Sus campos, sus aprobaciones,
sin desarrolladores.
Con Onplana, quienes dirigen el trabajo añaden los campos sobre los que informan, automatizan los seguimientos que hoy hacen a mano y reciben las solicitudes mediante un formulario, con un paso de aprobación allí donde deba decidir una persona.
Por dónde se escapa el proceso
De hojas de cálculo paralelas y recordatorios a reglas en el proyecto
Sin él
Las solicitudes llegan por correo y por chat, y alguien vuelve a escribir cada una en el plan.
Los campos sobre los que informa su organización viven en una hoja de cálculo junto al proyecto.
Que alguien reclame una tarea vencida depende de que se acuerde de hacerlo.
Una aprobación es una respuesta en un hilo que nadie encuentra el día de la auditoría.
Con Onplana
Un formulario de solicitud en su propio enlace convierte cada envío en una tarea en el proyecto correcto.
Sus campos están en el proyecto, en la tarea y en la propuesta, como columnas por las que puede filtrar.
Un flujo de trabajo detecta la tarea vencida, espera un día y envía un correo a las personas asignadas.
Un paso de aprobación detiene la ejecución hasta que decidan las personas que indicó, y registra quién lo hizo.
Lo que obtiene
Campos, reglas y formularios en los mismos proyectos
Los campos describen el trabajo, los flujos de trabajo actúan sobre él y los formularios traen trabajo nuevo, todo sobre las tareas que su diagrama de Gantt y sus tableros ya muestran.
Campos con sus propias palabras
Añada a proyectos, tareas y propuestas los campos que sigue su organización: texto, números, moneda, fechas, listas desplegables, casillas, valoraciones y más, cada uno con las opciones que usted defina.
Campos para un solo proyecto
Los responsables de un proyecto añaden los campos que solo su trabajo necesita, sin un administrador, y un campo que demuestra su utilidad se promueve a toda la organización conservando sus valores.
Columnas para filtrar y exportar
Los campos de tarea son columnas en la vista de cuadrícula, agrupados como campos de la organización o del proyecto. Filtre por ellos, y la exportación a Excel conserva el tipo de cada uno: números como números, fechas como fechas.
Flujos de trabajo que se leen como una frase
Cuando algo le ocurre a una tarea, un proyecto, una hoja de horas o una propuesta: comprobar una condición, esperar, actualizar el trabajo, publicar un comentario o enviar un correo, por proyecto o para toda la organización.
Pasos de aprobación con una bandeja
Pause un flujo de trabajo hasta que las personas que indique den su visto bueno, la primera decisión o todas, y decida desde una bandeja de aprobaciones con la cronología de la ejecución junto a la solicitud.
Descríbalo y luego revíselo
Escriba en una frase lo que debe ocurrir y la IA rellena el editor. No se guarda ni se activa nada hasta que usted lea los pasos y los guarde.
Formularios de solicitud sin inicio de sesión
Publique un formulario en su propio enlace, con contraseña si lo desea. Cada envío se convierte en una tarea en el proyecto que elija y puede iniciar un flujo de trabajo.
Webhooks firmados hacia sus sistemas
Envíe eventos de tareas y proyectos a su propio endpoint, firmados con HMAC-SHA256 para que sepa que la llamada viene de Onplana, y cada entrega queda guardada para revisarla.
Integrado, no añadido
Onplana tiene 12 tipos de campo personalizado en proyectos, tareas y propuestas, y un flujo de trabajo puede partir de una tarea, un proyecto, una lista, una hoja de horas, una propuesta o un miembro nuevo, desde el plan Professional. Cada cambio que un flujo de trabajo hace en una tarea queda marcado con su nombre en el historial de la tarea.
De la solicitud al proyecto
Una puerta de entrada para el trabajo nuevo
Los formularios de solicitud recogen peticiones de personas sin cuenta de Onplana, desde el plan Professional. Cuando una petición necesita una decisión antes de llegar a ser un proyecto, el proceso de gobernanza se encarga a partir de ahí.
Un formulario tiene su propio enlace, opcionalmente protegido por una contraseña de acceso, y muestra el nombre de su organización para que los visitantes sepan de quién es.
Cada envío se guarda con sus respuestas y se convierte en una tarea en el proyecto que eligió, con las respuestas en su descripción.
Se avisa a las personas y los equipos que indique, y el envío puede iniciar un flujo de trabajo que etiqueta, asigna o pide una aprobación.
Un envío pasa a ser una propuesta de gobernanza con un clic, desde el plan Enterprise, y recorre sus revisiones.
Lo que cuesta y lo que no hace
Los campos personalizados, los flujos de trabajo, la bandeja de aprobaciones y los formularios de solicitud están disponibles desde el plan Professional. Los webhooks firmados, desde el plan Business.
Los campos guardan valores, no los calculan, así que un total o una puntuación entre varios campos es un informe, no un campo. Un formulario hace las mismas preguntas a todo el que lo abre. Y los campos personalizados no forman parte de una plantilla de proyecto guardada, que conserva el esquema de tareas y sus plazos.
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Guías
Paso a paso en la documentación
Preguntas sobre campos, flujos de trabajo y formularios
¿Qué plan necesito?
Los campos personalizados, los flujos de trabajo con pasos de aprobación y los formularios de solicitud públicos están disponibles desde el plan Professional. Los webhooks firmados, desde el plan Business, y convertir un envío en una propuesta de gobernanza, desde el plan Enterprise.
¿Necesito un desarrollador para configurar todo esto?
No. Los campos se añaden desde la configuración, los flujos de trabajo se crean en un editor que se lee como una frase y los formularios se construyen campo a campo. De forma predeterminada los gestionan los propietarios, administradores y gestores de cartera de la organización, y los responsables de un proyecto pueden añadir campos para su proyecto. El único sitio donde ayuda un desarrollador es un webhook, porque algo tiene que recibirlo.
¿Qué tipos de campos puedo añadir?
12 tipos: texto, texto multilínea, número, fecha, lista desplegable, selección múltiple, casilla, URL, correo, teléfono, moneda y valoración. Un campo pertenece a proyectos, tareas o propuestas, y los campos de lista desplegable y de selección múltiple usan la lista de opciones que usted defina, lo que mantiene los valores lo bastante limpios para filtrar e informar.
Nuestros planes vienen de Microsoft Project con columnas personalizadas. ¿Qué pasa con ellas?
Llegan como campos del proyecto importado y no de todos los proyectos de la organización, así que una importación nunca llena la cuadrícula de todos con sus columnas. Promueva más tarde a toda la organización las que merezca la pena conservar; los valores ya introducidos siguen vinculados.
¿Puede la IA crear un flujo de trabajo por mí?
Puede redactar uno. Describa en una frase lo que debe ocurrir y rellena el editor: el desencadenante, un nombre y los pasos. Nunca guarda el flujo de trabajo ni lo activa. Usted lee los pasos, corrige lo que haya señalado y lo guarda; un flujo de trabajo nuevo empieza en pausa.
¿Cómo distingo un cambio hecho por un flujo de trabajo de uno hecho por una persona?
La pestaña Historial de la tarea lo marca con el nombre del flujo de trabajo, bajo la persona cuya acción lo puso en marcha. Cualquiera que pueda abrir la tarea lo ve, y también un agente que lea el historial de la tarea.
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