、たいていはなります。全社の文書管理システムとしては、なりません。そうはっきり言っておきます。レコード管理も、保持ラベルも、ファイルの中身の全文検索もありません。ドキュメントの承認フローは Business プランから使えます。ドキュメントや新しいバージョンは指定した承認者が判断するまで保留され、各バージョンを誰がいつ承認したかがドキュメントに記録されます。置き換えるのは、別の場所にあるプロジェクトのファイル フォルダーと、誰かがファイルを動かすと切れるタスクの説明内のリンクです。
ストレージの上限に達するとどうなりますか？
Free プランのストレージは 300 MB で、プロジェクトあたり最大 500 件のドキュメントと 1,000 行のリストです。アクセスを止めるのではなく上位プランへの切り替えを提案し、有料プランでは上限が大きく上がります。上限を超えても、すでにアップロードしたものが削除されたり隠されたりすることはありません。
プロジェクトを削除すると、ドキュメントも消えますか？
破棄されるのではなくごみ箱に入り、ファイルは削除されずにそのまま残るので、復元すると空の行ではなく中身ごとドキュメントが戻ります。ファイルが本当に削除されるのは、ごみ箱の項目が完全に削除されたときだけです。
プロジェクトのファイルを、計画がある場所に
フォルダー、リスト、Office の編集は Free プランに含まれるので、まずはあるプロジェクトだけを移して、残りも続くべきかを確かめられます。
無料で始める