Pianifica, assegna e fattura i tuoi incarichi fase per fase
Onplana organizza un incarico nelle fasi da 0 a 7 del RIBA o nelle fasi AIA dal progetto preliminare alla direzione dei lavori, mette a preventivo gli onorari di ogni fase a fronte di ogni approvazione del cliente, riconosce quegli onorari quando arriva l'approvazione e registra ogni ora approvata nella fase in cui è stata spesa.
Scritto per gli studi che vendono il proprio lavoro per fasi
Studi di architettura con il RIBA Plan of Work
Incarichi redatti fase per fase, una quota degli onorari per fase e un'approvazione del cliente alla fine di ciascuna delle fasi da 1 a 4, che tutti considerano il momento in cui l'ambito smette di cambiare gratis.
Studi di architettura statunitensi con le fasi AIA
Dal progetto preliminare alla direzione dei lavori, un'approvazione del committente alla chiusura di ogni fase di progettazione e la solita ripartizione degli onorari, che nessuno confronta con le ore finché il lavoro non è finito.
Società di ingegneria con incarichi per fasi
Team di strutture, impianti e opere civili i cui elaborati seguono le fasi dell'architetto, con i propri onorari per fase e le proprie ore da giustificare.
Studi di progettazione multidisciplinari
Più discipline sullo stesso incarico, ciascuna che registra il proprio tempo nelle stesse fasi, così la domanda su quale fase si sta mangiando gli onorari ha una risposta e non tre.
Due modelli, con i nomi di fase che usa il tuo incarico
Entrambi sono pronti nella finestra Nuovo progetto, in tutti i piani, incluso Free. Ogni attività ha ore stimate, perché una fase si misura in ore.
RIBA Plan of Work (Architecture)
8 fasi, 22 attività con ore, 6 milestone
Fasi: Stage 0 Strategic Definition, Stage 1 Preparation and Briefing, Stage 2 Concept Design, Stage 3 Spatial Coordination, Stage 4 Technical Design, Stage 5 Manufacturing and Construction, Stage 6 Handover, Stage 7 Use.
Milestone: Stage 1 sign-off, brief agreed; Stage 2 sign-off, concept approved; Stage 3 sign-off, planning submitted; Stage 4 sign-off, contract awarded; Practical completion; Handover complete.
Tutte le attività del modello (in inglese)AIA Design Phases (Architecture, US)
5 fasi, 17 attività con ore, 6 milestone
Fasi: Schematic Design, Design Development, Construction Documents, Bidding and Negotiation, Construction Administration.
Milestone: Schematic design approved; Design development approved; Construction documents approved; Contract awarded; Substantial completion; Final completion.
Tutte le attività del modello (in inglese)Cosa cambia alla prossima approvazione di fase
Quattro registri che non si incontrano mai
- Il piano degli onorari vive nella lettera d'incarico e in un foglio di calcolo accanto.
- Il cronoprogramma vive in un file desktop che solo una persona può aprire.
- Le ore vivono in uno strumento di timesheet che non sa a quale fase si riferivano.
- La fase viene fatturata quando qualcuno si ricorda che il cliente l'ha approvata.
- Una modifica dopo l'approvazione scivola nella fase successiva e nessuno le dà un prezzo.
Un unico registro dal preventivo all'approvazione
- Le fasi, le attività e le ore arrivano dal modello.
- Gli onorari di ogni fase sono una riga del preventivo legata all'approvazione di quella fase.
- Le ore vengono registrate dentro la fase e approvate prima di contare.
- Completare l'approvazione riconosce gli onorari, accanto al costo del progetto nel report di margine.
- Una modifica dopo l'approvazione diventa una nuova riga del preventivo, non ore non fatturate.
Come funziona
Passo 1
Avviare il progetto con le fasi con cui lavori
Scegli il modello RIBA Plan of Work o quello delle fasi di progettazione AIA quando crei il progetto. Ogni fase arriva come una fase del piano (un epic), ogni attività al suo interno ha ore stimate e le approvazioni compaiono nel Gantt come milestone. I modelli, raggruppare l'elenco delle attività per fase e filtrare il Gantt in base a essa sono in tutti i piani, incluso Free; aggiungere, rinominare e riordinare le fasi e spostare attività tra di esse è disponibile dal piano Professional.
