Planifique, asigne y facture sus encargos etapa a etapa
Onplana organiza un encargo en las etapas 0 a 7 del RIBA o en las fases del AIA desde el diseño esquemático hasta la administración de la obra, presupuesta los honorarios de cada etapa frente a cada aprobación del cliente, reconoce esos honorarios cuando llega la aprobación y registra cada hora aprobada en la etapa en la que se dedicó.
Escrito para estudios que venden su trabajo por etapas
Estudios de arquitectura con el RIBA Plan of Work
Encargos redactados etapa a etapa, una parte de los honorarios por etapa y una aprobación del cliente al final de cada una de las etapas 1 a 4 que todos consideran el momento en que el alcance deja de cambiar gratis.
Estudios de arquitectura de EE. UU. con las fases del AIA
Del diseño esquemático a la administración de la obra, una aprobación del propietario al cierre de cada fase de diseño y el reparto de honorarios de siempre, que nadie contrasta con las horas hasta que el trabajo termina.
Ingenierías con encargos por etapas
Equipos de estructuras, instalaciones y obra civil cuyos entregables siguen las etapas del arquitecto, con sus propios honorarios por etapa y sus propias horas que justificar.
Estudios de diseño multidisciplinares
Varias disciplinas en un mismo encargo, cada una registrando su tiempo en las mismas etapas, para que la pregunta de qué etapa se está comiendo los honorarios tenga una respuesta y no tres.
Dos plantillas, con los nombres de etapa que usa su encargo
Ambas están listas en el diálogo Nuevo proyecto, en todos los planes, incluido Free. Cada tarea lleva horas estimadas, porque una etapa se mide en horas.
RIBA Plan of Work (Architecture)
8 fases, 22 tareas con horas, 6 hitos
Fases: Stage 0 Strategic Definition, Stage 1 Preparation and Briefing, Stage 2 Concept Design, Stage 3 Spatial Coordination, Stage 4 Technical Design, Stage 5 Manufacturing and Construction, Stage 6 Handover, Stage 7 Use.
Hitos: Stage 1 sign-off, brief agreed; Stage 2 sign-off, concept approved; Stage 3 sign-off, planning submitted; Stage 4 sign-off, contract awarded; Practical completion; Handover complete.
Todas las tareas de la plantilla (en inglés)AIA Design Phases (Architecture, US)
5 fases, 17 tareas con horas, 6 hitos
Fases: Schematic Design, Design Development, Construction Documents, Bidding and Negotiation, Construction Administration.
Hitos: Schematic design approved; Design development approved; Construction documents approved; Contract awarded; Substantial completion; Final completion.
Todas las tareas de la plantilla (en inglés)Qué cambia en la próxima aprobación de etapa
Cuatro registros que nunca se encuentran
- El calendario de honorarios vive en la carta de encargo y en una hoja de cálculo al lado.
- El cronograma vive en un archivo de escritorio que solo una persona puede abrir.
- Las horas viven en una herramienta de hojas de horas que no sabe para qué etapa eran.
- La etapa se factura cuando alguien recuerda que el cliente la aprobó.
- Un cambio después de la aprobación se arrastra a la etapa siguiente y nadie le pone precio.
Un registro del presupuesto a la aprobación
- Las etapas, las tareas y las horas salen de la plantilla.
- Los honorarios de cada etapa son una línea del presupuesto ligada a la aprobación de esa etapa.
- Las horas se registran dentro de la etapa y se aprueban antes de contar.
- Completar la aprobación reconoce los honorarios, junto al coste del proyecto en el informe de margen.
- Un cambio después de la aprobación se convierte en una nueva línea del presupuesto, no en horas sin facturar.
Cómo funciona
Paso 1
Empezar el proyecto con las etapas con las que trabaja
Elija la plantilla RIBA Plan of Work o la de fases de diseño del AIA al crear el proyecto. Cada etapa llega como una fase (una épica), cada tarea dentro lleva horas estimadas y las aprobaciones aparecen en el Gantt como hitos. Las plantillas, agrupar la lista de tareas por fase y filtrar el Gantt por ella están en todos los planes, incluido Free; añadir, renombrar y reordenar fases y mover tareas entre ellas está desde Professional.
