PSA para una consultora pequeña
La automatización de servicios profesionales para una firma de menos de treinta personas debería costar lo que cuesta sustituir la hoja de cálculo, y hacer las cuatro cosas que la hoja hace a fin de mes: unir las horas con las tarifas, las tarifas con el cliente, el cliente con el acuerdo, y todo ello con una cifra de margen en la que un socio confíe.
El extremo pequeño es donde la adopción es más baja, y por eso tantas de las firmas que lo necesitan siguen trabajando con un libro de cálculo.
Quién tiene PSA de verdad, por tamaño de firma
Proporción de firmas de servicios profesionales que usan una herramienta PSA comercial, según el estudio comparativo 2025 de SPI Research sobre 403 firmas. El extremo pequeño es el extremo abierto.
Fuente: SPI Research, 2025 Professional Services Maturity Benchmark, tabla 66 (datos de 2024), a través del análisis de Certinia de la edición 2026 (en inglés). La utilización facturable del conjunto de firmas bajó al 66,4 % en 2025, la más baja que SPI ha registrado.
Dónde se rompe la hoja de cálculo
El punto de ruptura llega cuando hay más clientes o consultores activos de los que una persona puede llevar en el libro del cierre de mes. Llega de una de estas cuatro formas.
El tiempo está en un sitio y las tarifas en otro
Las horas viven en una aplicación de partes o en una pestaña, las tarifas en la cabeza de un socio, y las dos se encuentran en una hoja de cálculo a fin de mes. Quien monta esa hoja es la única persona que puede decir si el mes pasado fue rentable.
El presupuesto y la entrega no coinciden
El presupuesto decía 120 horas. El plan del proyecto, hecho una semana después, dice 160. Nadie volvió a poner precio, así que la diferencia es margen regalado antes de que nadie registrara un día.
Los retainers esconden el exceso de servicio
Un retainer parece ir bien cada mes porque la factura es la misma. Las horas que hay debajo no lo son, y sin horas incluidas por periodo en el registro, nadie ve el desvío hasta la renovación.
El cliente pide el estado y recibe una llamada
Un socio pasa la tarde montando una actualización a partir de tres herramientas. El cliente quería una página.
Qué hace Onplana Services por una firma de este tamaño
Todo lo que Onplana hace por la entrega, cronogramas, partes de horas, capacidad y valor ganado, más el registro comercial que lo rodea. Cada línea de abajo está construida y en funcionamiento.
- Clientes y contactos, con cada acuerdo, proyecto y hora colgando del cliente
- Un pipeline con un modelo de facturación por acuerdo: por horas, precio fijo, retainer o hitos
- Presupuestos hechos de líneas con precio, aceptados por el cliente en un enlace privado y trasladados al proyecto
- Horas en tareas con aprobación, valoradas a una tarifa de coste y a una tarifa facturable a partir de una escala que conoce el cliente y el proyecto
- Margen por cliente, por proyecto y por persona, con el cambio desde el periodo anterior dividido en tarifa, volumen y combinación
- Gastos refacturables y asumidos, y un portal de clientes limitado a cada cliente
- Los invitados registran tiempo y gastos en los proyectos a los que están invitados, gratis dentro de los puestos de invitado del plan
No está en la lista: la facturación en sí. El tiempo y los gastos aprobados van a Xero como borradores de factura, QuickBooks llega después, y su sistema contable sigue siendo el libro mayor.
Cuánto debería costar a este tamaño
24 US$ por puesto al mes, 19 US$ con facturación anual, sin mínimo de puestos y sin paquete de implantación. Una firma de doce personas paga por las doce que venden, planifican y aprueban; el colaborador que registra ocho horas a la semana es un invitado y no necesita puesto.
La comparación que importa no es con otro software. Es con la tarde de un socio rehaciendo el libro del cierre de mes, valorada a la tarifa de ese socio, doce veces al año.
Preguntas que hacen las firmas pequeñas
¿Qué es la automatización de servicios profesionales para una consultora pequeña?
Un solo sistema que guarda el acuerdo, el proyecto, las horas aprobadas y el margen, en lugar de un CRM, una herramienta de partes y una hoja de cálculo que se encuentran una vez al mes. Para una firma de menos de treinta personas la prueba es si sustituye la hoja que un socio rehace cada mes, no si tiene todos los módulos que compra una firma grande.
¿Cuándo necesita una consultora PSA en lugar de una hoja de cálculo?
Cuando hay más clientes o consultores activos de los que una persona puede llevar en la hoja del cierre de mes. La adopción de PSA es del 43,5 % en firmas de menos de diez empleados y del 63,8 % entre diez y treinta, así que muchas firmas de ese tamaño todavía están decidiendo.
¿Cuánto cuesta Onplana Services?
24 US$ por puesto al mes, o 19 US$ por puesto al mes con facturación anual, sin mínimo de puestos. Quien participa de vez en cuando registra tiempo y gastos como invitado, sin puesto, gratis dentro de los puestos de invitado del plan. Ya está a la venta, y puede empezar gratis desde el final de esta página.
¿Factura o se conecta con mi sistema contable?
No emite facturas por sí mismo. Calcula lo que cada encargo ganó y costó y se lo pasa a su libro mayor: el tiempo aprobado y los gastos refacturables van a Xero como borradores de factura, uno por cliente, con una vista previa que antes no escribe nada. QuickBooks llega después, y una descarga CSV ya funciona hoy con cualquier sistema.
¿Tenemos que dejar Microsoft Project o nuestra herramienta de planificación actual?
Onplana importa cronogramas .mpp y Project XML con dependencias, campos personalizados y costes, y los ejecuta como la parte de entrega del mismo registro. Onplana Services se apoya en eso; no tiene dos planificadores.
¿Puede trabajar en él un agente de IA?
Sí. Los clientes, los acuerdos, los presupuestos, el tiempo y los gastos están disponibles por la API y el conector MCP, así que un agente conectado desde Claude, ChatGPT o Copilot puede leer el pipeline y, con el rol adecuado, crear acuerdos y presupuestos o registrar tiempo en su nombre.
Abierto ya, y gratis para empezar
Cree un espacio de Services y sus clientes, su pipeline y su margen estarán ahí desde la primera pantalla, gratis para empezar. La parte de entrega es Onplana mismo y ya está disponible, en el plan Free, que ya incluye tarifas.
¿Dudando entre un CRM y esto? Lea un CRM para consultores.