Alle Projekte in einer Sicht, mit einem Status, den niemand eintippen musste
Onplana rollt Ihre Projekte zu Portfolios auf, deren Status aus den Terminen und der blockierten Arbeit berechnet wird, statt von dem gemeldet zu werden, der die Tabelle zuletzt aktualisiert hat. So wird das rote Projekt in der Woche rot, in der es rutscht, und nicht in dem Monat, in dem es jemand bemerkt.
Was sich am monatlichen Review ändert
Die Folien bauen
- 20 Projektleitungen bis Donnerstag per E-Mail um einen Status bitten.
- Am Freitagmorgen den 6 hinterherlaufen, die nicht geantwortet haben.
- Termine und Ausgaben jedes Projekts in die Mastertabelle kopieren.
- Die Ampelzellen von Hand neu einfärben, aus denselben Zahlen.
- Im Meeting erfahren, dass das rote Projekt schon vor 3 Wochen rot wurde.
- Nächsten Monat alles wieder von vorn.
Stattdessen ablesen
- Der Status ist schon da, aus dem Projekt berechnet.
- Er ändert sich in der Woche, in der das Projekt rutscht, nicht in der Woche, in der Sie fragen.
- Budget und Kostenentwicklung werden mit aufgerollt.
- Ein Klick auf ein rotes Projekt, und Sie sind im Projekt, nicht in einer Notiz darüber.
- Wer sich nicht anmelden will, bekommt stattdessen einen Freigabelink.
So funktioniert es
In der Reihenfolge der Tarife, denn das hier reicht über die ganze Spanne, und so zu tun, als wäre es anders, wäre die unehrliche Art, es zu zeigen. Jeder Schritt sagt, in welchem Tarif er ist.
Schritt 1
FreeZuerst die projektübergreifende Frage beantworten
Ein Bericht über alle Projekte, mit den Spalten und der Gruppierung, die Sie wählen, und einem Freigabelink für alle, die sich nicht anmelden. Das ist der Teil, den die meisten Teams wirklich brauchen, und der Grund, warum der erste Schritt hier nichts kostet, statt die Testversion von etwas anderem zu sein.
Schritt 2
BusinessZu Portfolios bündeln, die aufrollen
Ein Portfolio ist eine Gruppe von Projekten mit einer verantwortlichen Person, und es rollt Status, Budget und Kostenentwicklung auf. Die Statusfarbe wird berechnet, nicht eingesammelt: Sie laufen nicht mehr donnerstags 20 Leuten für einen Status hinterher, weil der Status schon da ist, und er ändert sich, wenn sich das Projekt ändert, nicht wenn jemand daran denkt.
Schritt 3
EnterpriseEntscheiden, was finanziert wird, mit vollständigem Nachweis
Eine Pipeline für die Bedarfsaufnahme in 12 Phasen mit Gates und mehreren Prüfern, gewichteter Bewertung und einem Änderungsausschuss, dazu eine Was-wäre-wenn-Analyse, die ein Projekt hinzufügt oder entfernt und die Wirkung auf Budget und Zeitplan zeigt, bevor sich jemand festlegt. In diesem Tarif hört Portfoliomanagement auf, Berichtswesen zu sein, und wird zur Entscheidung.
Testen Sie es kostenlos an Ihren eigenen Projekten
Projektübergreifende Berichte gibt es im Tarif Free, also können Sie die Frage, für die es diese Kategorie gibt, an Ihre eigenen Daten stellen, ohne etwas zu bezahlen. Importieren Sie ein paar Pläne, bauen Sie den Bericht und sehen Sie, ob die Sicht Ihnen etwas sagt, was die Folien nicht gesagt haben.
Wir zitieren keine Analystenzahl dazu, wie viel Zeit PMOs mit dem Einsammeln von Statusmeldungen verlieren. Die Zahl, die hier entscheidet, ist, wie lange das Zusammenstellen Ihres letzten Monatsreviews gedauert hat, und die kennen Sie schon. Wenn Sie das Portfolio-Rollup brauchen, sehen Sie, was Business kostet.
Was es kostet und was es nicht kann
Projektübergreifende Berichte gibt es im Tarif Free. Kapazität über das Portfolio und der Dashboard-Baukasten gibt es ab dem Tarif Professional. Portfolios mit Status-Rollup, dazu Ziele und Schlüsselergebnisse, gibt es ab dem Tarif Business. Was-wäre-wenn-Analyse und die Pipeline für die Bedarfsaufnahme gibt es ab dem Tarif Enterprise. Es ersetzt die Mastertabelle und die monatlichen Folien, zusammengesetzt aus 20 Status-E-Mails.
