Monitora il tempo sul piano, non in un’altra app
Onplana registra le ore sull’attività a cui appartengono, fa passare la settimana per una catena di approvazione che definisci tu e la valorizza alla tariffa di costo e alla tariffa fatturabile, così quanto è valso un mese è una cifra che leggi e non una che ricostruisci.
Cosa cambia a fine mese
Un registratore di tempo accanto al piano
- Esportare il CSV del mese scorso dallo strumento per il tempo.
- Associare a mano ogni riga a un progetto, perché le liste di progetti si sono disallineate.
- Aprire un altro foglio di calcolo per sapere a chi è cambiata la tariffa ad aprile.
- Scrivere il totale nella fattura e poi di nuovo nel foglio della capacità.
- Scoprire al terzo mese che a un cliente è stata fatturata la tariffa dell’anno scorso.
Ore sul piano stesso
- Le ore sono sull’attività, quindi dopo non c’è nulla da far quadrare.
- La catena di approvazione è fatta di persone che hai indicato, non di una regola che qualcuno ricorda.
- Costo e fatturazione al cliente sono tariffe separate, risolte per persona, ruolo e organizzazione.
- Il tempo approvato arriva come valore realizzato rispetto al budget.
- Le stesse ore alimentano la vista della capacità con cui si pianifica la settimana successiva.
Come funziona
Passo 1
Registra le ore dove c’è già il lavoro
Le ore vanno sull’attività, non su un altro elenco di progetti che si disallinea dal primo. Nessuno vuole farlo il venerdì, quindi Copia la settimana scorsa riporta la settimana precedente e Compila dal piano prepara la settimana a partire dal piano, come bozze che correggi e non come una griglia vuota da riempire.
Passo 2
Approva la settimana, tramite le persone che hai indicato
La catena di approvazione sono i project manager del progetto, oppure un elenco di approvatori indicato da un proprietario o da un amministratore, non una regola della casella di posta che qualcuno deve ricordare. Una settimana inviata arriva a loro, un rifiuto torna indietro con il motivo del revisore, se lo indica, e il revisore resta registrato sulla voce, così la traccia sopravvive alla conversazione.
Passo 3
Guarda quanto è valso il tempo, non solo quanto ce n’è stato
Le ore approvate vengono valorizzate alla tariffa di costo e alla tariffa fatturabile, conservate separatamente, e arrivano al progetto come valore realizzato accanto al budget. Le stesse ore alimentano la vista della capacità su cui si costruisce il piano, così la settimana successiva si pianifica con ciò che è successo e non con ciò che si era supposto.
Verifica i conti prima di pagare
La parte in cui è facile sbagliare sono i soldi, quindi la parte dei soldi è nel piano gratuito. Le tariffe sono nel piano Free: definisci le tue tariffe di costo e le tue tariffe fatturabili, assegna a una persona una tariffa propria accanto a quella del suo ruolo e guarda come il sistema sceglie tra loro. Se i conti non tornano con il tuo modo di fatturare, lo saprai in un pomeriggio e non ti sarà costato nulla.
Di proposito non citiamo nessuna cifra di settore sulle ore che si perdono nei fogli ore. L’unica cifra che decide la questione è il tuo tasso di realizzazione rispetto alle tue tariffe, e quella ce l’hai gratis. Quando sarai pronto per le ore vere e proprie, guarda quanto costa Professional.
Quanto costa e cosa non fa
I fogli ore, la catena di approvazione, la capacità e il valore realizzato sono nel piano Professional senza minimo di licenze, e le tariffe sono nel piano Free. Sostituisce il registratore di tempo separato il cui unico vero compito era alimentare un foglio di calcolo che qualcuno fa quadrare a mano con il piano.
I limiti, detti onestamente
- Questo non è un sistema di rilevazione presenze. Non c’è un timer in funzione, né timbratura, né pianificazione dei turni, né buste paga. Le ore si registrano sul lavoro a cui appartengono, per giorno. Se controlli personale a ore sul luogo di lavoro e non l’impegno rispetto a un piano, compra un altro strumento.
