Aufträge Stufe für Stufe planen, besetzen und abrechnen
Onplana legt einen Auftrag in den RIBA-Stufen 0 bis 7 oder in den AIA-Phasen vom Vorentwurf bis zur Bauüberwachung an, bietet das Honorar je Stufe gegen jede Freigabe des Auftraggebers an, erfasst dieses Honorar, wenn die Freigabe erfolgt, und bucht jede genehmigte Stunde auf die Stufe, in der sie geleistet wurde.
Geschrieben für Büros, die ihre Arbeit nach Stufen verkaufen
Architekturbüros nach dem RIBA Plan of Work
Aufträge Stufe für Stufe beschrieben, ein Honoraranteil je Stufe und eine Freigabe durch den Auftraggeber am Ende jeder der Stufen 1 bis 4, die alle als den Moment sehen, ab dem sich der Umfang nicht mehr kostenlos ändert.
US-Architekturbüros nach den AIA-Phasen
Vom Vorentwurf bis zur Bauüberwachung, eine Freigabe durch den Bauherrn am Ende jeder Planungsphase und die vertraute Honoraraufteilung, die niemand mit den Stunden abgleicht, bis der Auftrag vorbei ist.
Ingenieurbüros mit gestuften Aufträgen
Tragwerks-, TGA- und Tiefbauteams, deren Leistungen den Stufen des Architekten folgen, mit eigenem Honorar je Stufe und eigenen Stunden, über die sie Rechenschaft ablegen.
Interdisziplinäre Planungsbüros
Mehrere Disziplinen in einem Auftrag, jede erfasst ihre Zeit auf dieselben Stufen, sodass die Frage, welche Stufe das Honorar auffrisst, eine Antwort hat statt drei.
Zwei Vorlagen, mit den Stufennamen, die Ihr Auftrag verwendet
Beide stehen fertig im Dialog Neues Projekt bereit, in jedem Tarif, auch im Tarif Free. Jede Aufgabe trägt geschätzte Stunden, weil eine Stufe an Stunden gemessen wird.
RIBA Plan of Work (Architecture)
8 Phasen, 22 Aufgaben mit Stunden, 6 Meilensteine
Phasen: Stage 0 Strategic Definition, Stage 1 Preparation and Briefing, Stage 2 Concept Design, Stage 3 Spatial Coordination, Stage 4 Technical Design, Stage 5 Manufacturing and Construction, Stage 6 Handover, Stage 7 Use.
Meilensteine: Stage 1 sign-off, brief agreed; Stage 2 sign-off, concept approved; Stage 3 sign-off, planning submitted; Stage 4 sign-off, contract awarded; Practical completion; Handover complete.
Jede Aufgabe der Vorlage (auf Englisch)AIA Design Phases (Architecture, US)
5 Phasen, 17 Aufgaben mit Stunden, 6 Meilensteine
Phasen: Schematic Design, Design Development, Construction Documents, Bidding and Negotiation, Construction Administration.
Meilensteine: Schematic design approved; Design development approved; Construction documents approved; Contract awarded; Substantial completion; Final completion.
Jede Aufgabe der Vorlage (auf Englisch)Was sich bei der nächsten Freigabe einer Stufe ändert
Vier Aufzeichnungen, die nie zusammenkommen
- Der Honorarplan steht im Auftragsschreiben und in einer Tabelle daneben.
- Der Terminplan steht in einer Desktop-Datei, die eine Person öffnen kann.
- Die Stunden stehen in einem Zeiterfassungswerkzeug, das nicht weiß, für welche Stufe sie waren.
- Die Stufe wird abgerechnet, wenn sich jemand erinnert, dass der Auftraggeber sie freigegeben hat.
- Eine Änderung nach der Freigabe wird in die nächste Stufe gezogen, und niemand bepreist sie.
Eine Aufzeichnung vom Angebot bis zur Freigabe
- Die Stufen, die Aufgaben und die Stunden kommen aus der Vorlage.
- Jedes Stufenhonorar ist eine Angebotszeile, die an die Freigabe dieser Stufe gebunden ist.
- Stunden werden innerhalb der Stufe erfasst und genehmigt, bevor sie zählen.
- Der Abschluss der Freigabe erfasst das Honorar, neben den Kosten des Projekts im Margenbericht.
- Eine Änderung nach der Freigabe wird zu einer neuen Angebotszeile, nicht zu nicht abgerechneten Stunden.
So funktioniert es
Schritt 1
Das Projekt mit den Stufen beginnen, nach denen Sie arbeiten
Wählen Sie beim Anlegen des Projekts die Vorlage RIBA Plan of Work oder AIA-Planungsphasen. Jede Stufe kommt als Phase (ein Epic), jede Aufgabe darin trägt geschätzte Stunden, und die Freigaben stehen als Meilensteine im Gantt-Diagramm. Die Vorlagen, das Gruppieren der Aufgabenliste nach Phase und das Filtern des Gantt-Diagramms danach gibt es in jedem Tarif, auch im Tarif Free; Phasen hinzufügen, umbenennen und umsortieren und Aufgaben zwischen ihnen verschieben gibt es ab Professional.
