让文档与项目待在一起，而不是放在另一个工具里
Onplana 把文档文件夹、带类型的列表和 Web 部件页面放进项目本身，Word 和 Excel 文件可以在浏览器中编辑，文档和列表部分包含在 Free 方案中。
项目资料通常放在哪里
在另一个系统中
- 计划在一个工具里，文件在共享盘上。
- 粘贴在任务描述中的链接，会在有人移动文件时失效。
- 决定记在一张再也没人找得到的电子表格里。
- 多个人编辑多个副本，有效的是最后一次通过邮件发出的那份。
在项目中
- 文件夹就是项目的一个标签，因此没有会失效的链接。
- Office 文件在浏览器中打开，多人编辑同一个文件。
- 列表的列带有类型，因此决策日志可以查询。
- 客户验证自己的地址后即可阅读文件。
工作原理
步骤 1
文件夹就在项目之内
把每个不超过 100 MB 的文件上传到与项目关联或在全组织共享的文档文件夹中。Word、Excel 和 PowerPoint 在浏览器中打开，多人可以同时编辑同一个文件，因此有效的版本就是项目中的那份，而不是某人收件箱里的那份。
步骤 2
客户无需你为其购买许可证即可阅读
共享文档发送给具名接收者，每次 1 到 50 人。每人都用一个 6 位一次性验证码证明自己的地址，因此不存在可以随意转发的匿名链接。共享可以设置过期、撤销，也可以冻结为快照，让之后的修改保持私密。
证据
列表有 13 种列类型，而不是简单的单元格，其中包括让一行指向另一行的链接。Office 编辑运行在 OnlyOffice Document Server 上，这就是为什么协同编辑的体验像 Word，而不像一个网页文本框。
OnlyOffice 不是我们的软件，因此你无需相信我们就能核实它做了什么： 它的 Document Server 文档 （英文） 介绍了编辑和协同编辑，我们按 AGPL v3 许可证不加修改地使用它的社区版， 它的源代码 （英文） 是公开的。对于列表，最快的验证方式是用你自己的文件： 把电子表格导入列表 （英文） 一文说明了你的表头和列类型会发生什么。
费用，以及它不做什么
文档文件夹、列表、浏览器中的 Office 编辑以及全组织工作区共享都包含在 Free 方案中。Web 部件页面把内容块和实时项目小部件组合在一个页面上，包含在 Professional 方案中。
Free 方案的限制是 300 MB 存储空间、每个项目最多 500 个文档和 1,000 行列表数据，以及每个文件 100 MB。每个方案的具体数字请见 价格页面。
坦白说明的局限
你上传的任何内容都不会被编入索引，因此助手无法搜索文件内容。它会为在 Onplana 中编写的页面以及任务、项目、问题和评论编制索引。让智能体读取某个指定的文本文件是例外，而且范围很窄：.txt、.csv、.md 或 .json 它可以读取，.docx、.pdf 或 .xlsx 只会返回一个下载链接。如果你需要搜索文件内容，它做不到，最好在迁移任何东西之前就知道这一点。
人们在迁移文件之前会问的问题
多人可以同时编辑同一个文档吗？
可以，适用于 Word、Excel 和 PowerPoint 文件。编辑在浏览器中通过 OnlyOffice Document Server 进行，支持实时协同编辑，因此在同一个 .docx 上工作的人会看到彼此的修改，而不是各自产生副本。
我可以不付许可证费用就把文档交给客户吗？
可以。共享文档发送给具名接收者，1 到 50 人，每人都要先用一个 6 位一次性验证码验证自己的地址，才能打开任何内容。没有可以随意转发的匿名模式。你可以设置过期、撤销它，或冻结为快照，让之后的修改保持私密。如果客户需要在项目中工作而不只是阅读文件，那就需要访客席位，免费访客席位从付费方案开始提供。
列表是真正的数据库，还是只是一个表格？
它有类型，而不只是表格。列表有 13 种列类型：文本、多行文本、数字、货币、日期、下拉列表、多选、复选框、URL、邮箱、电话、评分和链接到其他列表，因此一行可以指向另一行，而不必重复它的文字。你可以直接导入 CSV 或 Excel 文件来创建列表，导入时会把表头映射到列，并推断每一列的类型。
AI 能搜索我上传的文档内容吗？
不能，这正是迁移任何东西之前需要了解的局限。你上传的任何内容都不会被编入索引，因此像“找到提到挡土墙的那份规格说明”这样的搜索，会查找你在 Onplana 中编写的页面以及任务、项目、问题和评论，而绝不会查找文件。打开你指定的某个文件是另一回事，范围更窄：智能体可以读取文本文件，即 .txt、.csv、.md 或 .json，而 .docx、.pdf 或 .xlsx 只会返回一个下载链接。
它能取代 SharePoint 或 Confluence 吗？
对于属于某个项目的资料，通常可以。作为全公司的文档管理系统，不能，我们宁愿直说。它没有记录管理、保留标签，也不能对文件内容进行全文搜索。文档审批流程从 Business 方案起提供：文档或新版本在指定的审批人做出决定之前保持锁定，文档会记录谁在何时批准了每个版本。它所取代的，是放在别处的项目文件夹，以及任务描述中那个一旦有人移动文件就会失效的链接。
达到存储上限时会怎样？
Free 方案有 300 MB 存储空间，每个项目最多 500 个文档和 1,000 行列表数据。系统会建议你升级到更高的方案，而不会把你锁在外面，付费方案的上限要高得多。超过上限时，你已经上传的任何内容都不会被删除或隐藏。
如果我删除一个项目，文档会随之消失吗？
它们会进入回收站，而不是被销毁，文件也留在原处而不会被删除，因此还原时会连同内容一起恢复文档，而不是一行空记录。只有当回收站中的条目被永久删除时，文件才会真正被删除。