- In Onplana non c’è sincronizzazione contabile. Il tempo approvato non passa da qui alla tua contabilità. Onplana Services, il prodotto per le aziende che fatturano ai clienti, lo invia a QuickBooks Online o a Xero. In Onplana, il foglio ore si esporta in Excel o CSV dalla pagina Report, quindi tirare fuori le ore è un file che generi tu.
- Il rispetto obbligatorio è affare di Enterprise. I promemoria, la vista della conformità e la cifra del costo a rischio arrivano con il piano sopra. Bloccare qualcuno su nuovo lavoro finché non invia la settimana scorsa, le catene di escalation e l’esportazione delle evidenze pronta per l’audit sono di Enterprise, quindi se la conformità rigorosa è il motivo dell’acquisto, calcola il prezzo di quel piano e non di questo.
Domande che si fanno prima di cambiare
Sostituisce Harvest, Toggl o Clockify?
Per il tempo che appartiene a un piano di progetto, sì, e la differenza sta in dove vanno le ore e non in come si inseriscono: arrivano sull’attività, quindi alimentano la vista della capacità e il valore realizzato del progetto invece di arrivare come un CSV mensile che qualcuno fa quadrare a mano. Per la rilevazione presenze non è un sostituto, e la risposta successiva spiega onestamente perché.
C’è un timer di avvio e arresto, o una timbratura?
No. Non c’è un timer in funzione, né un terminale di timbratura, né pianificazione dei turni, né buste paga. Questo è monitoraggio delle ore di progetto: registri le ore sul lavoro a cui appartengono, per giorno. Se ti serve un orologio marcatempo per personale a ore, questo è lo strumento sbagliato e non dovresti comprarlo per quello.
Una persona a tempo parziale può registrare ore senza pagare una licenza completa?
Sì. Un ospite può registrare il tempo nei progetti di cui fa parte, e il piano Professional include 2 licenze ospite gratuite. Oltre quelle incluse, un ospite costa una licenza come chiunque altro, quindi è un’assegnazione reale e non illimitata. Inoltre, gli ospiti restano fuori dall’elenco di conformità di proposito: la loro settimana viene revisionata quando la registrano, e nessuno li sollecita per una settimana che non hanno registrato.
Posso fatturare a una tariffa diversa da quanto mi costa l’ora?
Sì, e sono cifre conservate separatamente, non una tariffa con un moltiplicatore applicato al momento del report. Definisci direttamente una tariffa fatturabile, oppure un ricarico in percentuale sulla tariffa di costo, oppure niente di tutto ciò, e allora la tariffa fatturabile è uguale a quella di costo, senza margine. Le tariffe si risolvono dalla più specifica alla più generale: la persona, poi il suo ruolo, poi il valore predefinito dell’organizzazione. Le tariffe per cliente e per progetto arrivano con Onplana Services.
Si sincronizza con Xero o QuickBooks?
Non in Onplana. Onplana Services, che è Onplana con un livello commerciale per le aziende che fatturano ai clienti, invia il tempo e le spese approvati a Xero come bozze di fattura o a QuickBooks Online come fatture. In Onplana, il foglio ore si esporta in Excel o CSV dalla pagina Report, quindi le ore escono come un file che porti dove serve.
In quale piano è disponibile?
Professional, senza minimo di licenze, e copre i fogli ore, la catena di approvazione, la capacità e il valore realizzato. Le tariffe sono nel piano Free, ed è voluto: puoi definire le tue tariffe di costo e fatturabili e vedere come si risolvono prima di pagarci per qualcosa che le usa.
Se la domanda è chi è libero e non quanto è costata la settimana, la capacità delle squadre su tutti i cantieri copre la parte della pianificazione. Cosa fanno le ore approvate al budget e al margine è in costi e budget, e PSA per piccole società di consulenza copre tutto il ciclo fatturabile, dalla pipeline delle opportunità alla fattura. Registri ancora le ore in un foglio di calcolo? Parti dal modello gratuito di foglio ore mensile per Excel e Google Sheets e porta il team quando i file si accumulano.
Inserisci le tue tariffe e guarda i conti
Le tariffe sono gratis, quindi puoi verificare come verrebbero valorizzate le tue ore prima di pagare un solo foglio ore. Niente da installare, e quello che usi oggi per il tempo continua a funzionare.
Inizia gratis