Passo 2
Mettere a preventivo gli onorari per fase, a fronte delle approvazioni
Nell'opportunità, aggiungi una riga milestone per la quota di onorari di ogni fase, ciascuna collegata a una delle milestone del modello. Il cliente accetta il preventivo da un link privato e, quando vinci l'opportunità, le righe diventano il piano delle milestone del progetto. Il lavoro a ore e i servizi aggiuntivi possono stare nello stesso preventivo come righe a tempo e materiali, al prezzo delle tue tariffe e con una tariffa cliente o di progetto, o una maggiorazione, quando l'hai concordata.
Passo 3
Registrare e approvare le ore dentro ogni fase
Il tempo viene registrato sull'attività, e l'attività appartiene a una fase, quindi ogni ora sa in quale parte dell'incarico è stata spesa. Le settimane passano per una catena di approvazione prima di contare (dal piano Professional). Quando le schede di approvazione sono attive nel tuo spazio di lavoro, il bot di Onplana in Microsoft Teams mette la settimana inviata davanti a chi la approva come una scheda, e la decisione presa lì è quella che registra il web.
Passo 4
Riconoscere gli onorari di ogni fase alla sua approvazione
Quando una milestone di approvazione viene completata, la quota di onorari collegata viene riconosciuta come ricavo di quel periodo, e il report di margine la mette accanto al costo del progetto: le tue ore approvate, ciascuna alla tariffa di costo della persona. Un importo di onorari non collegato a una milestone non viene mai contato, e il report lo segnala, così onorari di fase senza nulla che li chiuda emergono invece di sparire.
La prova
Il modello RIBA Plan of Work di Onplana include le 8 fasi del RIBA Plan of Work 2020, le fasi da 0 a 7 così come le pubblica il Royal Institute of British Architects, con 22 attività stimate e 6 milestone, ed è un modello integrato da settembre 2026.
Le fasi non sono nostre: il RIBA Plan of Work è pubblicato dal RIBA, e le fasi AIA seguono i servizi di base dei contratti AIA tra committente e architetto. Non devi credere a noi nemmeno sul resto: il modello RIBA (in inglese) e il modello AIA (in inglese) elencano ogni attività e milestone che creano, prima che tu ti registri.
Cosa costa e cosa non fa
- I modelli RIBA e AIA: in tutti i piani, incluso Free.
- Tariffari con una tariffa di costo e una tariffa fatturabile su ciascuna voce: in tutti i piani, incluso Free.
- Raggruppare e filtrare per fase: in tutti i piani. Aggiungere, rinominare e riordinare le fasi: dal piano Professional. Timesheet con catena di approvazione: dal piano Professional.
- L'app per Microsoft Teams: in tutti i piani, incluso Free. Le schede di approvazione di una settimana di ore arrivano insieme ai timesheet.
- Clienti, la pipeline delle opportunità, preventivi accettati da un link privato, onorari per fase, tariffe cliente e di progetto, il report di margine e l'esportazione contabile: Onplana Services.
I prezzi per postazione sono nella pagina dei prezzi e, per Services, nella pagina di Services.
Cosa Onplana non fa
- Non fattura e non registra nella tua contabilità generale. La numerazione delle fatture, le imposte, le note di credito, i crediti verso clienti e i pagamenti restano nel tuo sistema contabile. Onplana prepara le righe: l'esportazione contabile invia il tempo approvato, le spese e gli onorari riconosciuti a Xero come bozze di fattura o a QuickBooks Online come fatture, oppure a un CSV per qualsiasi altro sistema.
- Non fattura una parte di una fase. Gli onorari di una fase vengono riconosciuti per intero alla sua approvazione. La fatturazione per avanzamento all'interno di una fase, il 60 per cento del progetto definitivo perché è al 60 per cento, non è stata realizzata.
- Non riporta ancora il profitto per fase. Il report di margine raggruppa per cliente, progetto e persona, e nulla somma ancora ore, costi o avanzamento per fase. Ogni ora è su un'attività dentro la sua fase, quindi il confronto con la quota di onorari di una fase è, per ora, una somma che fai tu con le tue attività.