Paso 2
Presupuestar los honorarios por etapa, frente a las aprobaciones
En la oportunidad, añada una línea de hito por la parte de honorarios de cada etapa, cada una vinculada a uno de los hitos de la plantilla. El cliente acepta el presupuesto en un enlace privado y, cuando gana la oportunidad, las líneas se convierten en el calendario de hitos del proyecto. El trabajo por horas y los servicios adicionales pueden ir en el mismo presupuesto como líneas por tiempo y materiales, con el precio de sus tarifas y una tarifa de cliente o de proyecto, o un recargo, cuando lo haya pactado.
Paso 3
Registrar y aprobar las horas dentro de cada etapa
El tiempo se registra en la tarea, y la tarea pertenece a una etapa, así que cada hora sabe en qué parte del encargo se dedicó. Las semanas pasan por una cadena de aprobación antes de contar (desde Professional). Cuando las tarjetas de aprobación están activadas en su espacio de trabajo, el bot de Onplana en Microsoft Teams pone la semana enviada delante de quien la aprueba como una tarjeta, y la decisión tomada allí es la que registra la web.
Paso 4
Reconocer los honorarios de cada etapa en su aprobación
Cuando se completa un hito de aprobación, la parte de honorarios vinculada a él se reconoce como ingreso de ese periodo, y el informe de margen la pone junto al coste del proyecto: sus horas aprobadas, cada una a la tarifa de coste de la persona. Un importe de honorarios que no está vinculado a un hito nunca se cuenta, y el informe lo nombra, así que unos honorarios de etapa sin nada que los cierre aparecen en lugar de desaparecer.
La prueba
La plantilla RIBA Plan of Work de Onplana incluye las 8 etapas del RIBA Plan of Work 2020, las etapas 0 a 7 tal como las publica el Royal Institute of British Architects, con 22 tareas estimadas y 6 hitos, y es una plantilla integrada desde septiembre de 2026.
Las etapas no son nuestras: el RIBA Plan of Work lo publica el RIBA, y las fases del AIA siguen los servicios básicos de los contratos del AIA entre propietario y arquitecto. Tampoco tiene que creerse el resto: la plantilla del RIBA (en inglés) y la plantilla del AIA (en inglés) enumeran cada tarea e hito que crean, antes de que se registre.
Lo que cuesta y lo que no hace
- Las plantillas del RIBA y del AIA: en todos los planes, incluido Free.
- Tarifas con una tarifa de coste y una tarifa facturable en cada una: en todos los planes, incluido Free.
- Agrupar y filtrar por fase: en todos los planes. Añadir, renombrar y reordenar fases: desde Professional. Hojas de horas con cadena de aprobación: desde Professional.
- La aplicación de Microsoft Teams: en todos los planes, incluido Free. Las tarjetas de aprobación de una semana de horas vienen con las hojas de horas.
- Clientes, la cartera de oportunidades, presupuestos aceptados en un enlace privado, honorarios por etapa, tarifas de cliente y de proyecto, el informe de margen y la exportación contable: Onplana Services.
Los precios por puesto están en la página de precios y, para Services, en la página de Services.
Lo que Onplana no hace
- No factura y no contabiliza en su libro mayor. La numeración de facturas, los impuestos, los abonos, las cuentas por cobrar y los pagos se quedan en su sistema contable. Onplana prepara las líneas: la exportación contable envía el tiempo aprobado, los gastos y los honorarios reconocidos a Xero como borradores de factura, o a un CSV para cualquier otro sistema. QuickBooks llega a continuación.
- No factura una parte de una etapa. Los honorarios de una etapa se reconocen completos en su aprobación. La facturación por avance dentro de una etapa, el 60 por ciento del desarrollo del diseño porque está al 60 por ciento, no está construida.
- Todavía no informa del beneficio por etapa. El informe de margen agrupa por cliente, proyecto y persona, y nada suma todavía horas, coste o avance por etapa. Cada hora está en una tarea dentro de su etapa, así que la comparación con la parte de honorarios de una etapa es, por ahora, una suma que usted hace con sus tareas.