Schritt 2
Das Honorar je Stufe anbieten, gegen die Freigaben
Legen Sie im Deal für den Honoraranteil jeder Stufe eine Meilensteinzeile an, jede mit einem der Meilensteine der Vorlage verknüpft. Der Auftraggeber nimmt das Angebot über einen privaten Link an, und wenn Sie den Deal gewinnen, werden die Zeilen zum Meilensteinplan des Projekts. Stundenarbeit und besondere Leistungen können im selben Angebot als Zeilen nach Aufwand stehen, bepreist aus Ihren Kostensätzen mit einem Kunden- oder Projektsatz oder einem Aufschlag, wo Sie einen vereinbart haben.
Schritt 3
Die Stunden innerhalb jeder Stufe erfassen und genehmigen
Zeit landet an der Aufgabe, und die Aufgabe gehört zu einer Stufe, so weiß jede Stunde, für welchen Teil des Auftrags sie geleistet wurde. Wochen durchlaufen eine Genehmigungskette, bevor sie zählen (ab Professional). Wenn Genehmigungskarten in Ihrem Arbeitsbereich eingeschaltet sind, legt der Onplana-Bot in Microsoft Teams eine eingereichte Woche ihrem Genehmiger als Karte vor, und die Entscheidung dort ist die, die das Web festhält.
Schritt 4
Jedes Stufenhonorar bei seiner Freigabe erfassen
Wenn ein Freigabe-Meilenstein abgeschlossen wird, wird der damit verknüpfte Honoraranteil als Umsatz dieses Zeitraums erfasst, und der Margenbericht stellt ihn neben die Kosten des Projekts: seine genehmigten Stunden, jede zum Kostensatz der Person. Ein Honorarbetrag, der mit keinem Meilenstein verknüpft ist, wird nie gezählt, und der Bericht nennt ihn: Ein Stufenhonorar, das nichts abschließt, wird sichtbar, statt zu verschwinden.
Der Beleg
Die Vorlage RIBA Plan of Work in Onplana enthält alle 8 Stufen des RIBA Plan of Work 2020, die Stufen 0 bis 7, wie das Royal Institute of British Architects sie veröffentlicht, mit 22 geschätzten Aufgaben und 6 Meilensteinen, und ist seit September 2026 eine eingebaute Vorlage.
Die Stufen stammen nicht von uns: der RIBA Plan of Work wird vom RIBA veröffentlicht, und die AIA-Phasen folgen den Grundleistungen der AIA-Verträge zwischen Bauherr und Architekt. Auch den Rest müssen Sie nicht glauben: die RIBA-Vorlage (auf Englisch) und die AIA-Vorlage (auf Englisch) listen jede Aufgabe und jeden Meilenstein auf, die sie anlegen, bevor Sie sich registrieren.
Was es kostet und was es nicht kann
- Die Vorlagen RIBA und AIA: in jedem Tarif, auch im Tarif Free.
- Kostensätze mit einem Kostensatz und einem Verrechnungssatz auf jeder Karte: in jedem Tarif, auch im Tarif Free.
- Gruppieren und Filtern nach Phase: in jedem Tarif. Phasen hinzufügen, umbenennen und umsortieren: ab Professional. Zeiterfassung mit Genehmigungskette: ab Professional.
- Die Microsoft-Teams-App: in jedem Tarif, auch im Tarif Free. Genehmigungskarten für eine Zeiterfassungswoche kommen mit der Zeiterfassung.
- Kunden, die Pipeline, über einen privaten Link angenommene Angebote, Honorar je Stufe, Kunden- und Projektsätze, der Margenbericht und der Buchhaltungsexport: Onplana Services.
Preise pro Platz stehen auf der Preisseite und, für Services, auf der Seite zu Services.
Was Onplana nicht kann
- Es stellt keine Rechnungen und bucht nicht in Ihr Hauptbuch. Rechnungsnummern, Steuern, Gutschriften, Forderungen und Zahlungen bleiben in Ihrer Buchhaltung. Onplana bereitet die Zeilen vor: Der Buchhaltungsexport schickt genehmigte Zeit, Ausgaben und erfasste Honorare als Rechnungsentwürfe an Xero oder als CSV an jedes andere System. QuickBooks kommt als Nächstes.
- Es rechnet keinen Teil einer Stufe ab. Ein Stufenhonorar wird bei seiner Freigabe vollständig erfasst. Eine Abrechnung nach Fortschritt innerhalb einer Stufe, 60 Prozent des Entwurfs, weil er zu 60 Prozent fertig ist, ist nicht gebaut.
- Es berichtet noch keinen Gewinn je Stufe. Der Margenbericht gruppiert nach Kunde, Projekt und Person, und noch summiert nichts Stunden, Kosten oder Fortschritt je Stufe. Jede Stunde liegt auf einer Aufgabe in ihrer Stufe, der Vergleich mit dem Honoraranteil einer Stufe ist also vorerst eine Summe, die Sie aus ihren Aufgaben bilden.
