Un CRM para consultores
Un CRM para consultores es el que sabe que un acuerdo ganado se convierte en un proyecto. Un CRM de ventas termina en «ganado». El trabajo de una consultora, sus horas, sus costes y su margen empiezan ahí, y la herramienta que sigue la venta normalmente no ve nada de eso.
En ese hueco es donde se pierde el margen. Cada valor, cliente y condición de facturación que se vuelve a teclear desde la venta en una segunda herramienta es un sitio más donde la cifra que luego llamará margen se aleja de lo que se vendió.
Lo que una consultora necesita y un CRM de ventas no tiene
Cuatro cosas, y cada una es un punto donde un CRM genérico se detiene, no una función que le falte.
El acuerdo tiene que convertirse en el proyecto
Un CRM de ventas termina en «ganado». El trabajo de una consultora empieza ahí. Si el valor, el cliente, la moneda y las condiciones de facturación hay que volver a teclearlos en una segunda herramienta, lo primero que se desvía es la cifra que luego llamará margen.
Las horas tienen que tener dos precios
La misma hora le cuesta a la firma una tarifa y se le factura al cliente a otra. Un CRM que guarda el valor del acuerdo pero nunca ve una hora aprobada no puede decirle si el encargo ganó dinero, solo si se vendió.
Un retainer no es un importe de acuerdo
El trabajo por horas, a precio fijo, por retainer y por hitos reconoce los ingresos de forma distinta. Un único campo «importe» no puede expresar un retainer con horas incluidas, así que un CRM por etapas de acuerdo deja de prever nada útil en cuanto el trabajo se vuelve recurrente.
El cliente necesita una ventana
Los clientes preguntan cómo van las cosas. Un CRM para una consultora tiene que mostrar a cada cliente su propio encargo y el de nadie más, sin un puesto y sin exportar una hoja de cálculo cada viernes.
Un CRM de ventas frente a Onplana Services, en lo que una consultora evalúa
La columna izquierda es lo que un CRM por etapas de acuerdo hace por diseño; no es una crítica a ningún producto. La columna derecha es lo que está construido hoy en Onplana Services.
| Pregunta | Un CRM de ventas | Onplana Services |
|---|---|---|
| Qué pasa al «ganar» | El registro se cierra | Se crea un proyecto de entrega con el valor, la moneda, el cliente y las condiciones de facturación |
| Presupuesto | Un PDF adjunto al acuerdo | Líneas con precio en el acuerdo, enviadas por un enlace privado, aceptadas con el nombre, y las líneas pasan a ser el presupuesto y las condiciones del proyecto |
| Modelo de facturación | Un importe de acuerdo | Por horas, precio fijo, retainer o hitos, por acuerdo y por proyecto |
| Tiempo | Fuera de alcance | Horas en tareas, aprobadas, con precio a una tarifa de coste y a una tarifa facturable |
| Margen | Valor del pipeline | Ingresos frente a costes por cliente, proyecto y persona, con los motivos del cambio |
| Vista del cliente | Correo electrónico | Un portal limitado a las filas propias del cliente que ha iniciado sesión |
| Desvío de alcance | En ningún sitio | Peticiones del cliente vinculadas al cliente, agrupadas según se convirtieron en trabajo o se renegociaron |
| Precio | Por puesto, a menudo con mínimos | 24 US$ por puesto al mes; quien participa de vez en cuando registra tiempo como invitado, sin puesto |
No está a la derecha: la facturación en sí. El tiempo y los gastos aprobados van a Xero como borradores de factura, QuickBooks llega después, y su sistema contable sigue siendo el libro mayor.
Cómo viaja el registro
Un cliente y un contacto. Un acuerdo con el cliente, con un valor en una moneda y un modelo de facturación: por horas, precio fijo, retainer o hitos. Un presupuesto hecho de líneas con precio, enviado por correo como enlace privado y aceptado por el cliente escribiendo su nombre. Ganar el acuerdo crea el proyecto de entrega que lo lleva todo. Las horas caen en las tareas del proyecto y se aprueban; cada una se valora a la tarifa de coste para el margen y a la tarifa facturable para el cliente, a partir de una escala de tarifas que conoce el proyecto y el cliente. El informe de margen lee ingresos frente a costes por cliente, por proyecto y por persona.
Las peticiones del cliente por el camino se archivan en el cliente, y una vista de solicitudes separa las que se convirtieron en trabajo sin hacer ruido de las que se renegociaron. Ahí el desvío de alcance no facturado pasa a ser algo que se puede señalar, en lugar de algo que se descubre a final de año.
Preguntas que hacen las consultoras
¿Qué hace que un CRM sirva a consultores y no a vendedores?
Tiene que saber que un acuerdo ganado se convierte en un proyecto, que las horas tienen dos tarifas y que un retainer no es un importe de acuerdo. Onplana Services mantiene el acuerdo, el proyecto, el tiempo y el margen como un solo registro, así que lo que vendió y lo que entregó no pueden contradecirse.
¿Puedo conservar mi CRM de ventas actual?
Sí. Onplana Services es el registro desde el acuerdo en adelante; muchas firmas mantienen una herramienta de prospección delante. Los acuerdos, las empresas y los contactos están disponibles por la API y MCP, así que un agente o una integración puede crear el acuerdo cuando un prospecto se convierte.
¿Factura o registra en mi sistema contable?
No emite facturas por sí mismo. Calcula lo que cada encargo ganó y costó y se lo pasa a su libro mayor: el tiempo aprobado y los gastos refacturables van a Xero como borradores de factura, uno por cliente, con una vista previa que antes no escribe nada. QuickBooks llega después, y una descarga CSV ya funciona hoy con cualquier sistema.
¿Cómo funciona un presupuesto?
Pone precio al acuerdo en líneas: tiempo a una tarifa, un precio fijo, un retainer por periodo, hitos o gastos. Onplana genera el presupuesto y envía al cliente un enlace privado por correo; después de confirmar su correo, puede aceptarlo escribiendo su nombre. La aceptación queda registrada en el acuerdo, y ganar el acuerdo convierte las líneas en el presupuesto y las condiciones de facturación del proyecto.
¿Cuánto cuesta y puedo comprarlo hoy?
Onplana Services cuesta 24 US$ por puesto al mes, o 19 US$ por puesto al mes con facturación anual. Sí. Ya está a la venta y puede empezar gratis desde el final de esta página.
¿Es lo mismo que Onplana?
Onplana se ocupa de la entrega: cronogramas y valor ganado en todos los planes, partes de horas y capacidad desde Professional. Onplana Services es ese mismo Onplana con la capa comercial añadida, los clientes, el pipeline, los presupuestos, el margen y los gastos, con precio aparte, y un espacio de Services tiene partes de horas desde el primer día.
Abierto ya, y gratis para empezar
Onplana Services cuesta 24 US$ por puesto al mes. Puede empezar gratis hoy, sin tarjeta. La parte de entrega, partes de horas, tarifas y utilización, es Onplana mismo y ya está disponible.
¿Menos de treinta personas? Lea PSA para una consultora pequeña.