Cosa ci chiedono gli studi
Onplana fattura ai nostri clienti o sostituisce il nostro sistema contabile?
No. Onplana non emette fatture, non le numera, non calcola imposte, non sollecita pagamenti e non registra nella tua contabilità generale. Tutto questo resta nel tuo sistema contabile. Quello che fa Onplana è preparare le righe: l'esportazione contabile invia il tempo approvato, le spese e gli onorari riconosciuti del periodo a Xero come bozze di fattura o a QuickBooks Online come fatture, una per cliente, oppure a un file CSV per qualsiasi altro sistema, e segna ciò che ha inviato perché lo stesso mese non possa essere fatturato due volte.
Possiamo fatturare il 60 per cento di una fase perché è al 60 per cento?
Oggi no. Gli onorari di una fase sono un importo a milestone, e un importo a milestone viene riconosciuto per intero quando la sua milestone viene completata, quindi una fase si fattura alla sua approvazione e non a rate. Molti piccoli studi fatturano proprio così. La fatturazione per avanzamento all'interno di una fase è prevista per quando i collegamenti contabili saranno completi, e preferiamo dirlo ora piuttosto che tu lo scopra alla terza settimana.
Ci dirà quale fase ha fatto guadagnare?
Non ancora come riga di un report. Il report di margine raggruppa ricavi e costi per cliente, per progetto e per persona. Ogni ora è su un'attività dentro una fase, e ogni attività ha la sua stima e il suo avanzamento, ma Onplana non somma ancora ore, costi o avanzamento per fase, quindi confrontare una fase con la sua quota di onorari è una somma che fai tu con le tue attività, non una colonna che ti dà il report. Una vista per fase è prevista quando uno studio avrà gestito incarichi reali con questi modelli.
Il nostro incarico usa altri nomi di fase o un'altra ripartizione degli onorari. Conta?
No. I modelli sono un punto di partenza. Dal piano Professional, rinomina una fase, aggiungine una (una fase di fattibilità, per esempio, o una fase zero da preventivare a parte) o toglila; in qualsiasi piano, le righe di onorari del preventivo seguono la ripartizione fissata dal tuo incarico. Il modello AIA riporta nelle note delle sue attività le quote abituali del 15, 20, 40, 5 e 20 per cento perché i committenti le riconoscono, non perché Onplana le imponga. C'è una cosa che non cambia nome: le etichette del prodotto intorno a una fase continuano a dire Epic.
Oggi pianifichiamo in Microsoft Project. Le nostre fasi vengono importate?
Il tuo cronoprogramma sì, con attività, dipendenze, risorse e costi, e un file .mpp o XML di Project importato in un nuovo progetto porta con sé anche la sua baseline. Le fasi arrivano come attività di riepilogo e non come fasi del piano, perché è così che le salva Microsoft Project. Usa i modelli per i nuovi incarichi; un piano importato mantiene la propria struttura.
Di quale piano abbiamo bisogno?
I due modelli, e raggruppare e filtrare per fase, sono in tutti i piani, incluso Free. Modificare le fasi stesse è disponibile dal piano Professional, i timesheet con approvazioni dal piano Professional e i tariffari in tutti i piani, incluso Free. Clienti, pipeline delle opportunità, preventivi, onorari per fase e report di margine sono Onplana Services. Onplana Services è Onplana con il livello commerciale aggiunto, clienti, opportunità, margine e spese, ed è già disponibile, quindi uno studio che vuole pipeline e incarico in un unico posto può iniziare da lì.
La versione passo per passo è nella documentazione: gestire uno studio di architettura o ingegneria in Onplana. Per le aziende il cui lavoro si fattura a ore e non per fasi, consulta Onplana per i servizi professionali.
Clienti, pipeline delle opportunità e margine sono in Onplana Services, che è Onplana più il livello commerciale, e puoi iniziare oggi, gratis e senza carta.
Inserisci un incarico in corso e guarda come si chiude una fase
Parti dal modello che segue il tuo incarico, metti a preventivo gli onorari delle fasi a fronte delle loro approvazioni e guarda il primo riconosciuto nel report di margine accanto alle ore approvate del progetto.
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