Was Büros uns fragen
Stellt Onplana unseren Kunden Rechnungen oder ersetzt es unsere Buchhaltung?
Nein. Onplana stellt keine Rechnungen aus, nummeriert sie nicht, berechnet keine Steuer, mahnt keine Zahlungen an und bucht nicht in Ihr Hauptbuch. All das bleibt in Ihrer Buchhaltung. Was Onplana tut, ist die Zeilen vorbereiten: Der Buchhaltungsexport schickt die genehmigte Zeit, die Ausgaben und die erfassten Honorare des Zeitraums als Rechnungsentwürfe an Xero, einen je Kunde, oder als CSV-Datei an jedes andere System, und vermerkt, was er geschickt hat, damit derselbe Monat nicht zweimal abgerechnet wird. QuickBooks kommt als Nächstes.
Können wir 60 Prozent einer Stufe abrechnen, weil sie zu 60 Prozent fertig ist?
Heute nicht. Ein Stufenhonorar ist ein Meilensteinbetrag, und ein Meilensteinbetrag wird vollständig erfasst, wenn sein Meilenstein abgeschlossen wird: Eine Stufe wird bei ihrer Freigabe abgerechnet, nicht in Raten. Viele kleine Büros rechnen genau so ab. Eine Abrechnung nach Fortschritt innerhalb einer Stufe ist geplant, sobald die Buchhaltungsanbindungen fertig sind, und wir sagen das lieber jetzt, als dass Sie es in Woche drei herausfinden.
Sagt es uns, welche Stufe Geld verdient hat?
Noch nicht als Berichtszeile. Der Margenbericht gruppiert Umsatz und Kosten nach Kunde, nach Projekt und nach Person. Jede Stunde liegt auf einer Aufgabe innerhalb einer Stufe, und jede Aufgabe trägt ihre Schätzung und ihren Fortschritt, aber Onplana summiert noch keine Stunden, Kosten oder Fortschritt je Stufe: Eine Stufe ihrem Honoraranteil gegenüberzustellen ist eine Summe, die Sie aus ihren Aufgaben bilden, keine Spalte des Berichts. Eine Auswertung nach Stufe ist geplant, sobald ein Büro echte Aufträge mit diesen Vorlagen geführt hat.
Unser Auftrag nutzt andere Stufennamen oder eine andere Honoraraufteilung. Spielt das eine Rolle?
Nein. Die Vorlagen sind eine Ausgangsform. Ab Professional benennen Sie eine Stufe um, fügen eine hinzu (etwa eine Vorplanung oder eine gesondert bepreiste Stufe null) oder entfernen eine; in jedem Tarif tragen die Honorarzeilen im Angebot die Aufteilung, die Ihr Auftrag nennt. Die AIA-Vorlage nennt in ihren Aufgabennotizen die üblichen Anteile von 15, 20, 40, 5 und 20 Prozent, weil Bauherren sie kennen, nicht weil Onplana sie vorschreibt. Eines lässt sich nicht umbenennen: Die eigenen Beschriftungen des Produkts rund um eine Stufe sagen weiterhin Epic.
Wir planen heute in Microsoft Project. Kommen unsere Stufen mit?
Ihr Terminplan kommt mit, mit Vorgängen, Abhängigkeiten, Ressourcen und Kosten, und eine .mpp- oder Project-XML-Datei, die in ein neues Projekt importiert wird, bringt auch ihren Basisplan mit. Die Stufen kommen als Sammelvorgänge statt als Phasen an, weil Microsoft Project sie so hält. Nutzen Sie die Vorlagen für neue Aufträge; ein importierter Plan behält seine eigene Struktur.
Welchen Tarif brauchen wir?
Die beiden Vorlagen sowie Gruppieren und Filtern nach Phase gibt es in jedem Tarif, auch im Tarif Free. Die Phasen selbst zu ändern gibt es ab Professional, Zeiterfassung mit Genehmigungen ab Professional und Kostensätze in jedem Tarif, auch im Tarif Free. Kunden, die Pipeline, Angebote, Honorar je Stufe und der Margenbericht sind Onplana Services. Onplana Services ist Onplana mit der kaufmännischen Ebene, Kunden, Deals, Marge und Auslagen, und ist jetzt verfügbar: Ein Büro, das Pipeline und Auftrag an einem Ort haben will, kann dort anfangen.
Die Schritt-für-Schritt-Fassung steht in der Dokumentation: ein Architektur- oder Ingenieurbüro in Onplana führen. Für Firmen, deren Arbeit nach Stunden statt nach Stufen abgerechnet wird, siehe Onplana für Dienstleister.
Kunden, Pipeline und Marge liegen in Onplana Services, also Onplana mit der kaufmännischen Ebene, und Sie können heute anfangen, kostenlos und ohne Karte.
Tragen Sie einen laufenden Auftrag ein und sehen Sie zu, wie eine Stufe abschließt
Beginnen Sie mit der Vorlage, der Ihr Auftrag folgt, bieten Sie die Stufenhonorare gegen ihre Freigaben an und sehen Sie das erste im Margenbericht erfasst, neben den genehmigten Stunden des Projekts.
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