Lo que nos preguntan los estudios
¿Onplana factura a nuestros clientes o sustituye a nuestro sistema contable?
No. Onplana no emite facturas, no las numera, no calcula impuestos, no reclama pagos ni contabiliza en su libro mayor. Todo eso lo conserva su sistema contable. Lo que hace Onplana es preparar las líneas: la exportación contable envía el tiempo aprobado, los gastos y los honorarios reconocidos del periodo a Xero como borradores de factura, uno por cliente, o a un archivo CSV para cualquier otro sistema, y marca lo que envió para que el mismo mes no pueda facturarse dos veces. QuickBooks llega a continuación.
¿Podemos facturar el 60 por ciento de una etapa porque está al 60 por ciento?
Hoy no. Los honorarios de una etapa son un importe de hito, y un importe de hito se reconoce completo cuando se completa su hito, así que una etapa se factura en su aprobación y no a plazos. Muchos estudios pequeños facturan justo así. La facturación por avance dentro de una etapa está prevista para cuando estén completas las conexiones contables, y preferimos decirlo ahora a que usted lo descubra en la tercera semana.
¿Nos dirá qué etapa ganó dinero?
Todavía no como fila de un informe. El informe de margen agrupa ingresos y costes por cliente, por proyecto y por persona. Cada hora está en una tarea dentro de una etapa, y cada tarea lleva su estimación y su avance, pero Onplana todavía no suma horas, coste ni avance por etapa, así que comparar una etapa con su parte de honorarios es una suma que usted hace con sus tareas, no una columna que le da el informe. Un corte por etapa está previsto cuando un estudio haya llevado encargos reales con estas plantillas.
Nuestro encargo usa otros nombres de etapa u otro reparto de honorarios. ¿Importa?
No. Las plantillas son una forma de partida. Desde Professional, cambie el nombre de una etapa, añada una (un prediseño, por ejemplo, o una etapa cero que presupueste aparte) o quite una; en cualquier plan, las líneas de honorarios del presupuesto llevan el reparto que fije su encargo. La plantilla del AIA indica en las notas de sus tareas las partes habituales del 15, 20, 40, 5 y 20 por ciento porque los propietarios las reconocen, no porque Onplana las imponga. Hay algo que no cambia de nombre: las etiquetas propias del producto alrededor de una etapa siguen diciendo Épica.
Hoy planificamos en Microsoft Project. ¿Se traen nuestras etapas?
Su cronograma sí, con sus tareas, dependencias, recursos y costes, y un archivo .mpp o XML de Project importado en un proyecto nuevo trae también su línea base. Las etapas llegan como tareas de resumen y no como fases, porque así las guarda Microsoft Project. Use las plantillas para los encargos nuevos; un plan importado conserva su propia estructura.
¿Qué plan necesitamos?
Las dos plantillas, y agrupar y filtrar por fase, están en todos los planes, incluido Free. Cambiar las fases en sí está desde Professional, las hojas de horas con aprobaciones desde Professional y las tarifas en todos los planes, incluido Free. Los clientes, la cartera de oportunidades, los presupuestos, los honorarios por etapa y el informe de margen son Onplana Services. Onplana Services es Onplana con la capa comercial añadida, clientes, oportunidades, margen y gastos, y ya está disponible, así que un estudio que quiera la cartera y el encargo en un solo sitio puede empezar allí.
La versión paso a paso está en la documentación: dirigir un estudio de arquitectura o ingeniería en Onplana. Para empresas cuyo trabajo se factura por horas y no por etapas, consulte Onplana para servicios profesionales.
Clientes, cartera de oportunidades y margen están en Onplana Services, que es Onplana más la capa comercial, y puede empezar hoy, gratis y sin tarjeta.
Meta un encargo en curso y vea cómo se cierra una etapa
Empiece con la plantilla que sigue su encargo, presupueste los honorarios de las etapas frente a sus aprobaciones y vea el primero reconocido en el informe de margen junto a las horas aprobadas del proyecto.
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