Die ehrliche Grenze
Die Statusfarbe wird berechnet, und es gibt nichts, womit man sie überschreiben könnte. Rot heißt: Das Enddatum ist vorbei, mehr als 20 % der Vorgänge sind blockiert, oder der Fortschritt liegt mehr als 40 Punkte hinter dem Kalender; Gelb heißt mehr als 20 Punkte dahinter oder weniger als 10 % des Zeitplans übrig. Sie können kein wohlüberlegtes Gelb auf ein Projekt setzen, das die Regeln noch grün nennen, und Sie können die Schwellen nicht anpassen. Für ein PMO, dessen Berichte schon einmal still auf Grün standen, ist genau das der Sinn, und für eines, dessen Portfoliomanager die Farbe nach eigenem Urteil setzen soll, passt es wirklich nicht. Wenn das auf Sie zutrifft, ärgert es Sie jeden Monat, und es ist besser, Sie erfahren es hier.
Fragen, die ein Portfolio-Review zuerst stellt
Woher kommen Rot, Gelb und Grün eigentlich?
Sie werden aus dem Projekt berechnet, nicht von dem eingetippt, der die Tabelle zuletzt aktualisiert hat. Ein Projekt wird rot, wenn sein Enddatum vorbei ist, wenn mehr als 20 % seiner Vorgänge blockiert sind oder wenn sein Fortschritt mehr als 40 Punkte hinter dem liegt, was der Kalender erwarten lässt. Es wird gelb, wenn es mehr als 20 Punkte dahinter liegt oder weniger als 10 % seines Zeitplans übrig sind. Sonst ist es grün. Ein abgeschlossenes Projekt bleibt grün, statt rot zu werden, weil es zu Ende ist, und ein abgebrochenes oder ein Plan ohne Enddatum wird grau angezeigt.
Kann ich den Status überschreiben, wenn ich es besser weiß als die Regeln?
Nein, und das sollten Sie vor dem Kauf wissen, nicht danach. Es gibt kein Feld, in das man einen Status eintippt: Der Status wird bei jedem Lesen neu berechnet. Wenn Ihre Berichte davon leben, dass ein Portfoliomanager ein wohlüberlegtes Gelb setzt, das die Termine noch nicht rechtfertigen, wird Sie das frustrieren. Wenn Ihre Berichte schon einmal grün waren, weil niemand sie aktualisiert hat, ist genau das, was hier wegfällt.
Was bekomme ich vor dem Portfolio-Tarif?
Mehr als erwartet, und das ist Absicht. Projektübergreifende Berichte gibt es im Tarif Free ohne Upgrade: frei wählbare Spalten, Gruppierung, Diagramme und ein öffentlicher Freigabelink. Kapazität je Person über alle Projekte und den Dashboard-Baukasten per Ziehen und Ablegen gibt es ab dem Tarif Professional. Portfolios mit Status-Rollup gibt es ab dem Tarif Business, und Ziele und Schlüsselergebnisse, verknüpft mit den Projekten, die sie bewegen, kommen im selben Tarif dazu.
Kann ich durchspielen, ein Projekt zu streichen, bevor ich es streiche?
Ja, ab dem Tarif Enterprise. Die Szenarioplanung fügt dem Portfolio Projekte hinzu oder entfernt sie und vergleicht die Wirkung auf Budget und Zeitplan mit dem heutigen Stand. Das ist die Frage, die jedes Portfolio-Review stellt, und das ist der Tarif, in dem sie liegt; rechnen Sie also mit diesem Preis und nicht mit dem darunter, wenn Was-wäre-wenn der Grund Ihrer Suche ist.
Deckt es Bedarfsaufnahme und Priorisierung ab, oder nur laufende Projekte?
Beides, ab dem Tarif Enterprise. Vorschläge durchlaufen eine Pipeline in 12 Phasen mit benannten Prüfern je Gate, Quorumregeln, gewichteten Bewertungskriterien und einem Änderungsausschuss, und ein genehmigter Vorschlag wird zu einem Projekt, an dem der Governance-Nachweis hängen bleibt.
Kann ich mitnehmen, was ich habe?
Dateien aus Microsoft Project kommen herüber, mit Vorgängen, Abhängigkeiten, Ressourcen und Kosten, und der Import ist in jedem Tarif enthalten statt hinter einem Upgrade. Primavera P6 XER wird gelesen. Für Planview, Clarity oder ServiceNow gibt es keinen Import; wer davon kommt, exportiert also in ein Format, das wir lesen, statt direkt zu migrieren.
Geht es um die Funktion des PMO und nicht um die Software-Kategorie, ist Onplana für PMOs für diese Rolle geschrieben. Geht es um Kapazität über das Portfolio, geht Kapazität über alle Aufträge auf diese Hälfte im Detail ein.
Bauen Sie die projektübergreifende Sicht, bevor Sie die Portfolio-Sicht kaufen
Berichte über alle Projekte gibt es im Tarif Free. Holen Sie zwei Pläne herüber, bauen Sie den Bericht und entscheiden Sie nach dem, was Sie sehen, nicht nach dieser Seite.
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