Tieni i documenti con il progetto, non in un altro strumento
Onplana porta cartelle di documenti, elenchi con tipi e pagine con web part dentro il progetto stesso, i file di Word ed Excel si modificano nel browser, e la parte di documenti ed elenchi è nel piano Free.
Dove si trova di solito il materiale del progetto
In un secondo sistema
- Il piano è in uno strumento e i file in un'unità condivisa.
- Un link incollato nella descrizione di un'attività si rompe quando qualcuno sposta il file.
- Le decisioni sono in un foglio di calcolo che nessuno ritrova più.
- Più persone modificano più copie, e quella valida è l'ultima inviata per email.
Nel progetto
- La cartella è una scheda del progetto, quindi non c'è nessun link che possa rompersi.
- I file di Office si aprono nel browser e più persone modificano lo stesso file.
- Un elenco ha colonne con tipo, quindi un registro delle decisioni si può interrogare.
- Un cliente legge un file dopo aver verificato il proprio indirizzo.
Come funziona
Passaggio 1
La cartella sta dentro il progetto
Carica file fino a 100 MB ciascuno in una cartella di documenti collegata al progetto o condivisa in tutta l'organizzazione. Word, Excel e PowerPoint si aprono nel browser e più persone possono modificare lo stesso file contemporaneamente, quindi la versione valida è quella del progetto e non quella nella casella di posta di qualcuno.
Passaggio 2
Un cliente lo legge senza che tu gli compri una licenza
Un documento condiviso va a destinatari nominativi, da 1 a 50 alla volta. Ognuno dimostra il proprio indirizzo con un codice monouso di 6 cifre, quindi non esiste un link anonimo da inoltrare. La condivisione può scadere, essere revocata e congelata in un'istantanea, così le modifiche successive restano private.
La prova
Un elenco ha 13 tipi di colonna invece di semplici celle, tra cui un collegamento perché una riga punti a un'altra. La modifica di Office funziona su OnlyOffice Document Server, ed è per questo che il co-editing si comporta come in Word e non come in una casella di testo web.
OnlyOffice non è software nostro, quindi puoi verificare cosa fa senza fidarti di noi: la documentazione del suo Document Server (in inglese) descrive la modifica e la co-redazione, e usiamo la sua Community Edition senza modifiche sotto licenza AGPL v3, con il suo codice sorgente (in inglese) pubblico. Per gli elenchi, la verifica più rapida è un tuo file: importare un foglio di calcolo in un elenco (in inglese) spiega cosa succede alle tue intestazioni e ai tuoi tipi di colonna.
Cosa costa e cosa non fa
Le cartelle di documenti, gli elenchi, la modifica di Office nel browser e la condivisione nell'area di lavoro di tutta l'organizzazione sono nel piano Free. Le pagine con web part, che riuniscono blocchi di contenuto e widget del progetto in tempo reale in una pagina, sono nel piano Professional.
I limiti del piano Free sono 300 MB di archiviazione, fino a 500 documenti e 1000 righe di elenco per progetto, e 100 MB per file. Le cifre di ogni piano sono nella pagina dei prezzi.
Il limite onesto
Nulla di ciò che carichi viene indicizzato, quindi l'assistente non può cercare nel contenuto dei file. Indicizza le pagine scritte in Onplana, oltre ad attività, progetti, problemi e commenti. Indirizzare un agente su un file di testo specifico è l'eccezione, ed è ristretta: un .txt, .csv, .md o .json lo può leggere, un .docx, .pdf o .xlsx restituisce un link di download e nient'altro. Se ti serve cercare nel contenuto dei file, questo non lo fa, ed è meglio saperlo prima di spostare qualsiasi cosa.
Cosa chiedono le persone prima di spostare i propri file
Più persone possono modificare lo stesso documento contemporaneamente?
Sì, sui file di Word, Excel e PowerPoint. La modifica avviene nel browser su OnlyOffice Document Server, con co-editing in tempo reale, quindi chi lavora sullo stesso .docx vede le modifiche degli altri invece di produrre copie.
Posso dare un documento a un cliente senza pagare una licenza?
Sì. Un documento condiviso va a destinatari nominativi, da 1 a 50, e ognuno verifica il proprio indirizzo con un codice monouso di 6 cifre prima che si apra qualsiasi cosa. Non esiste una modalità anonima da inoltrare. Puoi impostare una scadenza, revocarlo o congelarlo in un'istantanea così le modifiche successive restano private. Se il cliente deve lavorare nel progetto invece di leggere un file, quello è un posto da ospite, e i posti da ospite gratuiti partono dai piani a pagamento.
Un elenco è un vero database o solo una griglia?
Ha dei tipi, non è una griglia. Un elenco ha 13 tipi di colonna: Testo, Testo su più righe, Numero, Valuta, Data, Elenco a discesa, Selezione multipla, Casella di controllo, URL, E-mail, Telefono, Valutazione e Collegamento a un altro elenco, quindi una riga può puntare a un'altra invece di ripeterne il testo. Puoi creare un elenco importando direttamente un file CSV o Excel, e l'importazione associa le tue intestazioni alle colonne e deduce il tipo di ogni colonna.
L'IA può cercare dentro i documenti che carico?
No, ed è questo il limite da conoscere prima di spostare qualsiasi cosa. Nulla di ciò che carichi viene indicizzato, quindi una ricerca come «trova la specifica che cita il muro di contenimento» passa in rassegna le pagine che hai scritto in Onplana, oltre ad attività, progetti, problemi e commenti, e mai i file. Aprire un file specifico che nomini tu è un'altra cosa, più ristretta: un agente può leggere un file di testo, un .txt, .csv, .md o .json, mentre un .docx, .pdf o .xlsx restituisce al suo posto un link di download.
Sostituisce SharePoint o Confluence?
Per il materiale che appartiene a un progetto, di solito sì. Come sistema di gestione documentale per tutta l'azienda, no, e preferiamo dirlo. Non c'è gestione dei record, né etichette di conservazione, né ricerca full-text nel contenuto dei file. I flussi di approvazione dei documenti sono disponibili dal piano Business: un documento o una nuova versione resta bloccato finché non decide un approvatore designato, e il documento registra chi ha approvato ogni versione e quando. Ciò che sostituisce è la cartella dei file del progetto che sta altrove, e il link nella descrizione di un'attività che si rompe quando qualcuno sposta il file.
Cosa succede quando raggiungo il limite di archiviazione?
Il piano Free ha 300 MB di archiviazione con fino a 500 documenti e 1000 righe di elenco per progetto. Ti viene proposto di passare a un piano superiore invece di bloccarti l'accesso, e i limiti salgono molto nei piani a pagamento. Nulla di ciò che hai già caricato viene cancellato o nascosto quando superi un limite.
Se elimino un progetto, i documenti se ne vanno con lui?
Finiscono nel Cestino invece di essere distrutti, e il file resta al suo posto invece di essere cancellato, quindi un ripristino riporta il documento con il suo contenuto e non una riga vuota. I file vengono eliminati davvero solo quando la voce del Cestino viene eliminata definitivamente.
Metti i file di un progetto dove sta il piano
Le cartelle, gli elenchi e la modifica di Office sono nel piano Free, quindi puoi spostare un solo progetto e vedere se il resto deve seguirlo.
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